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doc:menu:base:synchronisation

Menu "Base\Synchroniser"

Le principe

Depuis la version 2 de LoGeAs, il est possible de créer des bases synchronisées à partir d’une base « maître ».

Prenons un exemple : Dans l’association « Les Arbres de notre Enfance », deux personnes travaillent avec le fichier : le trésorier (reconnue d’utilité publique, l’association émet des reçus fiscaux) et le secrétaire qui gère normalement le fichier. Jusqu’à maintenant, chacun gérait un fichier, ce qui ne manquait pas de poser des problèmes. Avec la synchronisation, ces deux personnes vont avoir leur propre base sur leur propre ordinateur, y faire des modifications et les mettre à jour réciproquement.

La mise en place

La création d’une base synchronisée se fait toujours à partir de la base comportant la comptabilité de l’association. Par la suite, nous appellerons cette base la « base locale ». Pour créer une base synchronisée (ou « distante »), on utilise le menu “Base\Synchronisation”. Au premier lancement, on obtient l'écran ci-dessous.

ima26.jpg
Sélectionner “Créer une nouvelle base synchronisée” puis cliquer sur “suivant” Dans l'écran suivant saisir le nom à donner à la base distante, puis cliquer sur “suivant”. Saisir deux fois le mot de passe que vous souhaitez mettre en protection. Attention, il est différent des mots de passe de la base (ceux qui servent à l'ouvrir), qui eux seront les mêmes que dans la base locale. Deux options sont possibles pour faire parvenir le fichier à son destinataire :

  1. envoyer la sauvegarde de la base distante par mail. Pour cela cocher “Envoyer la base par email”, remplir les différentes zones demandées puis cliquer sur “suivant”
  2. enregistrer la sauvegarde sur un support physique à remettre directement. Dans les deux cas le destinataire peut restaurer la base simplement en cliquant sur le fichier de sauvegarde. Deux conditions sont cependant nécessaires : la version de LoGeAs doit être la même (ou plus récente) sur le poste distant et LoGeAs doit être fermé. LoGeas procède alors aux opérations demandées et vous pouvez le fermer. Une fois la base restaurée sur le poste distant, vous pouvez travailler sur les deux postes de façon “normale”. La seule limite reste la suppression de fiches qui doit être faite sur les deux bases pour être effective après une synchronisation (mieux vaut donc archiver les fiches plutôt que les effacer)

Procéder à une synchronisation

Après avoir mis en place une base distante synchronisée, il convient de temps en temps de la “synchroniser” avec la base comptable. La fréquence idéale est difficile à définir, elle dépend du nombre de modifications faites des deux côtés. Attendre trop peut engendrer beaucoup de travail lors de la synchronisation.

Phase d'initialisation

Pour réaliser cette synchronisation il faut :

  1. Sur la base distante aller dans le menu “Base\synchronisation” puis choisir l'option “Envoyer un fichier de synchronisation”, comme nous expliqué lors de la création de cette base. Il est possible de passer par un support physique ou directement par mail. On envoie ainsi un fichier au détenteur de la base local (base comptable généralement) à partir de laquelle aura lieu la synchronisation (attention ne pas passer par une simple sauvegarde, car alors le logiciel ne saura pas que vous êtes en cours de synchronisation)
  2. Sur la base locale aller dans le menu “Base\synchronisation” puis choisir l'option “Procéder à une synchronisation”. Cette option permet de réaliser une synchronisation entre la base actuelle et une autre base. Il vous sera demandé dans un premier temps de sélectionner la seconde base à utiliser pour la synchronisation. Si elle n'est pas disponible, il vous est possible de restaurer le fichier de synchronisation

ima27.jpg

Phase de synchronisation : généralités

L'écran suivant affiche l'ensemble des fiches personnes et familles des deux bases. Il permet de les manipuler pour déplacer des personnes d'une famille à l'autre ou de fusionner des personnes ou des familles. L’arborescence de gauche affiche les familles et les personnes précédées d'un pictogramme et d'une case à cocher. Le pictogramme visualise l'état de synchronisation de la fiche, elle peut être nouvelle plus.jpg
, à contrôler interrogation.jpg
ou validée cocheverte.jpg
. Le pictogramme de contrôle interrogation.jpg
peut aussi apparaître par dessus les 2 autres pour indiquer qu'une ou plusieurs fiches « enfants » sont à contrôler.

ima28.jpg
La case à cocher sert à sélectionner les fiches afin de les fusionner ou de les déplacer. Pour fusionner, il convient de ne sélectionner que des fiches de même type, c'est-à-dire uniquement des familles ou uniquement des personnes. Pour déplacer des fiches, il faut sélectionner au moins une famille et une ou plusieurs personnes. La provenance des fiches est visualisée par une couleur, la base principale a la couleur rouge et la base distante a la couleur verte. Lorsque vous cliquez sur une fiche, la partie de droite affiche l'ensemble des informations la composant. Dans le cas de fiches fusionnées, plusieurs valeurs peuvent apparaître dans les listes de choix. Il est alors possible de modifier chacun des champs en sélectionnant la bonne valeur. Pour marquer une fiche comme « résolue », il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton « Suivant ». Le système sélectionnera automatiquement la prochaine fiche à résoudre. Une fois l'ensemble des fiches validées, le bouton « Suivant » propose d'enregistrer les modifications et de passer à l'étape suivante. Comme pour la création d'une base synchronisée, vous avez la possibilité d'envoyer directement la sauvegarde par email ou de l’enregistrer sur votre ordinateur.

