L'obligation de clôture est liée à la réalisation de documents fiscaux, tels que les reçus de dons. Des lors que l'on en sort une version définitive, les données qui ont servi à sa construction doivent devenir intangibles.

La clôture se fait par le menu « Base\Clôture des écritures », choisissez le mode « Clôture annuel de l'exercice ». Il n'est pas possible de clôturer l'exercice N si la base de référence N-1 ne l'est pas. Le cas échéant faites-le. Si la base n'est pas accessible, le logiciel vous demandera de certifier qu'il l'a été.
NB : Il n'est pas possible de clôturer avec des erreurs dans la base (Feu Rouge)

Après avoir clôturé votre exercice, vous aurez des éditions à faire sur l'exercice juste clôturé.

• Éditez les documents comptables qui justifient votre comptabilité (grand livre, balance, compte de résultat, bilan) (pour en savoir plus)
• Si vous émettez des reçus fiscaux, c'est le moment de les imprimer après avoir vérifié que votre adresse et l'objet sont à jour.
  Ces informations sont à saisir dans le menu «Administration\Option de la base courante ».
  N'oubliez pas de rajouter à la liste ci-dessus un état permettant de faire la liaison entre votre grand livre (anonyme) et les reçus émis.
  Utilisez par exemple l'état « Détail cerfa personne »
• Si vous faites parti d'un regroupement proposant des états spcifiques c'est le moment de les initailiser
• Nous vous conseillons de faire une « archive fiscale » par le menu « Base\Faire une archive fiscale » (Pour en savoir)
• Faites une bonne vraie sauvegarde. Une « bonne » sauvegarde est une sauvegarde sur un support stable dans le temps (aujourd'hui cd-rom) et dont on a vérifié que l'on pouvait la relire. Attention, un contrôle peut vous demander de refaire marcher le logiciel.

• Si vous n'avez pas encore créé votre nouvel exercice, faites-le par le menu « Base\Nouvel exercice ». Sinon vous devez reprendre les soldes de clôture de votre ancien exercice. Pour cela, utilisez dans l'écran Multi-lignes le menu « Action \ mettre à jour les a nouveaux »
• Nous vous conseillons de « générer » les écritures en cochant la case « uniquement les à nouveaux » afin de vérifier que votre bilan d'ouverture est bien équilibré. Au besoin vérifiez-le avec la balance de clôture que vous avez imprimée.
• Il vous faut alors passer les écritures d'ouverture et notamment l'Affectation du résultat (après l'AG).
• Vous devez aussi passer les écritures correspondant aux éventuelles plus-values/moins-values que vous avez réalisées sur vos divers comptes ou livrets.

La clôture d'un exercice ne présente pas de grande difficulté, elle se fait simplement par le menu « Base\Clôturer », les réelles difficultés résident dans les opérations à réaliser avant cette clôture.

Avant de clôturer, vous devez vous assurer d'un certain nombre de points :

• Vérifiez que votre état de Le rapprochement bancaire est juste
• Éditez l'état de justification de votre rapprochement. Ceci justifiera auprès de vos vérificateurs la différence entre le solde comptable et le solde bancaire pour chacun de vos comptes.
• Vérifiez que votre solde de caisse est juste si vous en avez une.
• Si vous émettez des reçu fiscaux, il vous faut vérifier que les sommes saisies sont cohérentes, que les adresses des destinataires sont correctes.
• Vérifiez aussi que la case de regroupement des reçus fiscaux («les reçus pour la famille») est bien cochée si c'est le cas.
• Pensez aussi quand vous «générez» à cocher la case «les reçus fiscaux». Pour mémoire, seuls les dons faits avec une date opératoire précédant la fin de l'exercice sont comptabilisés sur cet exercice. Le mieux est de faire savoir que tous les dons reçus après le 31/12 seront comptabilisés sur l'exercice suivant. Ceci permet de clôturer l'exercice en cours le plus rapidement possible et de connaître le résultat définitif. Idée : Pourquoi ne pas envoyer quelques semaines avant la fin de l'exercice une lettre aux donateurs, en leur indiquant ce qui est actuellement pris en compte et en leur rappelant jusqu'à quand il peuvent encore donner Note C'est pour l'émission des reçus fiscaux qu'il faut clôturer la base, car vous ne devez pas pouvoir modifier les écritures y donnant droit après leur impression.

Si vous travaillez en comptabilité d'engagement, vos devez :

• Passer les écritures de fin d'année notamment celles liées aux factures ou recettes à venir et aux charges et produits se chevauchant sur 2 exercices.
• Passer les écritures d'amortissement si cela n'est pas déjà fait
• Passer les écritures liées au stock si vous en gérez
• Si vous avez réalisé un investissement que l'organisation a affecté sur une réserve, c'est à ce moment que vous devez passer les opérations de régularisation
• De même si vous avez reçu des dons (legs) à affecter à un projet qui n'est pas réalisé sur l'exercice, vous devez passer les opérations d'affectation
• Faire réviser vos comptes par la personne compétente que votre conseil à désignée. Alors seulement vous pouvez clôturer votre base.

