Depuis la version 2, il est possible de créer soi-même des champs supplémentaires dans les tables « Famille » et « Personne » pour y mémoriser ses informations.

Dans le menu d’édition des champs, accessible par le menu « Administration\Tables\Gestion champs table personne et famille », on fait apparaître l’écran suivant :

Détaillons cet écran :

En haut, on trouve la liste des tables qu'il est possible de faire évoluer. Pour la table choisie, la liste des champs existants est affichée automatiquement en dessous. Lorsqu'on en sélectionne un, son détail est affiché dans la parité base de l'écran à savoir:

• Nom interne du champ : valeur non modifiable, calculée automatiquement en fonction du nom à l'affichage
• Nom du champ à l'affichage : nom de la colonne à l'affichage de la grille
• Type de données :
  • champ caractères en chaîne : ligne de texte de 1 à 255 caractères
  • champ entier sur 16 bits : entier compris entre –32768 et +32768
  • champ entier sur 32 bits : entier compris entre –2097152 et + 2097152
  • champ entier non signé sur 16 bits : entier compris entre 0 et 65536
  • champ booléen : valeur vraie ou fausse (coché ou non coché)
  • champ numérique à virgule flottante : nombre réel
  • champ monétaire : valeur en euros
  • champ date : date
  • champ heure : heure
  • champ date et heure : date et heure
  • champ énumération (cf. plus bas)
  • champ label (non modifiable)
• Valeur par défaut : valeur à affecter lorsqu'on crée une nouvelle ligne dans la table
• Nom de l'ergo d'affichage : choix de l'ergo où le champ sera créé. L'icône permet la création d'un nouvel ergo.
• Explication de l'usage du champ : pourquoi vous créez ce champ?
• Test à la validation de la saisie si une valeur n'est pas indiquée : permet ou non d'avertir l'utilisateur qu'il a oublié de saisir une valeur.
• Champ comptable : faut-il des droits “comptables” pour voir ce champ ?
• Champ modifiable : peut-on modifier cette valeur à l'écran?
• Saisissable uniquement si la case à cocher est cochée ou activé si lien sur dernier élément d'une liste déroulante : rendre une zone de saisie saisissable sous condition.
• Règlement Général Protection des Données : renseignement sur la finalité d'utilisation de la donnée, sa classification (à savoir si elle est nominative, sensible, et/ou obligatoire) et sa catégorie (CNIL et R90). Pour plus d'informations se référer au lien suivant https://wiki.logeas.fr/version:web:menu:ecran:rgpd:traitement

Il faut appuyer sur le bouton « Nouveau » et renseigner :

• son nom à l’affichage et les fonctions annexes
• le type de donnée
• sa valeur par défaut

Pour finir, “VALIDER”.

Lorsque l'on quitte, le logiciel nous demande si on souhaite mettre à jour les tables. Il faut répondre « OK ». Le champ est alors créé et initialisé.

Pour les champs « utilisateur », il est possible de modifier la plupart des informations SAUF “le nom interne du champ”, “le nom du champs à l'affichage” et “le type de donnée”. Pensez à valider après les modifications.

Le champ type « énumération » vous permet de créer des listes de choix dans lesquelles l’utilisateur devra choisir une valeur (cette valeur pouvant être associée ou non à un graphisme).

Exemple : Affectation des personnes à une zone de référence.

• Créer un champ de type « énumération », lui donner un nom
• Dans la zone « type de donnée » saisir la liste déroulante , créer votre liste avec l'icône
• Saisir votre liste des valeurs de l'énumération. Vous pouvez en modifier en ajouter ou en retirer ( / -) et changer l'ordre avec les flèches comme illustré ci dessous.

Exemple : Mise en place de ceintures pour un grade de judo

• Puis Valider en appuyant sur OK

Imaginons que vous vouliez mettre en place un comportement de ce type (la deuxième zone n'étant modifiable que dans le cas de choix du dernier élément de la liste):

1. créez une liste déroulante (ici “type de contact”) en prenant soin de mettre en dernière position le champ “autre.
2. créer de même une zone de texte (ici “autre (type de contact)” pour saisir l'explication, dans la zone de choix de l'activation faite pointez vers la liste d'énumération

Il est possible de rendre une zone saisissable sous condition. La conditions peut être :

• la valeur choisi dans une zone déroulante (voir l'explication ci-dessus)
• la valeur d'une case à cocher

Pour ce faire il suffit d'indiquer dans la zone du champ à géré le champ de référence, ici la case à cochée “scolarisé(e)”

La zone

vous permet de demander au logiciel de tester que le champ est bien renseigné. Il existe 3 niveaux :

1. “Pas de test”
2. “Message non bloquant” : si la zone est laissée vide le message saisi en dessous est affiché, mais la validation de la fiche continue
3. “Message bloquant” : même fonctionnement mais la validation ne peut pas être faite