Dossier d’Exploitation
Suivi du document
| Version | Date | Auteurs | Objet de la mise à jour |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 30/06/2021 | Nicolas MARCHAND | Création du document |
Objet du document
Ce document décrit les configurations et paramétrages possibles du système, modalités de sauvegarde des données, la gestion des droits utilisateur, l’utilisation et la supervision du système par le ou les administrateurs du système ainsi que le remplacement du système.
Paramétrage initial des bases
A la création d'une nouvelle base un paramétrage par défaut est mis en place.
Celui-ci dépends partiellement du type de base.
Etats
La liste des états mis en place par le logiciel est décrite dans la page “Spécificités des bases LoGeAs-WEB en fonction de leurs types“.
Il est possible à l'utilisateur d'ajouter par la suite des états dit personnalisés ceux-ci son alors disponibles dans un dossier spécifique de l'écran Etats Mes Etats
NB:
- LoGeAs n’ayant pas vocation à réaliser de la facturation, les états standards livrés avec le logiciel ne contiennent pas de Template de facture.
- Le paramétrage des fonctionnalités certifiées du logiciel ne concernent que le domaine de la comptabilité.
Plan comptable
Les plans comptables mis en place par le logiciel sont décrits dans la page ”Spécificités des bases LoGeAs-WEB en fonction de leurs types“.
Par la suite l'utilisateur peut dériver le plan comptable de base, sous forme de comptes personnalisés ceux-ci on alors un numéro de compte long terminé par une série de 3 chiffres indiquant le numéro de personnalisation.
Exemple : le compte 627 peut être dérivé en trois sous-compte 6270000001, 6270000002, 6270000003.
A noter qu'il n'est pas possible de créer des comptes personnalisés arborescents.
Paramétrage des comptes donnant lieu à reçu fiscaux
| Type de base | Comptes y donnant lieu | Bornes pour statistiques | Décret | Objet |
|---|---|---|---|---|
| EPUDF (type 13) | 758111;758811;758821 | 0;80;150;400;800;1550;2500 | ||
| Autres | Pas de paramétrage par défaut |
Autres paramétrages
Les autres sont communs à tous les types de base.
Paramétrage "Administration\Option de la base courante"
| Fonction | Paramétrage par défaut |
|---|---|
| Nom, adresse, logo .. de la structure | Vide |
| Ecran “Personne” - Titre | Monsieur, Madame, Mademoiselle, Docteur |
| Ecran “Personne” - Lien Famille | Vide, sauf base 1905 |
| Ecran “Personne” - Actes | Vide, sauf base 1905 |
| Ecran “Recette” - Général | Sont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne |
| Ecran “Recette” - Pré-liste - Intitulé | Vente |
| Ecran “Recette” - Pré-liste - Info. complémentaires | Vide |
| Ecran “Dépense” - Général | Sont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne |
| Ecran “Dépense” - Pré-liste - Intitulé | Affranchissement |
| Ecran “Dépense” - Pré-liste - Info. complémentaires | Vide |
| Ecran “Virement” - Général | Sont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne |
| Ecran “Virement” - Pré-liste - Intitulé | Virement de la caisse au CCP |
| Ecran “Virement” - Pré-liste - Info. complémentaires | Vide |
| Ecran “Multi-Lignes” - Général | Sont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne |
| Ecran “Multi-Lignes” - Pré-liste - Intitulé | Vide |
| Ecran “Multi-Lignes” - Pré-liste - Info. complémentaires | Vide |
| Ecran “Multi-Lignes détails” - Général | Sont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne |
| Ecran “Multi-Lignes détails” - Pré-liste - Intitulé | Vide |
| Ecran “Multi-Lignes détails” - Pré-liste - Info. complémentaires | Vide |
| Gestion des pièces - gestion des fournisseurs | Préfixe : “P” Préfixe devis : “P” Normalisation des libellés de sauvegarde des pièces: “Prefixe[N° mois]-[Rang ds mois] <esp>Jour-Mois-Année<esp>Libelle” Chemin de rangement des piéces: “\” |
| Gestion des pièces - gestion des clients | Préfixe : “F” Normalisation des libellés de sauvegarde des pièces: “Prefixe[N° facture]<esp>Jour-Mois-Année<esp>Libelle” Chemin de rangement des devis: “\” Chemin de rangement des factures en compta: “\” Chemin de rangement des factures dans le dossier client: “\” |
| RGPD | Couleur des champs “nominatifs” : Saumon Options pour lesquelles la date de fin de conservation est modifiée : Enregistrement saisie & Modification fiche |
| Options avancées - Paramétrage écrans | Famille : “Intitule, CodePostal, Ville” Personne : “Nom, Prenom, CodePostal, Ville” Groupe : “mnemonique, intitule, nbplace, nbinscrit, datedebut, datefin” Mailing : “Sujet, DateCreation, DateDernierEnvoi, Nombre EnvoiCourriel” Saisie simple : “NumeroPiece, DateOperation, Libellé, Montant, CodeArticle, ModePaiement” Multi-lignes : “NumeroPiece, DateOperation, Libelle, TypeMultiligne” Ecriture : “NumeroPiece, DateOperation, Libelle, MontantDebit, MontantCredit, Compte, Journal, NomAdherent” Pointage : “NumeroPiece, DateOperation, Libelle, MontantDebit, MontantCredit, Compte, Releve, Pointer, NomAdherent” Edition plan : “Numero, Intitulé, SoldeCourant” |
Modalités de sauvegarde des données
On trouvera à la page ”Réaliser une Sauvegarde ou une Archive Fiscale“ de la documentation utilisateur, les informations sur les sauvegardes utilisateurs. La façon dont Logeas Informatique effectue la sauvegarde des données est détaillée dans le document ”-PROC-NFlog-44 - Gestion des données clients de LoGeAs WEB et services associés (doc #59)“ OTRS
Plan de Continuité d’Activité
Tableau d’analyse d’impact
Ce tableau a vocation à mettre en avant l’impact d’une défaillance des services précisés sur l’activité de l’entreprise. Il est indispensable afin de déterminer les niveaux d’urgences et de priorités des services, notamment lors de l’application des procédures de restauration et de reprises d’activités.
