Dossier de Spécifications Fonctionnelles
Suivi du document
| Version | Date | Auteurs | Objet de la mise à jour |
|---|---|---|---|
| 1.1 | 11/2021 | Nicolas MARCHAND | Changement de la définition du document Déplacement de blocs considération marketing et graphique dans le DCG Import des blocs Jet, FEC, Sauvegarde, Archives fiscales, RGPD depuis le DAT |
| 1.0 | 30/06/2021 | Nicolas MARCHAND | Création du document |
Définition du document
Dossier de Spécifications Fonctionnelles (DSF) : Document(s) décrivant les fonctions du logiciel en lien avec le DCG. Le DSF doit notamment détailler les spécifications liées aux exigences produit du présent référentiel (Définition NF525).
Spécifications fonctionnelles - Cartographie
ATTENTION Tout ce bloc est géré pour plus de simplicité à, partir d'un tableau Calc qui peut être téléchargé pour modification liste_des_fonctionnalites.ods
Administration des utilisateurs
| Fonctionnalités | Menus (et liens sur doc. utilisateurs) | Informations complémentaires | Documentation technique |
|---|---|---|---|
| Création d'une base | MonEspace.logeas.fr | Uniquement assistance | |
| Gestion des utilisateurs et de leurs droits | MonEspace : Créer un utilisateur MonEspace : Administrer une base LoGeAs Web ADMISTRATION\Gestion détaillée des droits utilisateurs |
Administration de la base
| Fonctionnalités | Menus (et liens sur doc. utilisateurs) | Informations complémentaires | Documentation technique |
|---|---|---|---|
| Ouverture, fermeture … d'une base déjà existante | BASE\Ouvrir BASE\Ouvrir\Une nouvelle instance de LoGeAs BASE\Fermer BASE\Quitter | ||
| Sauvegarde d'une base | BASE\Sauvegarder BASE\Vérifier une sauvegarde | Documentation sur la signature | |
| Restauration d'une sauvegarde | MonEspace.logeas.fr | Uniquement assistance | |
| Gestion du paramétrage d’une base | ADMINISTRATION\Options de la base courante | ||
| Gestion des champs personnalisés dans les fiches des personnes et des familles | ADMINISTRATION\Tables/Gestion des tables Personne et Famille | ||
| Saisie de la balance de l’exercice antérieur au premier exercice comptable | UTILITAIRES\Saisies comptables\Edition de la balance avant 1er exercice |
Fonctions comptables
| Fonctionnalités | Menus (et liens sur doc. utilisateurs) | Informations complémentaires | Documentation technique |
|---|---|---|---|
| Édition du plan comptable “officiel” | PLAN\Édition du plan simplifié | ||
| Édition du plan comptable “Interne” | PLAN\Édition du plan interne | ||
| Édition des plans analytiques lieux et animations | PLAN\Édition du plan analytique des lieux PLAN\Édition du plan analytique des animations | ||
| Édition du plan analytique des activités lucratives | PLAN\Édition du plan analytique des activités lucratives | ||
| Saisie comptable simple de type imputation / trésorerie | ÉCRAN\Recette ou Dépense ou Virement et Nominative]| | | |Saisie comptable avancée|[[clientlourd:compta:saisiemultilignes|ÉCRAN\Multi-lignes | ||
| Utilitaires de saisie comptable | UTILITAIRES\Saisies comptables\Dépenses avec tiers UTILITAIRES\Saisies comptables\Enregsitrement paiement de facture client UTILITAIRES\Saisies comptables\Ecritures d’affection de résultat | ||
| Génération : fonction de transfert des saisies comptables en écritures comptables | ÉCRAN\ Générer les écritures | ||
| Écran de visualisation des écritures comptables | ÉCRAN\Écriture | ||
| Gestion du rapprochement bancaire | ECRAN\Pointage | ||
| Utilitaire extra-comptable de gestion des immobilisations | UTILITAIRES\Gestion des immobilisations | ||
| Utilitaire extra-comptable de gestion des emprunts | UTILITAIRES\Gestion des emprunts | ||
| Utilitaire extra-comptable de gestion des mutualisations | UTILITAIRES\Gestion des mutualisations | ||
| Utilitaire « Prévisionnel » | ECRAN\Prévisionnel | ||
| Clôturer la base | BASE\Clôturer la base | ||
| Nouvel exercice | BASE\Nouvel exercice | ||
| Faire une archive fiscale | BASE\Faire une archive fiscale | ||
| Gestion (impression ou envoi) des reçus fiscaux | ECRAN\Etat\Compatabilité sur plan officiel\Attestations de don ADMINSTRATION\Générer les reçus fiscaux ADMINSTRATION\Gestion avancés des reçus fiscaux | ||
