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doc:fonction:gestiondesgrilles

Gestion des grilles dans LoGeAs

On appel grille la partie haute de la plupart des écrans, qui permettent de lister les éléments d'une liste

Paramétrage des colonnes affichées

LoGeAs est pourvu d'un système avancé de gestion des grilles d'affichage (listing des bases de données). Cette option vous permet de choisir les colonnes à afficher, leur ordre, leur taille…

Pour utiliser cette fonction, cliquez sur la grille concernée avec le bouton droit de la souris et sélectionnez le menu “Paramétrer l'affichage”. Un écran similaire à celui-ci s'ouvre :

L'écran vous permet de choisir les colonnes à afficher. Il est aussi possible de :

  • modifier la taille des colonnes
  • intervertir l'ordre des colonnes
  • trier sur une colonne (en cliquant sur son entête)
  • trier sur plusieurs colonnes (Idem en maintenant la touche CTRL)

Trier les enregistrements

Le tri est on ne peut plus simple : il suffit de cliquer sur l’en-tête de la colonne qui contient votre clé de tri.
Note : Les tris sont croissants ou descendants (par un click successif sur le titre de la colonne)

Filtrer les enregistrements

“Filtrer les enregistrements” vous permet de spécifier les enregistrements de la table à utiliser. Nous vous proposons ici de décrire le fonctionnement de cet écran, qu’il soit situé dans la partie haute des grilles (pour l’ouvrir/fermer cliquer sur l’îcône 137.jpg)ou lancé à l’édition d’un état.

131.jpg
Les fonctions présentées ci-dessous peuvent être utilisées conjointement.

Le filtrage s’effectue en indiquant au logiciel des conditions qui sélectionnent un enregistrement. Les conditions peuvent être indiquées sur tous les champs des tables concernées, qu’ils soient créés par LoGeAs ou ajoutés par l’utilisateur.

Les conditions possibles dépendent du type du champ.

Note : Les champs numéro, famille … sont dans LoGeAs de type « chaîne de caractères » Pour savoir le type d’un champ, Gestion des champs « Personne » et « Famille » ou Structure des tables

Il est possible d’enregistrer un filtrage, grâce à l'ergot “Filtres enregistrés” et au bouton “Enregistrer”. Les filtrages disponibles sont alors accessibles au même endroit.

Filtrage des champs de type « Chaîne de caractères »

Les champs de type « chaîne de caractères » sont utilisés pour de nombreux usages dans LoGeAs. Il s’agit de suites de caractères alphanumériques de longueur variable.

Les filtrages possibles sont :

Commence par Associé avec quelques lettres dans la zone « comparé avec », il permet de n’afficher que les enregistrements dont le champ utilisé commence par les lettres tapées. Remarque : il est inutile de mettre un joker à la suite des lettres. Exemples : sur la table des familles « Classer-sous » « Commence par » « M » rendra toutes les familles dont le nom principal commence par un « M » Sur la table des recettes « Libellé » « Commence par » « cot » rendra toutes les saisies dont le libellé commence par cot, les cotisations, cotisations exceptionnelles.. « Code article » « Commence par « 7011 » sélectionnera toute les saisies portées sur le compte 7011 ou ses comptes dérivés 70110001 ou …
Est strictement égal à Associé avec un mot complet dans la zone « comparé avec », il permet de sélectionner les enregistrements ayant comme valeur ce mot. Remarques : Le filtrage est généralement insensible aux majuscules et minuscules Le filtrage est en revanche sensible au nombre de blancs qui peuvent être insérés dans le terme de comparaison. Ainsi « Du Pont » et « Du Pont » ne sont pas équivalents. Exemples : sur la table des familles « Classer-sous » « Est strictement égal à» « M » ne rendra sans doute rien !!!! sur la table des recettes « Libellé » « Est strictement égal à» « Dons » rendra toutes les saisies dont le libellé est « dons … » mais pas les anonymes … « Code article » « Est strictement égale à » « 7011 » sélectionnera toutes les saisies portées sur le compte 7011 mais pas sur les sous-comptes dérivés 70110001 ou …
Est initialisé Utilisé sans paramètre, il permet de sélectionner tous les enregistrements où ce champ n’est pas vide. Avertissement Si le champ contient des blancs, il est non vide Exemple : sur les tables famille « Email » « Est initialisé» rendra toutes les familles possédant un Email, vous pourrez alors utiliser les menus associés pour leur envoyer un mail
N’est pas initialisé Inverse du précédent Exemple : sur la table des familles « Email » « N’est pas initialisé» rendra toutes les familles ne possédant pas d’Email, vous pourrez alors utiliser les menus associés pour leur écrire en faisant des enveloppes ou des étiquettes.
Contient Recherche une sous-chaîne dans le champ Exemple : sur la table des familles «Libellé » « contient » « marchand » rendra famille René Marchand, Colette Marchand …

