LoGeAs est architecturé autour de 3 groupes principaux, regroupant les grandes fonctionnalités du logiciel.

L’écran « Personne » permet la saisie de toutes les informations relatives à un « contact ». Comme tous les écrans principaux de LoGeAs, il est structuré en :

• une partie supérieure présentant la liste des membres de la base et permettant d’en sélectionner un en cliquant dessus avec la souris. On trouve aussi dans cette partie haute deux boutons dont les fonctions sont les suivantes :
  • NOUVEAU Création d’une nouvelle personne
  • EFFACE Effacement ou archivage de la personne sélectionnée
• une partie inférieure qui détaille la fiche en cours en plusieurs ergos.

Pour ce faire, nous cliquons sur l’icône « Nouveau », située en haut à droite de l’écran. La partie basse de l’écran se vide et le curseur est placé dans le champ « Titre ». Le nouveau membre n’appartenant pas à une famille existante, nous laissons en blanc le champ « Famille » et nous remplissons les autres champs ainsi :

Avertissement Le champ « Utiliser les coordonnées de la famille » indique que l’adresse indiquée ici doit servir à nourrir l’adresse de la famille et que par la suite, c’est l’adresse de celle-ci qui devra être prise en compte. Ainsi toute modification de l'adresse et des informations “synchronisées” doivent être faites dans l'écran “famille”, pour être reportées à toutes les personnes de la famille pour lesquelles la case a été cochée.

Appuyons maintenant sur le bouton « Valider », situé en bas à droite de l’écran. Le logiciel demande l’intitulé de la famille. En effet, toute personne doit faire partie d’une famille (suivant les types de bases le mot “famille” est à comprendre comme “organisation”)et nous n’en avons pas choisi. Le texte de cet intitulé est libre, il peut être par exemple : Monsieur Paul DUROC, Famille DUROC-GASSELIN, Mr et Mme DUROC et leur fils…. On peut ainsi prendre en compte l’ensemble des particularités nominatives.

Après avoir saisi l’intitulé « Famille DUROC », appuyez sur « OK ». Le logiciel crée alors la famille et enregistre la personne créée dans la base.

Allons voir maintenant dans l’écran « Famille » ce qui a été créé. Pour cela, cliquons sur le bouton « Famille » situé en haut à gauche de l’écran. Le logiciel ferme les tables liées aux personnes, initialise l’écran « Famille » et l’affiche.

Sa structure et son fonctionnement sont identiques à celui de « Personne ». Notre famille Duroc n’apparaît pas dans la partie supérieure, cliquons donc sur « Classer sous » de la grille, ce qui a pour effet de faire trier par ordre alphabétique.

Nous pouvons alors utiliser l’ascenseur pour atteindre notre famille Duroc. L’adresse a été reprise et dans la liste des « Membres de la famille » apparaît Paul. Retournons à l’écran « Personne » pour créer son épouse. Nous procédons de même que précédemment : « Nouveau », remplissage des champs, mais cette fois-ci nous choisissons dans la liste des familles la famille Duroc et nous laissons l’adresse vide. Lors de la validation, LoGeAs ne nous demande pas la famille. Si nous revenons à l’écran « Famille », la famille Duroc comprend maintenant deux membres.

Passons maintenant à la partie comptable. Les boutons « Comptabilité » puis « Recette » nous mènent et à un écran de même structure :

• partie supérieure avec la liste des « lignes comptables »
• partie inférieure avec le détail de la ligne courante

Il en est de même pour les dépenses et les autres écrans.

Exemple : Dans le cadre d’un stage, Monsieur Duroc a acheté du papier pour l’association le 31/12/00, pour un montant de14,30 Euros, ainsi que des timbres pour un montant de 101,10 Euros. Il a en outre versé une adhésion de 300 Euros. Essayons de rentrer ces diverses lignes.

