En partenariat avec l'association Périgord-Québec nous avons mis en place un nouveau type de base sur la version 7 de LoGeAs en juin 2015. L'objet de cette page est d'en décrire les spécificités. Le reste de la documentation reste bien sûr valable, et nous vous invitons à consulter en premier lieu les pages génériques Installation et prise en main

Pour avoir accès aux documents spécifiques autres aller ici

Les bases de ce type comportent un certain nombre de champs supplémentaires regroupés dans les “informations spécifiques” des personnes. Il ne doivent bien sûr pas être supprimés car les utilitaires spécifiques ne seraient alors plus opérationnels.

Note Lors de la mise en place de la base, il est important de bien faire coïncider (à la lettre près) le nom du jumelage dans la liste de choix et dans le plan comptable (partie après les deux points)

Le plan comptable de base est celui des associations, il a été évolué pour prendre en compte les spécificités. On y retrouve notamment :

Notes

• Seuls les comptes 756* donnent droit à reçu fiscal.
• Pour subdiviser les comptes, utilisez l'assistant voir ici

L'objet de la fonction “Nominative” est de permettre de saisir une opération donnant lieu à reçu fiscal, donc nominative, directement à partir du fichier. Dans les bases de type France-Québec cet écran a été dérivé pour permettre la saisie facile de la ventilation des cotisations.

Pour faire des saisies on procède comme suit :

• On recherche par les outils de son choix dans l'écran “Personne” (se reporter à la gestion de l'écran personne)
• On clique sur le bouton “Paiement”
• Un écran s'ouvre alors :

* on remarque plusieurs lignes importantes d'informations :

• Bordereau (Multi-lignes) : ce combobox donne accès à l'ensemble des multi-lignes existantes. Cet utilitaire permet de remplir directement les multi-lignes pour préparer vos bordereaux de remises en banque. Deux cas sont possibles :
• la multi-lignes à laquelle vous voulez ajouter cette saisie existe déjà, il vous suffit donc de la sélectionner et de passer à l'information suivante
  
  * la multi-lignes n'existe pas encore et vous souhaitez la créer : un utilitaire vous permet de le faire rapidement (quitte à venir la modifier par la suite). Pour ce faire utilisez le bouton “+” situé en fin de ligne. Un autre écran s'ouvre alors qui vous propose de choisir le compte sur lequel sera effectué votre dépôt. La multi-lignes sera alors créée automatiquement à la date du jour.
  Note NB : Il ne faut pas créer une multi-lignes par opération mais bien regrouper les opérations devant aller sur un même bordereau sur une même multi-lignes. (Voir la documentation sur les multi-lignes)
• Informations bancaires : Cette ligne vous permet de saisir les informations comme le numéro de chèque, la banque … pour mémoire
• Part de don pour
• France-Québec : montant de la part pour …
• L'antenne locale : : montant de la part pour …
• Le comité / jumelage : montant de la part pour … qui est complété par pour ou l'on choisit le jumelage à imputer
• Forme du donNature du don : les reçus fiscaux doivent comporter ces deux mentions … normalement sauf usage de virement les informations sont automatiquement correctes (par défaut LoGeAs considère qu'un don sur une banque est par chèque, sur la caisse en espèces, et qu'il s'agit toujours de “Don manuel”
• Autres dons nominatifs : permet de mettre un montant autre
• Abonnement à la revue France-Québec : montant pour la revue et nombre de revues à envoyer
• Analytique : Même usage que dans le reste du logiciel
• Saisie libre : Permet de mémoriser des informations comptables
• Cotisation familiale : Indique au logiciel s'il doit mettre à jour toute la famille ou uniquement la personne (Cf plus loin)
• Date de 1ère adhésion :
• Date de renouvellement : de la cotisation
• Il ne vous reste plus qu'à valider l'écran pour que votre saisie soit finalisée, par le bouton “Enregister”.

Note : Attention l'écran de rappel des versements effectués n'est pas modifié car il dépend de la génération.

