L'objet de ce document est de faire le point sur la norme du FEC et les implications dans LoGeAs

En gras les documents principaux

Obligation de présenter un FEC, pour toute comptabilité informatisée, y compris tableur, sauf entreprises agricoles au régime du forfait.

Les associations sont assujetties :

• dès lors qu'elles sont soumises à des obligations de tenue de comptabilité
• qu'elles tiennent ou font tenir leur comptabilité sur informatique
• qu'elles exercent de plus une activité commerciale ou lucrative (ou que cette activité accessoire est supérieure au seuil de franchise de 60 000 €) et qu'elles sont, de ce fait, soumises à ce titre aux impôts commerciaux.

Inversement, les associations qui n'exercent aucune activité lucrative échappent aux impôts commerciaux. En conséquence, elles ne sont pas soumises au FEC …[RF 416]

Lorsque les FEC sont remis en main propre au vérificateur (disque dur, clé USB), l’accusé de réception des fichiers s’effectue sur place. L’accusé de réception peut être signé par le DAF ou le responsable comptable sans qu’un mandat de représentation soit nécessaire.

Lorsque le contribuable indique qu’il souhaite remettre les FEC via la plate-forme d’échanges sécurisée de la DGFiP ESCALE (https://escale.dgfip.finances.gouv.fr), il doit préciser à quelle date il envisage de le faire et le vérificateur prendra ses coordonnées de messagerie pour lui adresser un ticket d’envoi. Puis, lors de l’intervention sur place du vérificateur suite à la transmission du FEC via ESCALE, le document de remise du FEC est donné, en double exemplaire, en main propre au contribuable et contresigné par ce dernier. [ Référence ]

En application du § VII de l’article A. 47 A-1 du LPF et conformément au premier alinéa du § I de l’article L. 47 A de ce livre, l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice est remis dans un fichier unique, dénommé fichier des écritures comptables, dans lequel les écritures sont classées par ordre chronologique de validation. [20150527FAQ]

Sur la dénomination des fichiers, il est clairement précisé au paragraphe IX de l’article A. 47 A-1 du LPF que : « Le fichier des écritures comptables est nommé selon la nomenclature suivante : SirenFECAAAAMMJJ, où « Siren » est le siren du contribuable mentionné à l’article L.47 A et AAAAMMJJ la date de clôture de l’exercice comptable. ». [20150527FAQ]

• Ajout de l'information Siren dans les paramètres de l’organisation
• Dans le cadre des bases de type EPUdF, l'information pourra être reprise de la liste des paroisses, au travers de l'ajout de l'information sur la vue de Logeas-Union [Ref 10/01/2015]

Ce fichier comprend les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur et contient, pour chaque écriture, l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l’entreprise. [20150527FAQ]

Les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture, c’est-à-dire les écritures d’à nouveau, que le FEC doit comporter, correspondent aux écritures du solde du poste des cessions d’immobilisation et aux écritures du solde du poste des stocks. Il ne s’agit pas du détail des écritures justifiant ces soldes. [20150527FAQ]

Les écritures à prendre en compte, sont celle validées, clôturées au sens LoGeAs, mais le problème est « quid en cas de contrôle en cours d'année », la procédure de clôture n'étant pas obligatoire .. pas d'arbitrage (Lire [RF 416] page 55)

• Le groupe de travail EPUdF-Logeas considère qu'il ne peut y avoir de contrôle en cours d'année [Ref 10/01/2015]

[dans le FEC] les écritures sont classées par ordre chronologique de validation. [20150527FAQ]

Question 14 : Certains logiciels comptables ont un « mode brouillard » utilisant une séquence de numéros afférents à des flux non comptabilisés, comme des factures enregistrées par erreur, entraînant des trous de séquences dans le fichier des écritures comptables (FEC). Les FEC comportant des trous de séquence dans la numérotation des écritures comptables sont-ils corrects ? Réponse : La copie du fichier des écritures comptables (FEC) transmis à l’administration fiscale correspond à l’ensemble des journaux de saisie existants dans le système comptable informatisé.