| Reprise d’une balance d’ouverture sur l’exercice antérieur | MULTI-LIGNES\Mettre à jour les a nouveaux | ||
| Export comptable | Au format FEC Au format COALA |
Fonctions du fichier
| Fonctionnalités | Menus (et liens sur doc. utilisateurs) | Informations complémentaires | Documentation technique |
|---|---|---|---|
| Edition du fichier des Familles | ECRAN\ Edition des Familles | listefct | |
| Edition du fichier des Personnes | ECRAN\Edition des Personnes | listefct | |
| Edtion des Groupes | ECRAN\ Groupe | ||
| Création, modification et envoi de Mailing | ECRAN\ Mailing | ||
| Import de fiches de personnes et de familles | ADMINISTRATION\Tables / Importer / fichier Famille Personne ADMINISTRATION\Table / Importer / Ficher Personne CSV / XLS | ||
| Gestion des droits RGPD des utilisateurs | Divers écrans |
Fonctions annexes
| Fonctionnalités | Menus (et liens sur doc. utilisateurs) | Informations complémentaires | Documentation technique |
|---|---|---|---|
| Écran de gestion des tâches à faire | ECRAN\ Tâches | ||
| Écran permettant le rapprochement bancaire (Pointage) | ECRAN\ Pointage | ||
| Écran d’accès aux états | ECRAN\ Etat | ||
| Permet de modifier les valeurs d’un champ d’une table en les copiant depuis un autre champ ou en lui affectant une valeur constante (Attention à utiliser avec précaution !!) | ADMINISTRATION\Administration\ Table\Réinitialisation\Copie d’un champ | ||
| Accès à la piste d'audit | ADMINISTRATION\Piste d'audit | ||
| Gestionnaire de tâches | ECRAN\Tâches | ||
| Tableau type excel interne | ECRAN\Tableau]| | | |Pointeuse|[[clientlourd:autres:pointeuse|ECRAN\Pointeuse | ||
| Gestion du registre RGPD | ECRAN\RGPD | ||
| Export des fichiers d’un fichier signé | Documentation sur la signature | ||
Spécifications liées aux exigences produit
On se reportera au dossiers sur les signatures pour les informations lié à la sécurisation et à l'intégrité des données de la piste.
Pistes d'audit et JET
Détail de la signification des codes du journal des événements
Fonctions "normalisées"
Référence : Journal des Evénements Techniques (JET) / RECOMMANDATIONS INFOCERT 2018 - FORMAT FIDELE INTEROPERABILITE [R19] - Edition Edition 4 du 24 juillet 2020
En gras les codes utilisés par LoGeAs Web
| Code | Descriptif Définition | Sous code LoGeAs | Complément |
|---|---|---|---|
| 10 | Changement du mode de gestion de la séquence continue | ||
| 20 | Archivage fiscal de période | ||
| 30 | Archivage fiscal d'année ou d'exercice | “a” demande d'une archive fiscale faite par un utilisateur (mais non encore réalisé) “b” archive fiscale enregistrée dans MonEspace.fr “c” erreur lors de la réalisation d'une archive fiscale | TPAExportFiscal |
| 40 | Arrêt du terminal, déconnexion, fermeture de session | “a” déconnexion depuis le client lourd “b” déconnexion sur le serveur de la base “c” déconnexion de l'interface client léger | TPAUserLogout |
| 50 | Clôture de période (Jour/Mois) | TPACloturePeriode | |
| 60 | Clôture annuelle ou d’exercice | TPAClotureExercice | |
| 70 | Début de mode dégradé (hors connexion, …) | ||
| 80 | Démarrage du terminal, connexion, ouverture de session | “a” connexion depuis le client lourd “b” connexion sur le serveur de la base “c” connexion de l'interface client léger “d” tentative de connexion infructueuse “e” tentative de connexion infructueuse sur un compte inconnu “f” connexion à un écran interne de LoGeAs “g” tentative de connexion à un écran non autorisé (pas les droits) “h” connexion en mode double authentification “i” tentative de connexion en double authentification échouée | TPAUserLogin |
| 90 | Détection d’un défaut d’intégrité dans les données sécurisées ou dans une archive fiscale Remarque : Après une détection la signature est corrigé | “a” version de signature incorrect “b” signature incorrect “c” lancement d'un test d'intégrité général sur les données signées | TPADataDefautIntegrite |
| 95 | Détection d'une rupture de la séquence continue | “a” rupture de la séquence de clôture sur la table “écriture” “b” rupture de l'ordre des dates d'opération sur une séquence de clôture sur la table “écriture” “c” lancement d'un test de rupture de séquence général | |