| Interruption du service | Affecte l’activité métier de l’entreprise | Affecte l’activité des utilisateurs du logiciel LoGeAS et / ou des client infogérances | Affecte la tenue des engagements de contrats de supports | Affecte la tenue des engagements de contrats d’hébergements | Nuit à la réputation de l’entreprise | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Services | DNS | OUI | OUI | OUI | OUI | OUI |
| OUI | OUI | OUI | OUI | OUI | ||
| LoGeAs (Logiciel) | OUI | OUI | OUI | NON | OUI | |
| OTRS (Support) | OUI | OUI | OUI | NON | OUI | |
| Site Web (Entreprises/Clients Infogérances) | OUI | OUI | NON | OUI | OUI | |
| Cloud (Entreprise/Clients Infogérances) | OUI | OUI | NON | OUI | OUI | |
| DokuWiKi (Documentation) | OUI | OUI | NON | NON | OUI | |
| SNV (Dépôt de code) | OUI | OUI | NON | NON | NON | |
| Zabbix (Supervision) | OUI | NON | OUI | NON | NON |
Plan de la gestion de crise
Membres de la cellule de crise
| Parties prenantes | Prénom/NOM | Missions, champs d'actions | Adresse mail |
|---|---|---|---|
| Co-gérant | Nicolas MARCHAND | Gestion de l’entreprise, Développement et maintien du logiciel | nicolas.marchand@logeas.fr |
| Co-gérante | Alexandre DESJARDINS | Gestion RH et comptable Support logiciel Niveau 2 | alexandra.desjardins@logeas.fr |
| Actionnaire | Emeline AHOUA | Support logiciel Niveau 1 Responsable Commerciale | emeline.ahoua@logeas.fr |
| Actionnaire | Alexia LABARTHE | Support logiciel Niveau 1 Développement version FullWeb | alexia.labarthe@logeas.fr |
Missions de la cellule de crise
| Missions de la cellule de crise |
|---|
| Analyser la cause de l’interruption du service |
| Évaluer l’impact de l’interruption des services sur l’activité de l’entreprise |
| Adopter une stratégie de restauration (en se référant à la documentation) et s’appuyant sur les éléments mis en place pour garantir un plan de reprise d’activité |
| Attribuer les actions à mener |
| Valider par des tests la sortie de crise |
Moyens à disposition
| Processus | Matériels |
|---|---|
| Sauvegardes des données clients | Disque dur externe Nas de niveau 1 Nas de niveau 2 |
| Sauvegardes des bases de données | Nas de niveau 1 Nas de niveau 2 |
| Sauvegardes des systèmes | Nas de niveau 1 Nas de niveau 2 |
| Réplication des machines virtuelles et conteneurs | Infrastructure Proximox |
| Snapshot | Infrastructure Proximox |
Plan de reprise d'activité
| Causes | Actions | Par qui ? | Support Documentaire | Observations/ Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| Perte de données | Restaurer les données via le logiciel Ipérius Backup | Ronan Levigneron Membre de l’équipe selon nature des données (sensibles ou non) | Documentation disponible dans le WiKi | Il est nécessaire de consulter à minima le responsable Infrastructure et d’informer le Co-Gérant |
| Corruption base de données | Restaurer la base de données | Ronan Levigneron | Documentation disponible dans le WiKi | Selon la nature de la base de données, il peut être nécessaire d’adapter la procédure |
| Défaillance système non-critique | Restaurer snapshot Journalier | Ronan Levigneron | Documentation disponible dans le WiKi | Selon la date du snapshot, il peut être nécessaire avant de le restaurer de s’assurer que les données potentiellement manquantes peuvent être récupérées ou ne sont pas indispensable |
| Défaillance système critique (Perte d’un nœud du cluster) | Migrer la machine en s’appuyant sur la réplication, restaurer le nœud défaillant | Ronan Levigneron | Documentation disponible dans le WiKi | Selon que le nœud est disponible ou non sur l’interface de Proxmox, la procédure doit être adaptée, recours à la ligne de commande |
| Défaillance du système d’information dans son ensemble (Perte du cluster dans son ensemble) | S’appuyer sur les sauvegardes systèmes + données après restauration du cluster | Ronan Levigneron | Documentation disponible dans le WiKi | Selon la nature du problème, il convient d’investiguer au maximum avant de procéder à une restauration des systèmes |
Gestion des droits utilisateurs
A la création d'une base, l'assistance ne met en place qu'un seul utilisateur l'Administrateur, celui-ci à par défaut tous les droits actifs. C'est celui-ci qui par la suite se charge de mettre en place les droits des autres utilisateurs.
L'administrateur est nommé par sa structure, son nom et son adresse mail sont communiqués dans la cadre du contrat mis en place.
Par la suite la gestion des droits est possible au travers de deux interfaces :
On trouvera sur ces deux pages le détail droits/actions possibles.
Actions de formation des membres de l'équipe
On trouvera le détail des formations suivies par l'équipe de Logeas Informatique à la page Actions de formation des membres de l'équipe
