Vous avez fraîchement installé notre logiciel sur votre ordinateur, il vous reste plus qu'à vous connecter. Voici comment procéder :

Après avoir double cliqué sur votre icône LoGeAs, votre fenêtre de connexion s'affiche :

Rentrez ensuite votre mail identifiant et votre mot de passe (les mêmes que le site monespace.logeas.fr) et pour finir cliquez sur “Se Connecter”. L'écran suivant vous permet de choisir sur quelle base vous souhaitez travailler, un clic dessus pour la sélectionnée puis la touche “Entrée” ou bien cliquez sur “Ouvrir”.

Puis choisissez l'année de l'exercice sur lequel vous voulez travailler et le secteur sur lequel vous êtes rattaché, si vous êtes concerné en cliquant sur les flèches en bout d'encadré. Un Clic sur “Charger” et le logiciel met en place votre base. Pour plus de rapidité lors de la prochaine connexion, vous pouvez cocher l'option “Charger automatiquement le dernier contexte” LoGeAs vous chargera alors le dernier exercice automatiquement, vous ne verrez plus cette fenêtre s'afficher.

Vous voilà maintenant sur la fenêtre d'information liée à l'application de la protection des données, elle ne s'affiche qu'une seule fois par jour à la première connexion. Prenez-en connaissance, elle vous explique entre autre pourquoi votre fichier personne peut contenir des lignes en rouge ou en orange, La fonction des couleurs des encadrés etc…

Pour finir, cliquez sur “J'ai pris connaissance des informations” et vous voici prêt à saisir vos écritures

LoGeAs est architecturé autour de 3 groupes principaux, regroupant les grandes fonctionnalités du logiciel.

L’écran « Personne » permet la saisie de toutes les informations relatives à un « contact ». Comme tous les écrans principaux de LoGeAs, il est structuré en :

• une partie supérieure présentant la liste des membres de la base et permettant d’en sélectionner un en cliquant dessus avec la souris. On trouve aussi dans cette partie haute deux boutons dont les fonctions sont les suivantes :
  • NOUVEAU Création d’une nouvelle personne
  • EFFACE Effacement ou archivage de la personne sélectionnée
• une partie inférieure qui détaille la fiche en cours en plusieurs ergos.

Pour ce faire, nous cliquons sur l’icône « Nouveau », dans le bandeau de commande du milieu de l'écran. La partie basse de l’écran se vide et le curseur est placé dans le champ « Titre ». Le nouveau membre n’appartenant pas à une famille existante, nous laissons en blanc le champ « Famille » et nous remplissons les autres champs ainsi :

Avertissement Le champ « Utiliser les coordonnées de la famille » indique que l’adresse indiquée ici doit servir à nourrir l’adresse de la famille et que par la suite, c’est l’adresse de celle-ci qui devra être prise en compte. Ainsi toute modification de l'adresse et des informations “synchronisées” doivent être faites dans l'écran “famille”, pour être reportées à toutes les personnes de la famille pour lesquelles la case a été cochée.

Appuyons maintenant sur le bouton « Valider », situé en bas à droite de l’écran. Le logiciel demande l’intitulé de la famille. En effet, toute personne doit faire partie d’une famille (suivant les types de bases le mot “famille” est à comprendre comme “organisation”)et nous n’en avons pas choisi. Le texte de cet intitulé est libre, il peut être par exemple : Madame Josette DUPONT, Famille DUPONT, Mr et Mme DUPONT et leur fils…. On peut ainsi prendre en compte l’ensemble des particularités nominatives.

Après avoir saisi l’intitulé « Madame Josette DUPONT », appuyez sur « OK ». Le logiciel crée alors la famille et enregistre la personne créée dans la base.

Allons voir maintenant dans l’écran « Famille » ce qui a été créé. Pour cela, cliquons sur le bouton « Famille » situé en haut à gauche de l’écran. Le logiciel ferme les tables liées aux personnes, initialise l’écran « Famille » et l’affiche.

Sa structure et son fonctionnement sont identiques à celui de « Personne ». Si notre famille Dupont n’apparaît pas dans la partie supérieure, affichons la colonne “Classer sous (pour tri)” en cliquant sur le bouton en haut à gauche de la grille afin de pouvoir trier plus facilement les noms de famille par ordre alphabétique.

Nous pouvons alors utiliser l’ascenseur pour atteindre notre famille Dupont. L’adresse a été reprise et dans la liste des « Membres de la famille » apparaît Josette. Retournons à l’écran « Personne » pour créer son époux. Nous procédons de même que précédemment : « Nouveau », remplissage des champs, mais cette fois-ci nous choisissons dans la liste des familles la famille Madame Josette DUPONT et nous laissons l’adresse vide. Lors de la validation, LoGeAs ne nous demande pas la famille. Si nous revenons à l’écran « Famille », la famille Dupont comprend maintenant deux membres.