| 100 | Début de l'exécution d'une fonction spéciale | Fonctions uniquement accessibles par l'assistance | TPADebutFonctionSpeciale |
| 105 | Fin de l'exécution d'une fonction spéciale | TPAFinFonctionSpeciale | |
| 110 | Exportation de données | TPADataExport | |
| 120 | Fin de mode dégradé | ||
| 123 | Renvoi forcé de données vers le système central | ||
| 125 | Centralisation des données après la fin du mode dégradé | ||
| 126 | Rajout d’un point de vente ou d’un poste utilisateur | ||
| 127 | Suppression d’un point de vente ou d’un poste utilisateur | ||
| 130 | Habilitation d’utilisateur/Gestion des droits | “a” changement des droits “b” changement de mot de passe “c” ajout d'un utilisateur à la base “d” suppression d'un utilisateur de la base | TPAUserServeur |
| 140 | Importation de données externes | TPADataImport | |
| 150 | Imprimante indisponible | ||
| 155 | Duplicata d’une note | ||
| 160 | Enregistrement des écritures en comptabilité | ||
| 170 | Traitement de fond de caisse | ||
| 180 | Génération d'un fichier d'exportation des écritures comptables | “a” Export au format Koala | TPADataExportCompta |
| 190 | Annulation de pièce justificative ticket | ||
| 200 | Purge des données | ||
| 205 | Purge Partielle du JET | ||
| 210 | Reprise de données d’autres logiciels suite à changement de systèmes | ||
| 220 | Restauration d’une base de données | TPARestaure | |
| 230 | Sauvegarde d’une base de données | “a” demande de sauvegarde faite par un utilisateur (mais non encore réalisé) “b” sauvegarde enregistrée dans MonEspace.fr “c” erreur lors d'une sauvegarde | TPASauvegarde |
| 240 | Suivi des interventions de maintenance | ||
| 250 | Installation d’une nouvelle version majeure du logiciel | A partir de la version 9.4 “rio”, le client lourd est passé en version portable, sous forme d'un seul fichier. Cet événement ne peut donc être pisté que lors de mise à jour à partir d'une version installée D'autre part la base est accessible depuis de nombreux postes … | |
| 255 | Installation d’une nouvelle version mineure du logiciel | ||
| 260 | Initialisation des données | TPAInitBase | |
| 270 | Evolution de paramètre de conformité aux règles | ||
| 280 | Début/fin d’opération de contrôle fiscal | ||
| 290 | Echange avec un expert-comptable (envoi du FEC ou du Z de caisse) | ||
| 295 | Transfert de fichier à la demande de l'administration | ||
| 300 | Activation de paramètre autorisé et documenté | ||
| 320 | Abandon d’une opération de vente (transaction) commerciale non encore enregistrée | ||
| 323 | Annulation d’une ligne d’article | ||
| 324 | Abandon d'une note validée | ||
| 325 | Annulation(s) d’article(s) après commande | ||
| 326 | Retour(s) d'article(s) après une émission d’une note | ||
| 327 | Passage en note « offerte » | ||
| 328 | Passage d’article en « offert » | ||
| 329 | Non édition d’une note [1] | ||
| 330 | Initialisation de la clôture de fin de période | ||
| 400 | Changement de la durée de l’exercice | Accessible uniquement à l'assistance | TPAChangeDureeExercice |
| 410 | Changement de données affectant l’identification de l’assujetti ou du mandataire | “a” Changement adresse structure en base “b” Changement informations génériques “c” Changement de logo | |
| 420 | Changement du mode de règlement, après émission du ticket | ||
| 430 | Changement de table (en restauration) affectée à une note | ||
| 440 | Transfert des archives fiscales sur support externe |
Fonctions "spécifiques" à LoGeAs
900 à 999 Fonctions éditeur L’événement concerne le suivi des codes libres définis par l’éditeur
| Code | Descriptif Définition |
|---|---|
| 900 | Code pour pister l’accès à la piste d'audit Remarque : avant 9.4.5 cet accès était pisté en 10 (ancienne norme..) |
| 901 | Modification des plans comptables |
| 902 | Re-Signature d'une table (a partir de la version 10.0) |
| 903 | Envoi d''un courriel (a partir de la version 10.0) |
| 904 | Execution d'une requête SQL (a partir de la version 10.0) |
| 905 | Execution d'une requête Batch (a partir de la version 10.0) |
| 999 | Autres pistages détaillés dans les compléments |
Fichier des Ecritures Comptables
On trouvera à la page Livre blanc sur LoGeAs et le FEC les informations liées au FEC.
