Pourquoi clôturer
La clôture d'un exercice ne présente pas de grande difficulté, elle se fait simplement par le menu « Base\Clôturer », les réelles difficultés résident dans les opérations à réaliser avant cette clôture.
Note : Nous vous conseillons de toujours faire une sauvegarde avant de clôturer votre base, vous pourrez ainsi la restaurer (sous un autre nom) par exemple pour faire des comparaisons.
Avant de clôturer, vous devez vous assurer d'un certain nombre de points :
Vérifiez qu le feu est vert lors de la génération
-
Éditez l'état de justification de votre rapprochement. Ceci justifiera auprès de vos réviseurs ou commissaire aux comptes la différence entre le solde comptable et le solde bancaire pour chacun de vos comptes.
Vérifiez que votre solde de caisse est juste si vous en avez une.
Si vous émettez des reçus fiscaux, il vous faut vérifier que les sommes
saisies sont cohérentes, que les adresses des destinataires sont correctes.
Vérifiez aussi que la case de regroupement des reçus fiscaux («les reçus pour la famille») est bien cochée si nécessaire.
Pensez aussi quand vous «générez» à cocher la case «les reçus fiscaux». Pour mémoire, seuls les dons inscrits en banque avant le 6éme jour ouvrable sont comptabilisés sur cet exercice. Ceci permet de clôturer l'exercice en cours le plus rapidement possible et de connaître le résultat définitif.
Suggestion : Pourquoi ne pas envoyer quelques semaines avant la fin de l'exercice une lettre aux donateurs, en leur indiquant ce qui est actuellement pris en compte et en leur rappelant jusqu'à quand ils peuvent encore donner pour cet exercice
Note C'est pour l'émission des reçus fiscaux qu'il faut clôturer la base, car vous ne devez pas pouvoir modifier les écritures y donnant droit après leur impression.
Vérifiez que les sommes affectées (dons, legs …) non utilisées sont imputées à un compte de réserve spécifique (
Voir fiche)
Si vous travaillez en comptabilité de paiement, vous devez :
Si vous avez réalisé un investissement que l'organisation a affecté sur une réserve, c'est à ce moment que vous devez passer les opérations de régularisation (
Voir fiche)
Si vous travaillez en comptabilité d'engagement, vous devez :
Passer les écritures de fin d'année notamment celles liées aux factures ou recettes à venir et aux charges et produits se chevauchant sur 2 exercices.
Passer les écritures d'amortissement si cela n'est pas déjà fait
Faire réviser vos comptes par la personne compétente que votre conseil a désignée. Alors seulement vous pouvez clôturer votre base.
Après avoir clôturé votre exercice, vous allez avoir des opérations à faire sur l'exercice que vous avez clôturé, mais aussi sur celui de l'année suivante.
Opérations sur l'exercice «N-1» :
Éditez les documents comptables qui justifient votre comptabilité : Le grand livre, qui liste compte par compte l'ensemble des opérations que vous avez réalisées durant l'exercice. La balance, qui permet de vérifier que votre comptabilité est «équilibrée» et vous donne les soldes de chaque compte, ce qui pourra vous servir pour mettre en place la balance d'ouverture du nouvel exercice (automatique sous LoGeAs, si N-1 et N sont sous LoGeAs) Le compte de résultat, véritable image de la gestion annuelle de votre organisation. Le bilan, véritable image du patrimoine de votre organisation.
Si vous émettez des reçus fiscaux, c'est le moment de les imprimer après avoir vérifié que votre adresse, l'objet et le décret vous autorisant à le faire sont toujours à jour. Ces informations sont à saisir dans le menu «Administration\Option de la base courante».
N'oubliez pas de rajouter à la liste ci-dessus un état permettant de faire la liaison entre votre grand livre (qui est anonyme) et les reçus émis, utilisez par exemple l'état «détail cerfa personne» ( la teneur de la liste ou du détail des “Cerfa personne” n'est du ressort que du Trésorier et du Président, donc n'est pas à divulguer aux membres de l'association, même en AG )
Si votre union en possède, éditer les «récaptitulatifs» Avertissement Ils ne sont pas dans les états, mais accessibles par le menu «\Exporter\Etats …». Pensez que souvent vous avez des informations à y compléter à la main.
Faire une bonne vraie sauvegarde. Nous vous conseillons d'y joindre le cd-rom de la version du logiciel qui a permis de faire la comptabilité et la dernière mise à jour correspondante. Une bonne sauvegarde est une sauvegarde qui est sur un support stable dans le temps (aujourd'hui cd-rom) et dont on a vérifié que l'on pouvait la relire. Avertissement Un contrôle peut vous demander de refaire marcher le logiciel. Pour mémoire, nous vous proposons de réaliser cette sauvegarde sur cd-rom (nous contacter).
Opérations sur l'exercice «N» :
En fin d'année il est recommandé de faire une sauvegarde (non clôturée et clôturée) de l’année écoulée et une version du logiciel utilisée cette année-là et de les mettre en lieu sûr. A noter que Logeas Informatique propose de faire un Cd-Rom.
En ce qui concerne les documents à imprimer, éditer les documents comptables qui justifient votre comptabilité :
Le grand livre, qui liste compte par compte l'ensemble des opérations que vous avez réalisées durant l'exercice.
La balance, qui permet de vérifier que votre comptabilité est «équilibrée» et vous donne les soldes de chaque compte, ce qui pourra vous servir pour mettre en place la balance d'ouverture du nouvel exercice (automatique sous LoGeAs, si N-1 et N sont sous LoGeAs)
Le compte de résultat, véritable image de la gestion annuelle de votre organisation.
Le bilan, véritable image du patrimoine de votre organisation.
Si vous émettez des reçus fiscaux, c'est le moment de les imprimer après avoir vérifié que votre adresse, l'objet et le décret vous autorisant à le faire sont toujours à jour. Ces informations sont à saisir dans le menu «Administration\Option de la base courante». N'oubliez pas de rajouter à la liste ci-dessus un état permettant de faire la liaison entre votre grand livre (qui est anonyme) et les reçus émis, utilisez par exemple l'état «chronologie des dons» ( la teneur de la liste ou du détail des “Cerfa personnes” n'est du ressort que du Trésorier et du Président, donc n'est pas à divulguer aux membres de l'association, même en AG )