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Écran RGPD : Liste des Données
Cette page a pour but de vous présenter le second onglet de l'écran RGPD : l'onglet Liste des Données.
Présentation
Cet onglet permet de saisir les renseignements de chaque donnée, qu'elle soit liée à LoGeAs ou non.
| Numéro | Description |
|---|---|
| 1 | Onglet sélectionné : Liste des Données. |
| 2 | Grille présentant les différentes données déjà créées. Voir la gestion de la grille ici. |
| 3 | Boutons déclenchants les différentes actions possibles. |
| 4 | Bouton permettant d'accéder à l'aide en ligne en fonction de l'écran et de l'onglet sélectionné. |
| 5 | Cadre permettant de saisir/modifier les différentes informations d'une donnée. |
Définition des informations à saisir
Les informations liées aux données sont les suivantes :
| Numéro | Description | Type de saisie | Exemple |
|---|---|---|---|
| 1 | Ce champ permet de classer les données en fonction de leur origine sur LoGeAs. Ainsi, le champ peut être : * “Natif” : champ fourni par défaut sur LoGeAs, * “Personnalisé” : champ natif modifié ou champ ajouté par l'utilisateur de LoGeAs, * “Externe” : champ non utilisé par LoGeAs et ajouté par l'utilisateur dans le cadre du Registre d'Activité de la CNIL. | Automatique | Champ externe |
| 2 | Ce champ permet d'indiquer la catégorie de donnée qui peut être une table de base de donnée ou le nom du logiciel d'exploitation des données. | Sélection | Outlook |
| 3 | Bouton permettant d'ajouter une catégorie rapidement. Une fois créée, vous pouvez retrouver cette catégorie dans l'onglet “Liste des Catégories”. | Saisie par l'utilisateur | Outlook |
| 4 | Nom interne à LoGeAs. | Automatique | |
| 5 | Nom du label du champ. | Saisie par l'utilisateur | Nom du contact |
| 6 | Ce champ permet de décrire la donnée en expliquant le contenu attendu et le but de la collecte de cette information si besoin. | Saisie par l'utilisateur | Nom du contact permettant d'identifier le correspondant et de personnaliser les envois de mails. |
| 7 | Ce champ permet de sélectionner la Catégorie de classement des données selon les exemples de la CNIL. | Sélection | |
| 8 | Ce champ permet de sélectionner la Catégorie de classement des données selon les définitions R90. | Sélection | |
| 9 | Cadre permettant de classer la donnée en fonction de l'importance de la donnée selon les définitions de la CNIL : la donnée peut être nominative 1), sensible 2) et enfin elle peut être obligatoire 3). | Cases à cocher ou décocher | Posez-vous les questions en fonction des cases: Si la réponse est oui : cochez la case Sinon : décochez la case. |
| 10 | Ce champ permet d'expliquer l'origine, soit la manière dont est saisie la donnée. Ainsi, une donnée peut être : * Importée comme un annuaire de contact, * Produite comme un numéro d'adhérent, * Saisie comme lors de la saisie d'une facture comptable, * ou Saisie par le propriétaire comme un mot de passe. | Sélection | Saisie par le propriétaire. |
Ci-dessous, vous pouvez voir les champs qui sont remplis automatiquement et s'ils sont modifiables.
Ajouter une donnée
1. Cliquer sur le bouton “Nouvelle”
Ce bouton déclenchera l'apparition du formulaire de saisie vide, d'une nouvelle ligne à la fin de la grille et les boutons “Valider” et “Annuler” seront accessibles.
2. Remplir les différents champs en saisissant les informations nécessaires.
Voir la définition des informations à saisir.
3. Cliquer sur “Valider” pour enregistrer la nouvelle donnée.
Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, LoGeAs vous en informera et vous indiquera les champs nécessaires ainsi :
Dupliquer une donnée existante
Il est possible de dupliquer une donnée existante. Cela facilite l'ajout de données dont les informations sont similaires à une autre comme, par exemple, le nom d'une personne qui peut se retrouver dans plusieurs logiciels (soit dans plusieurs catégories).
1. Sélectionner la donnée que vous souhaitez recopier en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).
2. Cliquer sur le bouton “Duplique” pour recopier les champs de la donnée sélectionnée.
Vous aurez alors accès aux différents champs que vous pourrez modifier selon vos besoins.
3. Modifier les informations dans les champs correspondants sur le formulaire (partie basse).
Voir la définition des informations à saisir.
4. Cliquer sur “Valider” pour enregistrer les modifications.
Modifier une donnée existante
1. Sélectionner la donnée que vous souhaitez modifier en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).
2. Modifier les informations que vous souhaitez modifier dans les champs correspondants sur le formulaire (partie basse).
Voir la définition des informations à saisir.
3. Cliquer sur “Valider” pour enregistrer les modifications.
Recharger les valeurs par défaut d'une donnée
Lorsqu'une donnée a été dupliquée ou lorsqu'une donnée native est personnalisée, il est possible de récupérer les informations originelles.
1. Sélectionner la donnée que vous souhaitez recharger en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).
2. Cliquer sur le bouton “Recharge valeurs par défaut” pour récupérer les informations originelles.
Le rechargement étant une modification en soit, vous devrez cliquer sur “Valider” pour enregistrer le chargement des valeurs initiales.
Annuler les modifications d'une donnée
Lorsqu'une création ou une modification est en cours, le bouton “Annuler” permet de revenir à l'état précédent.
Cliquer sur “Annuler” pour annuler l'action en cours.
Ainsi, lors d'une modification : vous retrouverez les informations du dernier enregistrement validé.
Lors d'une création : l'enregistrement ne sera pas fait et vous retrouverez la liste des données déjà enregistrées.
Supprimer une donnée existante
Avant de supprimer une donnée : vérifiez qu'elle n'est pas utilisée dans un traitement en cours.
1. Sélectionnez la donnée que vous souhaitez modifier en cliquant sur la ligne voulue dans la grille (partie haute).
2. Cliquez sur “Effacer” pour supprimer la donnée sélectionnée.
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