Il convient de rappeler que l’obligation d’absence de tout blanc ou altération, imposée aux comptabilités manuelles par l’article 420-5 du plan comptable général, s’applique aux comptabilités informatisées sous la forme d’une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression. Ainsi, en ce qui concerne la numérotation en mode brouillard, cet article énonce : « Le caractère définitif des enregistrements du livre-journal et du livre d’inventaire est assuré : 1-pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, par une procédure de validation, qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement ». En conséquence, si la phase de validation consiste à figer le numéro affecté à l’écriture en mode brouillard, il existera nécessairement des trous de séquence lorsque des écritures passées en mode brouillard ne seront pas validées. Dans cette situation, le FEC remis à l’administration fiscale comportera donc des trous dans la numérotation des écritures comptables. Cela étant, cette numérotation non continue s’explique par la procédure de validation du logiciel comptable et ne constitue pas un motif de non-conformité du fichier. Dans le cadre du débat oral et contradictoire, le vérificateur pourra demander des explications sur ces ruptures de séquence. Il appartiendra alors au contribuable vérifié de les justifier. En revanche, les écritures comptables ne doivent en aucun cas être renumérotées pour faire disparaître ces trous dans la séquence car le FEC ne serait plus alors une image fidèle de la comptabilité du contribuable. [20150527FAQ]

Pour chaque exercice, les premiers numéros d'écritures comptables du fichier correspondent aux écritures de reprise des soldes de l'exercice antérieur [A47 A-1], ils sont numérotée TOUS 1 (Cf Exemple)

• Les écritures d'à nouveau sont mises dans le FEC, elles sont en tête de fichier et sont toutes numérotées comme une même écriture avec le numéro 1 (simulation d'une multi-lignes de reprise de solde)
• Une écriture (sous un même numéro d'ordre) comprend toutes les lignes débit et le crédit. La numérotation mise en place par LoGeAs est « NumeroFec », celui-ci n'est initialisé à ce jour que lors de l’émission d'un FEC. Il est réutilisé si un nouveau FEC est émis.

Toutes les informations listées dans les tableaux figurant aux 1° et 2 ° du VII et aux 3° à 8° du VIII de l'article A. 47 A-1 du LPF sont obligatoires. Seuls les champs mentionnés dans l’article A. 47 A-1 du LPF contenant la mention « à blanc si non utilisé » peuvent ne contenir aucune valeur, à la condition que la donnée ne soit pas nativement disponible dans le logiciel comptable.

En outre, conformément au § 70 du BOFiP BOI-CF-IOR-60-40-20, la notion « à blanc si non utilisé » indique que la présence du champ (la colonne) est obligatoire. En revanche, les valeurs (la case) peuvent être vides si la donnée n’est pas disponible dans le logiciel comptable.

Dans ce cas, il convient de ne rien saisir dans la colonne concernée. Il ne faut pas remplir avec des « 0 » ou des « espaces ». Le champ doit rester vide.

Si les champs mentionnés dans l’article A. 47 A-1 du LPF ne contiennent pas la mention « à blanc si non utilisé », ils doivent être complétés de l’information attendue. [20150527FAQ]

Sur la valorisation des colonnes, il est possible de présenter des champs supplémentaires au-delà des 18 informations exigées. Ces champs doivent alors disposer d’un titre sur la ligne d’entête. Il n’est pas du ressort de l’administration d’affecter elle-même un nom à un champ supplémentaire. En l’absence de nom, la colonne n’est pas reconnue.[20150527FAQ]

Aucun texte comptable ou fiscal ne fixait jusqu'ici le contenu précis d'un livre-journal informatisé. Chaque éditeur de logiciel déterminait le contenu et la structure de son livre-journal, pourvu qu'il comporte a minima les informations exigées par le code du commerce et le PCG [RF 416]

• Jusqu'à la version 8, LoGeAs n'utilise pas et ne génère pas les écritures dans des journaux. On écrit donc toutes les écritures dans un seul et même journal.
• [Ref 10/01/2015] Le groupe de travail demande que soit mis en place les journaux suivant les règles automatiques suivantes : (test dans l'ordre, 1 seule affectation)
  • Journal des à-nouveau
  • Journal de caisse : toute saisie qui comporte une ligne 53
  • Journal des payes : toute saisie qui comporte une ligne 64
  • Journal des achats : toute saisie qui comporte une ligne 40
  • Journal des ventes : qui comporte une ligne 41
  • Tout le reste va en livre-journal

<csv :doc:media:nomjournaux.csv delim=;> </csv>

Doit être croissante dans le temps et ne pas comporter de rupture.