Exemple

Partons d'une base locale/comptable simple comprenant deux familles :

  • Famille Dupond, 12 rue Dupond,75000 Paris composée de Madame Murielle Dupond, la mère Monsieur Luc Dupond, le père Mademoiselle Julie Dupond, la fille
  • Famille Durand, 75 rue Durand, 78000 Versailles composée de Monsieur Nicolas Durand, le père Monsieur Paul Durand, le fils

Au début de chacun des exemples ci-dessous on considère que les deux bases (locale et distante) sont les mêmes et sont constituées des éléments ci-dessus.

Cas de la modification de valeurs sur une seule base

Modification de la base distante :

  • La fiche de la famille Dupond est modifiée : l'adresse devient 14 rue Dupond
  • La fiche de Paul Durand est modifiée : on y ajoute sa date de naissance

Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant : ima29.jpg
Toutes les fiches de personnes ont la coche verte cocheverte.jpg , c'est-à-dire que le logiciel a pu résoudre tout seul les problèmes. Ici, il a comparé les dates des fiches et celle de la dernière synchronisation (en fait ici la création de la base distante). Seules les fiches de la base distante ont été modifiées depuis, il n'y a donc pas d'ambiguïté. Dans ce cas l'utilisateur n'a rien à faire, les modifications de la base distante seront conservées dans les deux bases.

Cas de modification de valeurs dans les deux bases

Modification de la base distante :

  • La fiche de la famille Dupond est modifiée : l'adresse devient 14 rue Dupond
  • La fiche de Paul Durand est modifiée : on y ajoute sa date de naissance

Modification de la base locale :

  • La fiche de la famille Durand est modifiée : l'adresse devient 78 rue Durand

Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant : ima30.jpg
Toutes les fiches ont une coche verte cocheverte.jpg sauf Paul Durand qui a une coche interrogation.jpg, cela signifie que le logiciel a détecté une modification qu'il ne sait pas résoudre. En effet dans la base distante son adresse est le 14 rue Durand et le 18 dans la base locale. L'adresse n'est pas le seul élément modifié, puisque sa date de naissance a été ajoutée dans la base distante. Si on sélectionne Paul et qu'on regarde dans la partie droite de l'écran, on voit que le logiciel nous propose de choisir entre le 78 et le 14 rue Durand. Une fois ce choix fait, il suffit de passer à la fiche suivante (ou ici de choisir de quitter l'écran, s'agissant de la dernière fiche), pour n'avoir plus que des coches vertes.

Cas de l'ajout d'une même fiche dans les deux bases

Modification de la base distante :

  • Madame Claude Durand est ajoutée à la famille Durand

Modification de la base locale :

  • Madame Claude Durand est ajoutée à la famille Durand

Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant : ima31.jpg
On remarque les deux fiches de Claude : en rouge celle issue de la base locale, en vert celle de la base distante. Il nous faut donc les fusionner : nous allons cocher les deux cases devant les deux fiches, puis cliquer sur le bouton “fusionner” : le logiciel fusionne alors les deux fiches et nous pouvons continuer.

ima32.jpg


Dans une version ultérieure, ces deux fiches, identiques, seront fusionnées automatiquement.

Note : A tout moment il est possible d'annuler la dernière opération en utilisant les boutons “annuler” et “restaurer” situés en haut de l'écran

ima33.jpg

Cas de l'ajout d'une même fiche, avec des différences dans les deux bases

Modification de la base distante :

  • Madame Claude Durand est ajoutée à la famille Durand

Modification de la base locale :

  • Madame ClaudINE Durand est ajoutée à la famille Durand

Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant : ima35.jpg
Comme dans le cas précédent on retrouve les deux fiches que l'on fusionne, après fusion on obtient l'écran suivant : La fiche de Claudine/Claude comporte une ambiguïté qu'il convient de lever, d'ailleurs dans la partie droite le logiciel nous montre une seule zone à valider Claude ou Claudine ??? puis on peut passer à la fiche suivante par “suivant”

ima36.jpg

Cas de l'ajout d'une même famille, avec des différences dans les deux bases

Modification de la base distante :

  • Ajout de Famille MARCHAND et de Nicolas MARCHAND 22 rue St Paul 31000 Toulouse

Modification de la base locale :

  • Ajout de Madame Pauline MARCHAND et de Pauline MARCHAND 22 rue St Paul 31800 Toulouse

Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant : ima37.jpg
Sur les familles Dupond/Durand pas de modification, on voit que les deux familles MARCHAND ont été rapprochées (l'ordre d'affichage se basant sur Classer-Sous, d'où l'intérêt de sa bonne utilisation). Si on considère que les deux familles sont les mêmes il faut :

  1. Fusionner les familles en les cochant puis en fusionnant
  2. Décider si le code postal est 31000 ou 31800 et quel est le bon intitulé
  3. Il peut arriver que l'on ait ensuite à fusionner des fiches de personnes, ce qui n'est pas le cas manifestement ici. ima38.jpg

Envoyer un fichier de synchronisation

Voir le début des explications de “Phase de synchronisation”

Réintégrer le fichier de synchronisation

Voir la fin des explications de “Phase de synchronisation”

Débloquer la base

Lorsque la base est en cours de synchronisation, il n'est pas possible d'y réaliser des modifications. Il est possible au travers du menu “Base\synchroniser” puis avec l'option “débloquer la base” de la débloquer dans le cas où l'on souhaite réinitialiser le processus. Il ne sera alors plus possible de réintégrer le fichier de synchronisation.

Synopsis de l'usage des bases synchronisées

proceduresynchro.jpg

doc/menu/base/synchronisation.txt · Dernière modification: 2014/04/26 07:53 par nicolas