Organisation des calendriers de l'entreprise (procédure #62)
| Suivi des modifications majeures | 02/07/2021 Nicolas MARCHAND - Reprise partiel sur document #44 (Suppression de la notion de pôle) 02/07/2021 Emeline AHOUA - Refonte |
| Suivi des approbations | Elément ProjeQtor Document # 62 |
| Objet | Fonctionnement des calendriers |
| Destinataires | - Validation des modifications : Gérants - Approbation du document : Tous |
Généralité
Afin de permettre de concilier au mieux le travail de chacun, le point central de notre fonctionnement reste le Google-Agenda.
Afin d’en améliorer le fonctionnement, il est proposé un petit effort de standardisation des titres qui sont l’information visuelle de premier niveau.
Ceux-ci DOIVENT TOUS être formatés de la manière suivante :
| Présent à son bureau | Titre du RDV | (X) |
|---|---|---|
| Si l'événement rend indisponible le collaborateur (déplacement ext, rendez-vous téléphonique..) on préfixe le titre d’un @ @ seul pour un rendez vous extérieur @AT pour assistance téléphonique @FI pour formation individuelle Congés le nom parle de lui même Ecole pour les périodes de regroupements (Apprenti, contrat pro..) | Au minima le nom du client et si présent, le numéro de ticket OTRS si demande initiale du client faite par écrit | Entre parenthèse, les initiales de la personne qui a calé le RDV et qui est donc capable de donner plus d’infos si nécessaire |
Dans la zone “description” de l'événement, on essaie de mettre les informations susceptibles de servir à la personne à qui est affectée la tache, pour qu’elle n’ait pas à refaire la recherche (Tel, adresse postal si déplacement nécessaire,…)
On distingue deux types d’évènements:
- ceux dont l’heure est calée avec le client, doivent avoir le statut « Confirmé »
- ceux qui sont à valider par celui qui doit les faire : ils sont labellisés avec le statut « Provisoire » (ou « Tentative » pour ceux qui ont l’interface anglaise), et restent en couleur transparente tant que le propriétaire ne l’a pas calé à un horaire précis.
Il est à la charge de celui qui cale les RDV pour ses collaborateurs de les prévenir. La fonction “rappel” est intéressante dans ce cas de figure.
Pour les tâches à réaliser « sur la journée » il faut cocher la case “événement sur la journée” afin de garder un visuel agréable sur l'agenda.
