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doc:premierpas:differentmodeorganisation

Différents modes d'organisation avec LoGeAs

L'objet de ce document est de présenter les différentes façons d'utiliser LoGeAs en fonction du contexte, des habitudes, des besoins …

Gestion d'un fichier de personnes

ordinateurfamille.jpgLicence nécessaire: 1 licence fichier
Objectif : Permettre la gestion de la comptabilité de l'organisme
Cas de figure :
* gestion de la comptabilité d'une entreprise
* gestion de la comptabilité d'une association n'émettant pas de reçu fiscal
*…

Gestion d'une comptabilité

ordinateurfamille.jpgLicence nécessaire: 1 licence complète
Objectif : Permettre la gestion d'un fichier de personnes et de leur famille/organisation
Cas de figure :
* gestion du fichier des membres d'une association
* gestion d'un annuaire d'entreprise
* gestion d'un annuaire personnel
*…

Gestion d'une comptabilité et du fichier sur un même poste

ordinateurmixte.jpgLicence nécessaire: 1 licence complète
Objectif : Permettre la gestion de la comptabilité de l'organisme et du fichier de ses membres ou de ces clients sur un même poste.
Cas de figure :
* gestion de la comptabilité d'une entreprise, avec le fichier clients, fournisseurs …
* gestion de la comptabilité d'une association émettant des reçus fiscaux
*…

Comptabilité avec bases de saisie déportées

Licences nécessaires: Une licence complète pour le central et autant de licences de saisie que de postes à pourvoir Objectif : Ce mode de fonctionnement est une alternative à la gestion par les secteurs lorsque les postes déportés ne réalisent pas une comptabilité complète mais font de la saisie comptable « au kilomètre ». Le fichier des bases de saisie est non modifiable. Cas de figure :

  • gestion de la comptabilité d'une entreprise multi-centres de profit,…
  • gestion d'associations éclatées
  • ….

Mode opératoire : mise en place

Phase 1au départ on crée la base comptable normalement sur le poste « maître », on y intègre le fichier de l'organisation.basesaisiephase1.jpg
Phase 2on crée les bases “Saisie” par le menu “Base\exporter\vers base saisie” et on l'envoie sur le poste possédant la licence « saisie »basesaisiephase2.jpg
Phase 3restauration de la base ainsi créée sur le poste « esclave »basesaisiephase3.jpg

Mode opératoire : en cours d'exercice

Phase 1Sur la base « saisie » on exporte les saisies faites par le menu « Base\exporter les saisies vers la base générale »basesaisiephase4.jpg
Phase 2On crée la base “Centrale” par le menu “Base\importer\depuis une base saisie” et on importe le fichier d'export.
Puis on vérifie les saisies importées, celles-ci étant marquées « à vérifier »
basesaisiephase5.jpg

Gestion de la comptabilité et du fichier sur un poste et visualisation du fichier sans modification sur un second poste

ordinateurmixte.jpgordinateurfamilleconsult.jpg
Poste comptablePoste fichier en consultation seule

Licences nécessaires: 1 licence complète et 1 licence consultation Objectif : Permettre la gestion de la comptabilité de l'organisme et du fichier associé sur un poste dit « maître » et du fichier sur un autre poste (ou plusieurs), sans la possibilité de synchroniser le fichier entre les deux. Cas de figure :

  • gestion de la comptabilité d'une entreprise, avec le fichier clients, fournisseurs …

Mode opératoire : mise en place

Phase 1au départ on crée la base comptable normalement sur le poste « maître », on y intègre le fichier de l'organisation.baseconsultphase1.jpg
Phase 2on sauvegarde la base normalement et on l'envoie sur le poste possédant la licence « consultation »baseconsultphase2.jpg
Phase 3restauration de la base ainsi créée sur le poste « esclave »baseconsultphase3.jpg

Mode opératoire : Fonctionnement courant

Phase 1quand on souhaite mettre à jour le poste distant, on réalise une sauvegarde de la base « maître » que l'on envoie au poste distant.baseconsultphase4.jpg
Phase 2Il suffit sur celui-ci de la ré-installer en écrasant l'ancienne base.
restauration de la base ainsi créée sur le poste « esclave »
baseconsultphase5.jpg

Gestion de la comptabilité et du fichier sur deux postes différents (avec modification du fichier sur les deux postes) : « Mode Synchronisation »

ordinateurmixte.jpgordinateurfamille.jpg
Poste comptable dit « maître »Poste fichier dit « esclave »

Licences nécessaires: 1 licence complète et 1 licence fichier Objectif : Permettre la gestion de la comptabilité de l'organisme et du fichier associé sur un poste dit « Maître » et du fichier sur un autre poste dit « Esclave », en maintenant la possibilité de synchroniser le fichier entre les deux. Cas de figure :

  • gestion de la comptabilité d'une entreprise, avec le fichier clients, fournisseurs …
  • gestion de la comptabilité d'une association émettant des reçus fiscaux

Remarque : il est possible, même si cela complique, d'avoir plus d'une base « esclave »

Mode opératoire : mise en place

Phase 1au départ on crée la base comptable normalement sur le poste « maître », on y intègre le fichier de l'organisation.basesynchrophase1.jpg
Phase 2à partir de la base « maître » créée, on prépare la base « esclave » que l'on installe sur le poste distant (celui-ci ne comprendra que le fichier).basesynchrophase2.jpg
Phase 3restauration de la base ainsi créée sur le poste « esclave »basesynchrophase3.jpg

Mode opératoire : synchronisation

Phase 1on réalise une « disquette de synchronisation » sur le poste « esclave ». Il s'agit d'un fichier qui doit être rapatrié sur le poste « maître » sur une clef USB, par Internet …basesynchrophase4.jpg
Durant l'opération de synchronisation, il n'est pas possible de modifier la base « esclave », on peut néanmoins l'ouvrir en mode « consultation seule ».
Phase 2sur le poste « maître » on importe la disquette de synchronisation par le menu « Base\importer\une disquette de synchronisation », puis on réalise la synchronisation des fichesbasesynchrophase5.jpg
Phase 3à la fin de cette étape, LoGeAs met à jour la disquette de synchronisationbasesynchrophase6.jpg
Phase 4il faut alors rapatrier celle-ci sur le poste fichierbasesynchrophase7.jpg

Que fait le logiciel lors de la synchronisation ?


Fiche à la dernière synchronisation

Les deux fiches sont restées identiques : LoGeAs ne fait rienbasesynchrophase8.jpg
La fiche a été modifiée sur un seul poste : LoGeAs prend en compte la modificationbasesynchrophase9.jpg
La fiche a été modifiée sur les deux postes : LoGeAs demande quelle fiche doit être prise en comptebasesynchrophase11.jpg
doc/premierpas/differentmodeorganisation.txt · Dernière modification: 2014/04/29 18:08 par nicolas