Selon la finalité des voyages, les règles comptables qu’on doit leur appliquer ne sont pas les mêmes.

Les déplacements d’un pasteur dans le cadre des activités paroissiales sont remboursés par l’association cultuelle. Il en est de même pour le déplacement d’un conseiller presbytéral, d’un prédicateur (ou toute autre personne), toujours dans le cadre d’une mission confiée par le conseil.

Cette comptabilisation se fait aux frais réels au vu des factures ou justificatifs présentés (notes de frais, billets de train tarif dans la limite seconde classe plein tarif). Chaque association cultuelle devra fixer les limites pour les autres frais tels que nuitée ou hébergement, frais de restaurant, billets d’avion, etc…

Si le pasteur ou le conseiller utilise son véhicule personnel, il peut se faire rembourser ses frais en appliquant le taux au kilomètre donné par l’Eglise protestante unie de France.

La décision 20 du Synode national de l’Eglise protestante unie de France de Lyon 2013 a fixé le barème kilométrique à compter du 1er janvier 2014 :

• pour toute utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre de l’Eglise (afin d’assurer la desserte ou bien un service dans l’Eglise), le taux de remboursement à appliquer est de 0,36 € du kilomètre maximum;
• lorsque le ministre utilise à titre exceptionnel le véhicule appartenant à l’Eglise pour son usage privé, celui-ci doit rembourser les frais engagés sur la base de 0,42 € du kilomètre.

Il n’est pas possible d’offrir un voyage comme cadeau au pasteur ou à un bénévole en passant par les comptes de l’association cultuelle.

Il est indispensable, si ce type de cadeau est envisagé, de passer par une agence de voyage qui récoltera les fonds de tous ceux qui veulent participer au cadeau et qui permettra à son destinataire de choisir la destination, la durée et les dates du voyage. Dans ce cas, il n’y a aucune écriture inscrite dans les comptes de l’Eglise locale ou paroisse.

L’organisation d’un tel voyage n’est de toute façon envisageable que s’il rentre dans son objet social, c’est-à-dire s’il a pour objet principal la catéchèse.

1. Dans le cas où le voyage ou le séjour de vacances a lieu régulièrement, il peut être intéressant de créer une association loi 1901 pour gérer cette activité même si cela nécessite quelques contraintes : rédiger des statuts, les déclarer à la préfecture, nommer un bureau (au minimum un président, un trésorier et un secrétaire) et le renouveler régulièrement, faire payer une cotisation (même minime) et organiser une assemblée générale tous les ans. Cette association doit veiller à souscrire une assurance idoine pour ce type très particulier d’activité. Dans ce cas, il n’y a aucune écriture inscrite dans les comptes de l’Eglise locale ou paroisse puisque toute la comptabilité se fait au niveau de l’association loi 1901. Il est possible aussi pour cette association de passer par une agence de voyage qui s’occupe de tout et dans ce cas, il n’y a aucune écriture inscrite dans les comptes de l’Eglise locale ou paroisse si les participations au frais lui sont versées directement et si le coût des accompagnateurs est inclus dans la participation aux frais réclamée aux participants.
2. Si la paroisse veut gérer elle-même le déplacement, les dépenses sont à imputer au compte « 6251 voyages et déplacements » et les recettes dans le compte « 7019 remboursement » puis reventiler manuellement dans le plan interne. Il faut vérifier que la paroisse a pris des assurances permettant de couvrir ce type d’activité. Il est aussi possible -et intéressant en termes de logistique et de responsabilité- pour cette paroisse de passer par une agence de voyage qui s’occupe de tout et dans ce cas, il n’y a aucune écriture inscrite dans les comptes de l’Eglise locale ou paroisse si les participations au frais lui sont versées directement et si le coût des accompagnateurs est inclus dans la participation aux frais réclamée aux participants.

Ce cas est identique au cas précédent, à ceci près qu’il faut suivre les règles juridiques au niveau de l’encadrement des enfants : il y a un nombre défini d’adultes en fonction du nombre d’enfants et certains diplômes sont nécessaires (BAFA, BAFD, etc..). Des assurances doivent être prises pour couvrir ce type d’activité. Les dépenses seront enregistrées dans le compte « 6252 voyages et déplacements, autres » et les recettes dans le compte « 701907 remboursement voyages et déplacements, autres ».

Attention : l’organisation de voyages pour les mineurs obéit à des règles spécifiques ; l’intervention d’un professionnel est souvent un bon calcul.

Imputations comptables