Passons maintenant à la partie comptable. Les boutons « Comptabilité » puis « Recette » nous mènent et à un écran de même structure :

• partie supérieure avec la liste des « lignes comptables »
• partie inférieure avec le détail de la ligne courante

Il en est de même pour les dépenses et les autres écrans.

Exemple : Dans le cadre d’un stage, Monsieur Duroc a acheté du papier pour l’association le 31/12/00, pour un montant de14,30 Euros, ainsi que des timbres pour un montant de 101,10 Euros. Il a en outre versé une adhésion de 300 Euros. Essayons de rentrer ces diverses lignes.

Dans l’écran « Recette », nous appuyons sur « Nouveau » et rentrons les informations suivantes :

Avertissement: Les numéros des comptes utilisés peuvent varier suivant le plan comptable qui est associé à votre logiciel.

Puis nous validons, l’écriture apparaît alors dans la bande haute.

Dans l’écran « Dépense », nous saisissons :

Regardons maintenant comment LoGeAs va utiliser ces lignes pour générer les écritures comptables. Pour cela, allons dans l’écran « Écriture ».

Comme les autres écrans, celui-ci reprend dans sa partie supérieure l’ensemble des comptes des différents plans et dans sa partie inférieure l’ensemble des écritures liées au compte sélectionné.

Les écritures ne sont pas générées automatiquement, nous devons donc les générer. Cliquons sur le bouton « Générer » dans votre écran “Ecriture” en haut à gauche de votre grille.

Une fenêtre s'ouvre avec plusieurs possibilités de choix :

1. Le type de génération : Sélection des lignes à générer
2. La période à générer : Sélection de dates précises ou bien périodes
3. Les options de génération : Dates de valeur ou bien d'opération.

Il est conseillé de laisser le paramétrage tel que le logiciel le propose pour les premières utilisations.

Avertissement : LoGeAs régénère systématiquement toutes les lignes d’écriture en effaçant la génération précédente.

Après une période de calcul, le logiciel ré affiche les différents comptes.

Choisissons le compte « Affranchissement » (utilisé plus haut) dans la partie supérieure. Dans la partie inférieure, apparaît bien la ligne correspondante (si ce n’est pas le cas, vérifiez que votre écriture a une date incluse dans la fourchette choisie).

Tout en bas, on trouve les soldes du compte courant.

LoGeAs a généré deux écritures :

1. au compte 6263 - Affranchissement : crédit de 18.60 Euros
2. au compte 531 - Caisse : débit de 18.60 Euros

C’est la comptabilité en partie-double. Vérifiez qu’il en est de même pour les autres opérations.

Regardons maintenant ce que LoGeAs nous propose dans la rubrique « Plan comptable officiel ». Le principe est le même : sélectionnons la classe 7 ainsi que le solde (ici il représente la somme de toutes les recettes)

Un click sur « 75 » réduit les lignes et un click sur le « + » situé devant fait lister les comptes secondaires. Enfin, si on sélectionne le compte 756, on peut avoir le total des sommes reçues en cotisation.

Le plan analytique présente quant à lui une analyse croisée des comptes des classes 7 et 8. Il permet notamment d’analyser les recettes et les dépenses réalisées par exemple lors d’une manifestation.

Essayons de générer un « bilan » de notre activité comptable.

Pour générer le bilan, on utilise les boutons « Autres \ État » dans la bande de gauche. L’écran principal nous propose alors les états disponibles dans la base.

Dans la rubrique « Comptabilité »(l’ouvrir en utilisant le « + »), puis « Général », choisissons l’état « Grand livre ».

Le logiciel propose une visualisation de la première page : dans la partie droite de l'écran le bouton « Visualiser/Imprimer » ou un double click sur le nom permet de passer en mode visualisation. Lançons-le par le bouton « Visualiser/Imprimer », on obtient :

Les boutons de gestion de l’état correspondent à :

	Affichage pleine page
	Affichage à la taille réelle
	Affichage largeur de page
	Aller à la première/dernière page
	Avancer/Reculer d’une page
	Numéro de la page courante. Il est possible de saisir un numéro de page pour s’y rendre.
	Imprimer le rapport. Le paramétrage de l’imprimante s’ouvre, permettant de choisir les pages à imprimer, l’imprimante … puis d’imprimer.
	Sauvegarder l’état pour une relecture ultérieure. Il existe sur le site de LoGeAs un produit libre de droit permettant de visualiser un état sur un ordinateur ne disposant pas de LoGeAs.
	Charger un état préalablement sauvegardé par l’option ci-dessus.
	Quitter le visualisateur d’état.

On remarque aussi en bas à gauche le nombre de pages de l'état. De même, on peut éditer le compte d’exploitation, le bilan et la balance.

Voilà fini ce premier tour. Entraînez-vous…