Cette numérotation peut être unique sur l’ensemble du fichier ou être propre à chaque journal. [BOI-CF-IOR-60-40-20]

• Champ  NumeroFEC, initialisé par le premier export FEC 

La date de comptabilisation de l’écriture comptable correspond à la date à laquelle l’enregistrement comptable de l’opération a été portée au débit ou au crédit du compte. Selon les logiciels comptables, cette date correspond à la date de saisie ou à la date de validation lorsque le logiciel ne dispose pas d’un mode brouillard. [20140415FAQ], Conformément au § 120 du BOI-CF-IOR-60-40-20,

En outre, la comptabilité est en principe servie au jour le jour. En conséquence, la date de comptabilisation est celle où l’événement doit prendre date dans la comptabilité, telle que par exemple, la date de règlement effectif d’une facture d’achat ou celle de vente d’un bien. Cette date correspond à la date de saisie lorsque cet enregistrement est effectué le même jour que celui de l’évènement qu’elle constate. Elle peut, dans certains cas, correspondre également à celle de la pièce justificative (règlement au comptant d’une facture d’achat du même jour par exemple). Cela étant, la date de comptabilisation ne peut pas être la date de saisie mécanique en comptabilité lorsqu’il y a un décalage dans le temps entre la date de l’événement comptable et la saisie en comptabilité de cet événement. Dans ce cas précis, il convient de retenir comme date de comptabilisation la date de l’événement comptable. A défaut, il est possible d’indiquer la date de la pièce justificative ou la date du dernier jour du mois en cas de centralisation mensuelle des écritures. Lorsque le logiciel comptable ne dispose pas d’un mode brouillard, la date de comptabilisation de l’écriture comptable correspond à la date de validation de l’écriture comptable (cf. § 80 et suivants du BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40). [20150527FAQ]

• A partir de la V8 est créé un nouveau champ « DateCreation », initialisé avec la date du jour de création de l'écriture
• En comptabilité de paiement : LoGeAs  prend la “Date de valeur”, en comptabilité d'engagement « DateCreation » si elle n'est pas initialisée le logiciel propose de prendre soit la « DateOperation », soit d'indiquer une erreur [Ref 10/01/2015]

Dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français [A47 A-1]

Le numéro de compte répond aux normes fixées par le plan comptable général.

Cette donnée est obligatoire quand bien même le plan comptable utilisé n’est pas le plan comptable général (cas des plans de comptes des bénéfices non commerciaux et des bénéfices agricoles) [BOI-CF-IOR-60-40-20]

• Champ « Compte »
• Des tests sur les 3 caractères et l’existence dans un fichier de référence 'ListeCompteAutoriseFEC.txt' paramétrable par type de base

Conformément à la nomenclature du plan comptable français [A47-1]

• Champ « Intitule » de la table PlanComptableSimple

• Sans objet = NULL

• Sans objet = NULL

Toutefois, conformément au § 180 du BOFiP BOI-CF-IOR-60-40-20, s’agissant du champ « référence de pièce », s’il n’existe pas de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli. Dans ce cas précis, la référence sera alors remplacée par une valeur conventionnelle définie par l’entreprise. Celle ci sera précisée dans le descriptif remis au vérificateur en même temps que le FEC. [20150527FAQ]

• Propose la politique suivante :
  • Prendre NumeroPiece, s'il n'est pas initialisé pendre « NumeroEcriture » ou « NumeroCloture »
  • Prendre « NumeroEcriture »
  • Prendre « NumeroCloture »
• [Ref 10/01/2015] Logeas V8 doit mettre en place une numérotation de façon à ce que à chaque groupe d'écritures corresponde un numéro de pièce unique et suivi (pour en savoir plus)

La date de la pièce justificative est celle figurant sur les pièces justificatives reçues ou émises ou, à défaut, leur date d’enregistrement en comptabilité.[20140415FAQ]

Toutefois, conformément au § 180 du BOFiP BOI-CF-IOR-60-40-20, s’agissant du champ « référence de pièce », s’il n’existe pas de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli. Dans ce cas précis, la référence sera alors remplacée par une valeur conventionnelle définie par l’entreprise. Celle-ci sera précisée dans le descriptif remis au vérificateur en même temps que le FEC.