• Si le montant “France-Québec” est non nul, alors une ligne sur le compte 7561 est généré du montant correspondant ; celle-ci étant nominative, elle donnera lieu à reçu fiscal
• Si le montant “L'antenne locale” est non nul, alors une ligne sur le compte 7562 est généré du montant correspondant ; celle-ci étant nominative, elle donnera lieu à reçu fiscal
• Si le montant “Le comité / jumelage” est non nul, alors une ligne sur le sous-compte du 7563 correspondant est générée du montant correspondant ; celle-ci étant nominative, elle donnera lieu à reçu fiscal
• Si le montant “Autres dons nominatifs” est non nul, alors une ligne sur le compte du 7564 est générée du montant correspondant ; celle-ci étant nominative, elle donnera lieu à reçu fiscal
• Si le montant “Abonnement à la revue France-Québec” est non nul, alors une ligne sur le compte 702 est généré du montant correspondant (pas de reçu fiscal)

Si la case Cotisation familiale n'est pas cochée, les informations suivantes sont mise à jour dans la base uniquement sur la fiche de la personne courante, dans le cas contraire l'ensemble des fiches de la famille courante (celle dont fait partie la personne choisie) sont mises à jour

• membre de l'association est coché à vrai (il convient en début d'année de décocher cette case pour toutes les personnes, cela pouvant se faire par |utilitaire adoc
• Nombre de revues est initialisé avec la valeur saisie (qu'il y ait ou non un montant)
• Jumelage est initialisé avec le texte de la deuxième partie du libellé (après les deux points), d'où l'importance de respecter le formatage (qu'il y ait ou non un montant)
• Première Adhésion est initialisé avec la date (celle-ci est reprise dans la fiche de la personne à l'ouverture de l'écran)
• Renouvellement est initialisé avec la date (celle-ci est initialisée avec la date du jour)

LoGeAs propose actuellement trois états spécifiques pour répondre aux besoins de relation avec d'une part France-Québec (basée sur les personnes) et d'autre part avec les comités de jumelage (basée sur la consolidation sur les familles). Les états sont disponibles dans le dossier “France-Québec” de l'écran des états

Quelques règles communes ont été mises en place :

• On considère qu'une fiche est nouvelle si “Renouvellement” est vide ou “Renouvellement” est égal “Premiere_Adhesion”
• Est adulte une personne de plus de 16 ans
• L'utilisation des états implique que les saisies comptables liées aux cotisations soient systématiquement saisies au travers de l'utilitaire mis en place, en particulier lui seul permet de faire la liaison entre le paiement de l'abonnement à la revue et une personne.

Ces états ont la spécificité d'être disponibles sous deux formats :

1. la version classique qui permet une impression papier, l'édition d'un PDF …
2. l'export direct en CSV pour une relecture sur un tableur (Calc, Excel …)

Les états proposent des exports sous différents formats (cf gestion des états), malheureusement ces exports sont souvent peu exploitables lorsqu'il s'agit de réutiliser les données (problème de formatage, décalage de colonnes …). Afin de contourner ce problème certains états qui ne comportent pas une multitude de tables proposent un export direct de la table, c'est le cas de ces états de transfert.

1. Aller dans les “états”
2. Sélectionner l'état concerné par un clic simple (sans visualiser/imprimer)
3. Faire un clic droit sur le nom de l'état et choisir le menu “Exporter les données”
4. le programme vous demande alors où enregistrer les données, choisir puis valider
5. Un deuxième écran s'ouvre qui permet de n'exporter qu'une partie de la table (reportez-vous ci-dessous pour voir les filtres recommandés). L'usage de cet écran est décrit ICI. Il est bien sûr possible de mettre des filtres enregistrés en place.
6. Choisir puis valider
7. Votre fichier est alors disponible dans le répertoire choisi, il est lisible par la plupart des éditeurs de tableur.

Cet état est destiné aux relations avec l'association nationale France-Quebec. Il est disponible sous les deux formats.

Bien que cela soit possible, il n'est pas prévu de filtrer pour l'envoi (envoi de toute la base des personnes)

Autre export vers France-Québec ne comportant normalement que les dernières inscriptions

Le choix des personnes à mettre sur la fiche de liaison.
Actuellement il faut qu'il répondent à un de ces critéres :

• personne ayant payé un abonnement (compte 702) durant l'exercice en cours
• personne ayant payé une cotisation (compte 7561) durant l'exercice en cours et ayant plus de 16 ans au jour de l'impression (ou n'ayant pas de date de naissance)
• personne ayant payé une cotisation (compte 7561) durant l'exercice en cours et ayant moins de 16 ans au jour de l'impression. A noter que ce test était faux …

Sont considéré comme nouveau les personnes ayant Date premiére adhésion = date de renouvellement) ou date de renouvellement vide.

L'information “date d'inscription” est à utilisée pour filtrer les inscriptions à prendre en compte. Il convient donc de toujours remplir cette information, même dans le cas d'une première inscription (ou alors première-inscription = renouvellement)

Le champ “Jumelage” a été ajouté pour permettre de filtrer l'état par jumelage