Dans tous les cas, si après avoir générer vos écritures, votre feu est rouge, il vous sera impossible de clôturer votre exercice et d'envoyer vos reçus fiscaux. De même, si votre état financier et analytique indique un feu rouge sur la dernière page.

Pour vous aider à corriger d'éventuelles erreurs, cliquez sur le lien suivant : Menu <<Ecran/Ecriture>>

Après avoir clôturé votre exercice, vous allez avoir des opérations à faire sur l'exercice que vous avez clôturé, mais aussi sur celui de l'année suivante. Opérations sur l'exercice «N-1» :

• Éditez les documents comptables qui justifient votre comptabilité : Le grand livre, qui liste compte par compte l'ensemble des opérations que vous avez réalisées durant l'exercice. La balance, qui permet de vérifier que votre comptabilité est «équilibrée» et vous donne les soldes de chaque compte, ce qui pourra vous servir pour mettre en place la balance d'ouverture du nouvel exercice (automatique sous LoGeAs, si N-1 et N sont sous LoGeAs) Le compte de résultat, véritable image de la gestion annuelle de votre organisation. Le bilan, véritable image du patrimoine de votre organisation.
• Si vous émettez des reçus fiscaux, c'est le moment de les imprimer après avoir vérifié que votre adresse, l'objet et le décret vous autorisant à le faire sont toujours à jour. Ces informations sont à saisir dans le menu «Administration\Option de la base courante».
• N'oubliez pas de rajouter à la liste ci-dessus un état permettant de faire la liaison entre votre grand livre (qui est anonyme) et les reçus émis, utilisez par exemple l'état «détail cerfa personne» ( la teneur de la liste ou du détail des “Cerfa personne” n'est du ressort que du Trésorier et du Président, donc n'est pas à divulguer aux membres de l'association, même en AG )
• Si votre union en possède, éditer les «récapitulatifs» Avertissement Ils ne sont pas dans les états, mais accessibles par le menu «\Exporter\Etats …». Pensez que souvent vous avez des informations à y compléter à la main.
• Faire une bonne vraie sauvegarde. Nous vous conseillons d'y joindre le cd-rom de la version du logiciel qui a permis de faire la comptabilité et la dernière mise à jour correspondante. Une bonne sauvegarde est une sauvegarde qui est sur un support stable dans le temps (aujourd'hui cd-rom) et dont on a vérifié que l'on pouvait la relire. Avertissement Un contrôle peut vous demander de refaire marcher le logiciel. Pour mémoire, nous vous proposons de réaliser cette sauvegarde sur cd-rom (nous contacter).

Opérations sur l'exercice «N» :

• Si vous n'avez pas encore créé votre nouvel exercice, faites-le.
• Sinon vous devez reprendre les soldes de clôture de votre ancien exercice. Pour cela, utilisez le menu «Administration \ Réinitialisation des soldes antérieurs» Nous vous conseillons de «générer» les écritures en cochant la case «les à nouveaux» afin de vérifier que votre bilan d'ouverture est bien équilibré. Au besoin vérifiez-le avec la balance de clôture que vous avez imprimée. Il vous faut alors passer les écritures d'ouverture et notamment l'écriture d'affectation du résultat
• Vous devez aussi passer les écritures correspondant aux éventuelles plus-values/moins-values que vous avez réalisées sur vos divers comptes ou livrets.

En fin d'année il est recommandé de faire une sauvegarde (non clôturée et clôturée) de l’année écoulée et une version du logiciel utilisée cette année-là et de les mettre en lieu sûr. A noter que Logeas Informatique propose de faire un Cd-Rom.

En ce qui concerne les documents à imprimer, éditer les documents comptables qui justifient votre comptabilité :

• Le grand livre, qui liste compte par compte l'ensemble des opérations que vous avez réalisées durant l'exercice.
• La balance, qui permet de vérifier que votre comptabilité est «équilibrée» et vous donne les soldes de chaque compte, ce qui pourra vous servir pour mettre en place la balance d'ouverture du nouvel exercice (automatique sous LoGeAs, si N-1 et N sont sous LoGeAs)
• Le compte de résultat, véritable image de la gestion annuelle de votre organisation.
• Le bilan, véritable image du patrimoine de votre organisation.

Si vous émettez des reçus fiscaux, c'est le moment de les imprimer après avoir vérifié que votre adresse, l'objet et le décret vous autorisant à le faire sont toujours à jour. Ces informations sont à saisir dans le menu «Administration\Option de la base courante». N'oubliez pas de rajouter à la liste ci-dessus un état permettant de faire la liaison entre votre grand livre (qui est anonyme) et les reçus émis, utilisez par exemple l'état «chronologie des dons» ( la teneur de la liste ou du détail des “Cerfa personnes” n'est du ressort que du Trésorier et du Président, donc n'est pas à divulguer aux membres de l'association, même en AG )