Il en est de même s’agissant du champ « date de pièce justificative » (cf. § 190 du BOFiP BOI-CF-IOR-60-40-20) [20150527FAQ]

• [Ref 10/01/2015] La date à prendre en compte est la date d'opération (date présente sur la pièce)

• Champ Intitulé

• Champ MontantDebit

Les paragraphes 210 et 220 du BOI-CF-IOR-60-40-20 présentent les conditions à remplir pour les champs « Debit » et « Credit » .

Ces conditions s’appuient sur les règles comptables définies dans le règlement n° 99-03 du 29 avril 1999 du Comité de la Règlementation Comptable.[20150527FAQ]

• Champ MontantCrédit

• non utilisé

Le contenu du champ « Sens » est précisé au paragraphe 230 du BOI-CF-IOR-60-40-20.

Les seules valeurs autorisées dans le champ « sens » sont « D » pour un débit et « C » pour un crédit ou « +1 » pour un débit et « -1 » pour un crédit. Lorsque les valeurs utilisées sont « D » et « C », la longueur du champ est imposé à un caractère. Il est impératif de ne pas mettre d’espace après « D » et « C », comme par exemple « D » ou « C ». Lorsque les valeurs utilisées sont « +1 » et « -1 », la longueur du champ est imposé à deux caractères.[20150527FAQ]

• non utilisé : les champs montant et sens ne seront pas utilisés, car nous avons l'information « débit » « crédit »

• « LettrageCodeArticle »

• « DateLettrage » champ V8

La date de validation de l’écriture comptable correspond à la date à laquelle l’enregistrement de l’écriture comptable en mode brouillard est transformé en écriture définitive par l’attribution d’un identifiant unique.[BOI-CF-IOR-60-40-20]

• « DateCloture »

• V8 mise en place du champ « MontantDevise » il est porté transféré dans la table « écriture » en positif pour le débit et en négatif pour le crédit NON TESTER
  (Cf §260 [BOI-CF-IOR-60-40-20])

Normalisation des noms des devises

Contient le code devise ou le nom de la devise

• V8 mise en place du champ « IDevise » et d'une liste de devises
• On utilisera pour le code devise la norme iso4217 [BOI-CF-IOR-60-40-20]

• La V8 met en place un champ « DateReglement »
• Pour le FEC :
  • « DateReglement » si vide prendre « DateOperation » ou erreur
  • « DateOperation »

Le mode de règlement fait référence aux modalités de paiement ou d’encaissement des recettes : par chèque, en espèces ou par virement.

L’information demandée peut faire référence à une codification (par exemple : code 01 : CB ; code 02 : chèque ; etc.). Ces codes peuvent correspondre à des chiffres, des lettres ou une combinaison des deux. Une table de correspondance est donc nécessaire pour permettre la lecture du fichier [BOI-CF-IOR-60-40-20]

• La V8 met en place un champ « ModeReglement »
• Champ à créer « ModeReglement » si vide initialisé Automatiquement (PAS EN PLACE)

La nature de l’opération fait référence aux opérations effectuées par le contribuable.

L’information demandée peut ne pas être littérale et faire référence à une codification. Une table de correspondance est donc nécessaire pour permettre la lecture du fichier (cf. VI § 390). [BOI-CF-IOR-60-40-20]

• Sans objet = NULL

• Sans objet = NULL

Ce tableau a été construit à partir des informations de [A47 A-1] et [RF 416]

NB : Certaines divergences quant aux informations obligatoires existant entre ces deux documents, nous avons pris [A47 A-1]

Voir définition des acronymes https://www.teledec.fr/differences-is-bic-bnc

⁽¹⁾ IS (Impôt sur les Sociétés) : c'est le régime obligatoire pour toutes les sociétés de capitaux (SARL, SA, SAS, etc.). Sur option, les EURL et les SCI peuvent choisir ce régime.
IR (Impôt sur le revenu) : c'est le régime des entreprises individuelles, des professions libérales, des SCI dites “transparentes”, et de certaines exploitations agricoles.