Sauvegarde d'une base LoGeAs
On trouvera à la page Réaliser une Sauvegarde ou une Archive Fiscale de la documentation utilisateur les informations sur les sauvegardes.
Archive fiscale
On trouvera à la page qu_est_ce_que_l_archive_fiscale les informations concernant l'archive fiscale produite par LoGeAs.
Gestion des séquences continues comptables dans LoGeAs
Rappel du fonctionnement de LoGeAs
LoGeAs étant destiné à des petites et moyennes structures, et la plupart du temps utilisé par des non-comptables, il fonctionne en mode “brouillard permanent”. L'utilisateur réalise des saisies qui sont transformées par un algorithme interne en écritures comptables en mode brouillard. Ce n'est qu'au moment de la clôture comptable que ces écritures sont réellement ordonnées dans une séquence continue chronologique. Il est à noter que nos utilisateurs, même si le logiciel permet un clôture mensuelle, n'utilisent que la clôture annuelle.
Gestion des séquences continues sur les saisies
Toutes les saisies sont regroupées dans une même table "Saisie".
Cette table contient un identifiant unique de séquence nommé “ID”:
- il est non modifiable
- il est associé à une double chronologie sur la date de création
- “DateCreation”, géré en haut niveau
- “Created”, géré au plus bas niveau directement par l'ORM
- une ligne ne peut pas être effacée de la table, seul son Status peut être changé :
- Brouillard : Saisie temporaire mais prise en compte (Valeur dans la base : 0)
- Supprimée : Saisie supprimée (Valeur dans la base : 1)
- Approuvée : Saisie Validée (au sens comptable du terme) (Valeur dans la base : 2)
- Clôturée : Saisie clôturée (Valeur dans la base : 3)
A noter que cette séquences chronologique est inter-exercices et n'est valide que pour les saisies faites en version WEB (champ created)
Gestion des séquences continues sur les écritures
Toutes les écritures sont regroupées dans une même table "Ecriture".
Cette table contient un identifiant unique nommé “ID”, mais contrairement à la table de saisies, ce numéro peut être remis en cause lors de chaque modification de la saisie dont il est issu. Il ne faut donc pas le considérer comme un numéro de séquence.
Gestion des séquences continues lors de la "clôture comptable"
La réelle séquence continue chronologique est faite lors de la clôture d'une période comptable. A ce moment-là les écritures sont numérotées dans le champ “NumeroCloture” dans l'ordre “DateOperation”, “ID”. La séquence est sur l'exercice (à compter de la version 9.2.5). Remarque : bien évidemment cette série étant liée à la clôture, elle n'est pas modifiable par la suite.
Gestion des séquences continues lors de l’émission d'un "FEC"
Lors de l’émission d'un FEC, celui-ci a sa propre séquence continue au travers du champ “NumeroFec”, ce choix a été fait car même si normalement l’émission d'un FEC est réservé à une période clôturée, il est possible de d'utiliser le FEC comme échange de données entre logiciels.
Gestion des séquences continues sur les numéros de pièces des saisies
La marque NF Logiciel fait l'obligation d'associer chaque saisie à un numéro de pièce ; ce critère est en place depuis la sortie de la version Web (bien que des imports puissent ne pas en posséder). Après échange, le système automatique retenu est celui de la numérotation mensuelle par exercice. L'utilisateur étant libre de modifier la valeur automatique s'il remplace la valeur automatique par une autre. Pour proposer un système plus systématique et plus conforme, les principes sont les suivants :
- à chaque saisie doit correspondre un numéro de pièce justificative, celle-ci pouvant être une facture, un bordereau de remise en banque ou simplement le relevé bancaire.
- une multi-lignes sera considérée comme une seule saisie, donc associée à une seule pièce (mais rien n'empêche que cette pièce soit constituée de plusieurs sous-pièces)
- les pièces sont numérotées selon la norme suivante Paa-x où
- P indique pièce ou paiement
- aa est le numéro du mois de la date de la pièce justificative (actuellement date d'opération) écrite sur deux digits
- x est le numéro de rang dans le mois
cette numérotation est générée automatiquement dans tous les écrans
- les écriture liées à des factures émises seront numérotées selon la norme Fxxxx où
- F indique facture
- xxxx est le numéro de rang des factures depuis la création de la structure sur 4 digits
RGPD
Voir les pages dédiées :
