Lors de la préparation de la clôture comptable, l'utilisateur doit se poser la question des régularisations inter-exercices. On les regroupe en 4 catégories :

Le principe d’indépendance des exercices amène les organisations en comptabilité d'engagement à régulariser leurs comptes de produits et de charges. Cela permet de connaître pour chaque exercice les produits et charges uniquement concernés par un exercice donné (et de donner une image le plus fidèle possible de l'organisation).

Pour pouvoir calculer de manière presque transparente ces différents montants, LoGeAs propose un mécanisme simple qui consiste à saisir les opérations correspondante en multi-lignes et à utiliser les champs “début de période” et “fin de période” de l'ergot “avancée”. Dans ces champs sera saisie la période concernée par la saisie comptable. Une fois les saisies existantes en fin d'exercice, on utilise l'état “Etat de fin d'année\Régularisation inter exercice” pour faire calculer les ventilations sur les autres exercices. NB

• le calcul est considéré comme linaire sur la période
• on peut utiliser la fonction sur l'exercice N (Produits constatés d’avance & Charges constatées d’avance)
• mais aussi sur N+1 si les saisies ont étés faites (Factures Non Parvenues & Produits à recevoir)

Imaginons une organisation soumise à la TVA, ayant à préparer la clôture de son exercice 2015 (exercice sur l'année). Dans sa comptabilité on trouve :

• facture émise le 02/03/2015 pour une prestation d'hébergement Internet pour toute l'année (de mars 2015 à février 2016),
  • date opération : 02/03/2015
  • montant HT : 100 €
  • montant TVA : 20 €
  • date début de période : 01/03/2015
  • date fin de période : 29/02/2016 (le bouton “annuel” permet de faire le calcul rapidement si nécessaire)
• facture Internet reçue le 10/12/2015 pour un abonnement du 01/12/2015 au 31/01/2016,
  • date opération : 10/12/2015
  • montant HT : 30 €
  • montant TVA : 6 €
  • date début de période : 01/12/2015
  • date fin de période : 31/01/2016

Si on regarde l'état on obtient (voir l'état)

• facture reçue le 05/01/2016 pour une prestation de formation réalisée en décembre,
  • date opération : 05/01/2016
  • montant HT : 1000 €
  • montant TVA : 200 €
  • date début de période : 11/12/2015
  • date fin de période : 12/12/2015 (NE PAS METTRE MOINS D'UN JOUR)
• facture émise le 02/01/2016 pour la réalisation de décembre à janvier,
  • date opération : 02/01/2016
  • montant HT : 500 €
  • montant TVA : 100 €
  • date début de période : 11/12/2015
  • date fin de période : 31/01/2016
  • t (voir l'état)

Il ne reste donc plus qu'à passer les écritures comme décrites ci-dessous.

A chaque fin d’exercice, les organisations doivent enregistrer les produits constatés d’avance, sans TVA (TTC si elles ne récupèrent pas la TVA). Produits constatés d’avance au 31/12/N

Le compte 487 « produits constatés d’avance » est utilisé pour enregistrer le montant des produits concernés par N+1 tels que les produits perçus ou comptabilisés avant que les prestations ou les fournitures les justifiant aient été effectuées ou fournies. A l’ouverture de l’exercice suivant, ces écritures de régularisation doivent être contrepassées. Contrepassation des produits constatés d’avance au 01/01/N+1

Le compte 487 peut être subdivisé conformément à la nomenclature de la classe 7.

A chaque fin d’exercice, les organisations doivent enregistrer les charges constatées d’avance sans TVA (TTC si elles ne récupèrent pas la TVA). Charges constatées d’avance au 31/12/N

Le compte 486 « charges constatées d’avance » est utilisé pour enregistrer le montant des charges qui concernent l’exercice N+1. Comme pour les achats de biens et services dont la fourniture ou la prestation interviendra ultérieurement, autrement dit les factures dont la livraison ou la prestation n’a pas été effectuée en N. A l’ouverture de l’exercice suivant, il faut contrepasser l’écriture de régularisation. Contrepassation des charges constatées d’avance au 01/01/N+1

Le compte 486 peut être subdivisé conformément à la nomenclature de la classe 6.

En chaque fin d’exercice, les organisations doivent enregistrer les charges à payer. En fonction des charges, un compte de régularisation sera crédité.

• Pour un compte de régularisation le numéro 8 est placé en troisième position.
• Ces écritures sont à contrepasser à l’ouverture de l’exercice N+1.

• 4081. Fournisseurs – Factures non parvenues
• 4084. Fournisseurs d’immobilisations – Factures non parvenues
• 4198. Clients créditeurs – Rabais, remises, ristournes à accorder et autres avoirs à établir
• 4282. Personnel – Dettes provisionnées pour congés à payer
• 4286. Personnel – Autres charges à payer
• 4382. Organismes sociaux – Charges sociales sur congés à payer
• 4386. Organismes sociaux – Autres charges à payer
• 4482. Etat – Charges fiscales sur congés à payer
• 4486. Etat – Autres charges à payer
• 4686. Divers – Charges à payer

Charges à payer au 31/12/N

 Charges à payer au 31/12/N

 Charges à payer au 31/12/N

Pour les autres charges de gestion courante

Charges à payer au 31/12/N

Charges à payer au 31/12/N

Les comptes de charges à payer s’enregistrent pour le montant des charges concernées par N mais dont le justificatif comptable n’a pas été reçu avant la fin de l’exercice.

Lorsqu’une quittance est attendue pour le mois de mars n+1 concernant les mois d’octobre, novembre et décembre N et janvier, février et mars N+1. Cette quittance est alors estimée (par exemple pour 2000€). Cette estimation doit faire l’objet d’un prorata de 3 mois sur les 6 prévus. (La régularisation se fera donc pour 2000 x 3 / 6 = 1000 €)

A l’ouverture de l’exercice suivant, les écritures de régularisation doivent être contrepassées, par le débit du compte de charge à payer et le crédit du compte de charge. Il s’agit simplement de passer les écritures à l’envers en mettant en débit ce qui a été enregistré au débit, et inversement.

A chaque fin d’exercice, les organisations doivent enregistrer les produits à recevoir. En fonction des produits, un compte de régularisation sera débité.

• 4098. Rabais, remises, ristournes à obtenir et autres avoirs non encore reçus
• 418. Clients – Produits non encore facturés
• 4287. Personnel – Produits à recevoir
• 4387. Organismes sociaux – Produits à recevoir
• 4487. État – Produits à recevoir
• 4687. Divers – Produits à recevoir

Produits à recevoir au 31/12/N, Bon de livraison n°X

Produits à recevoir au 31/12/N, Avoir à recevoir sur facture n°F1002

Autres produits à recevoir au 31/12/N

Les comptes de produits à recevoir s’utilisent pour enregistrer le montant des produits concernés par N mais dont le justificatif comptable n’a pas été reçu avant la fin de l’exercice. A l’ouverture de l’exercice suivant, il faut contrepasser l’écriture de régularisation. Il s’agit de passer l’écriture en sens inverse.