⁽²⁾ BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) : le régime lié aux activités commerciales des sociétés.

⁽³⁾ BNC (Bénéfices Non Commerciaux) : le régime des activité libérales sous forme individuelle.

⁽⁴⁾ BA (Bénéfices Agricoles) : le régime des activités agricoles.

Les caractères utilisés appartiennent à l'un des jeux de caractères ASCII, norme ISO 8859-15 ou jeu de caractères unicode, norme ISO/ CEI 10646, de type UTF-8 [A47 A-1]

Toute information présente dans la comptabilité doit être transférée [RF 416]

Sur le format des dates, le paragraphe XII.4° de l’ article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales précise que « Les dates sont exprimées au format AAAAMMJJ sans séparateur ». [20150527FAQ]

Sur l’absence de dates, la mention « à blanc si non utilisé » est précisée lorsque le champ peut ne pas être renseigné. Au cas présent, le seul champ date disposant de cette mention est la date de lettrage. En conséquence, ce champ comporte soit des valeurs correspondant à des dates, soit aucune valeur. [20150527FAQ]

Les zones alphanumériques sont cadrées à gauche et complétées à droite par des espaces pour les zones de longueur fixe [A47 A-1]

Les valeurs numériques sont exprimées en mode caractère et en base décimale, cadrées à droite et complétées à gauche par des zéros pour les zones de longueur fixe. La virgule sépare la fraction entière de la partie décimale. Aucun séparateur de millier n'est accepté. Les valeurs numériques peuvent être signées. Le signe est indiqué soit par le premier caractère à partir de la gauche, soit par le dernier caractère figurant à droite de la partie décimale [A47 A-1]

Les noms des colonnes doivent rester [20150527FAQ]

L’article A. 47 A-1 du LPF prévoit l’utilisation du séparateur pipe « | ». Ce séparateur est parfaitement géré par le système ALTO 2. [20150527FAQ]

• Génère un fichier FEC à plat avec séparateur « | »
• Il génèrera aussi des fichiers annexes (en cours) :
  • Explication du FEC pour LoGeAs (ce document, consultable en ligne)
  • Liste des choix faits et erreurs rencontrées
  • Liste des devises
  • Listes des codes des modes de paiement
  • Liste des codes des journaux
  • Liste des comptes

A compter de la version Web 9250 (version 9.2.5), la génération du fec crée un fichier signé qui est directement envoyé à l'utilisateur par mail. Vous trouverez les informations concernant la signature utilisé par Logeas sur la page suivante

NB : Aucun test ne semble opposable à l'administration qui reste seul juge de la conformité …

Afin d’accompagner les entreprises dans le cadre de ce nouveau dispositif, la DGFIP met à leur disposition un logiciel, disponible en téléchargement libre, leur permettant de contrôler le respect des normes édictées. L’utilisation de cet outil, dénommé « Test Compta Demat », est simple, sécurisée et confidentielle. Il fonctionne sur les ordinateurs équipés de Windows XP ou d’une version ultérieure. « Test compta Demat » vérifie la validité de la structure du fichier de l’entreprise et lui précise notamment les points d’anomalies détectées. L’entreprise est alors en mesure de mettre aux normes son fichier des écritures comptables en vue d’un éventuel contrôle. Les modalités d’installation et d’utilisation de « Test compta Demat » sont décrites dans la notice ci-dessous :

• Téléchargement du logiciel “Test Compta Démat” : http://www.economie.gouv.fr/dgfip/outil-test-des-fichiers-des-ecritures-comptables-fec

TEST : Le logiciel semble assez succinct quant aux tests réalisés ….

Infocert propose un test plus avancé de l'export d'un fichier FEC, avec émission d'un rapport. Celui-ci est payant, sous forme d'un abonnement. Logeas Informatique a pris un abonnement et vous propose donc de faire tester l'export de votre comptabilité si vous le souhaitez (contactez l'assistance).

Plusieurs tests ont été réalisés avec succès, sur les deux plates-formes. Chaque fois que connus, les sous-tests sont aussi implémentés dans LoGeAs.

Il est important de bien noter que cela ne présage en rien de la validité de votre export et encore moins de la validité de votre comptabilité, juste de la conformité à l’interprétation de quelques règles de la norme