Dans l’écran « Recette », nous appuyons sur « Nouveau » et rentrons les informations suivantes :

Avertissement: Les numéros des comptes utilisés peuvent varier suivant le plan simplifié qui est associé à votre logiciel.

Puis nous validons, l’écriture apparaît alors dans la bande haute.

Dans l’écran « Dépense », nous saisissons :

Regardons maintenant comment LoGeAs va utiliser ces lignes pour générer les écritures comptables. Pour cela, allons dans l’écran « Écriture ».

Comme les autres écrans, celui-ci reprend dans sa partie supérieure l’ensemble des comptes des différents plans et dans sa partie inférieure l’ensemble des écritures liées au compte sélectionné.

Les écritures ne sont pas générées automatiquement, nous devons donc les générer. Cliquons sur le bouton « Générer » de la bande d’icônes, situé en haut à droite.

Celui-ci nous demande quelles sont les lignes à utiliser (lignes validées, pointées, toutes) et la période à connaître.

Avertissement : LoGeAs regénère systématiquement toutes les lignes d’écriture en effaçant la génération précédente.

Après une période de calcul, le logiciel réaffiche les différents comptes.

Choisissons le compte « Cotisation » (utilisé plus haut) dans la partie supérieure. Dans la partie inférieure, apparaît bien la ligne correspondante (si ce n’est pas le cas, vérifiez que votre écriture a une date incluse dans la fourchette choisie).

Tout en bas, on trouve les soldes du compte courant.

LoGeAs a généré deux écritures :

1. au compte 756 Cotisation : crédit de 300 Euros
2. au compte 512 Banque : débit de 300 Euros

C’est la comptabilité en partie-double. Vérifiez qu’il en est de même pour les autres opérations.

Regardons maintenant ce que LoGeAs nous propose dans la rubrique « Plan comptable officiel ». Le principe est le même : sélectionnons la classe 7 ainsi que le solde (ici il représente la somme de toutes les recettes)

Un click sur « 75 » réduit les lignes et un click sur le « + » situé devant fait lister les comptes secondaires. Enfin, si on sélectionne le compte 756, on peut avoir le total des sommes reçues en cotisation.

Le plan analytique présente quant à lui une analyse croisée des comptes des classes 7 et 8. Il permet notamment d’analyser les recettes et les dépenses réalisées par exemple lors d’une manifestation.

Essayons de générer un « bilan » de notre activité comptable.

Pour générer le bilan, on utilise les boutons « Autres \ État » dans la bande de gauche. L’écran principal nous propose alors les états disponibles dans la base.

Dans la rubrique « Comptabilité »(l’ouvrir en utilisant le « + »), puis « Général », choisissons l’état « Grand livre ».

Le logiciel propose une visualisation de la première page : dans la partie droite de l'écran le bouton « Visualiser/Imprimer » ou un double click sur le nom permet de passer en mode visualisation. Lançons-le par le bouton « Visualiser/Imprimer », on obtient :

Les boutons de gestion de l’état correspondent à :

	Affichage pleine page
	Affichage à la taille réelle
	Affichage largeur de page
	Aller à la première/dernière page
	Avancer/Reculer d’une page
	Numéro de la page courante. Il est possible de saisir un numéro de page pour s’y rendre.
	Imprimer le rapport. Le paramétrage de l’imprimante s’ouvre, permettant de choisir les pages à imprimer, l’imprimante … puis d’imprimer.
	Sauvegarder l’état pour une relecture ultérieure. Il existe sur le site de LoGeAs un produit libre de droit permettant de visualiser un état sur un ordinateur ne disposant pas de LoGeAs.
	Charger un état préalablement sauvegardé par l’option ci-dessus.
	Quitter le visualisateur d’état.

On remarque aussi en bas à gauche le nombre de pages de l'état. De même, on peut éditer le compte d’exploitation, le bilan et la balance.

Voilà fini ce premier tour. Entraînez-vous…