Filtrage des champs de type « Date » et de type « Numérique »:

Il peut s’agir de champs de type date, heure, numérique entier, à virgule, monétaire …

Tous disposent des mêmes filtrages, à savoir :

Est égal à Associé avec une valeur X dans la zone « comparé avec », il permet de sélectionner les enregistrements ayant X comme valeur.
Est inférieur à Est inférieur ou égal Associé avec une valeur X dans la zone « comparé avec », il permet de sélectionner les enregistrements ayant une valeur inférieure (strictement ou non) à X.
Est supérieur à Est supérieur ou égal Associé avec une valeur X dans la zone « comparé avec », il permet de sélectionner les enregistrements ayant une valeur supérieure (strictement ou non) à X.
Est initialisé Utilisé sans paramètre, il permet de sélectionner tous les enregistrements où ce champ n’est pas vide.
N’est pas initialisé Inverse du précédent

Filtrage des champs de type « Boolean»:

Les champs de type « boolean » sont des champs qui sont soit vrais soit faux.

Les filtrages possibles sur ce type de champ sont :

Est coché Sans valeur associée, sélectionner tous les enregistrements où la valeur est vraie (affichage coche verte132.jpg dans les grilles ou carré avec coche noire 133.jpgdans les écrans)
N’est pas coché Sans valeur associée, sélectionner tous les enregistrements où la valeur est fausse (affichage coche rouge 134.jpgdans les grilles ou carré vide 135.jpgdans les écrans)
Est initialisé Utilisé sans paramètre, il permet de sélectionner tous les enregistrements qui sont vrais ou faux.
N’est pas initialisé Inverse du précédent (affichage vide dans les grilles ou carré plein grisé 136.jpgdans les écrans)

Résultat de requête

Le “Résultat de requête” est en permanence présenté dans la grille située en dessous, c'est-à-dire que seuls les enregistrements qui répondent aux critères du filtre y sont affichés. Il est toujours possible d’en modifier l’ordre d’affichage en cliquant sur une en-tête de colonne en gras.

Les menus associés à cet écran

Dans la plupart des cas, des menus sont associés à cet écran. Ils sont disponibles par deux biais :

Click droit sur la grille : (Agit sur l’élément en sélection )
Envoyer un mail à … Crée directement le mail qui sera inséré dans votre logiciel de messagerie.
Faire une enveloppe pour .. Crée directement l’enveloppe pour votre correspondant, le modèle de lettre est à paramétrer dans le menu « Options »
Faire une étiquette pour … Idem
Exporter la table Exporte la table vers un fichier de type csv (uniquement les enregistrements en cours d’affichage).
Actions à faire : (Agit sur l’ensemble des enregistrements affichés)
Copie les adresses mail … Place dans le presse papier l’adresse mail (s’il y en a une) de tous les enregistrements affichés.
Faire des enveloppes … Crée directement l’enveloppe pour tous les enregistrements affichés, le modèle de lettre est à paramétrer dans le menu « Options ».
Faire des étiquettes .. Idem
Options Permet de paramétrer les états utilisés dans les menus « Enveloppes » et « Étiquettes ».
Exporter la table Exporte la table vers un fichier de type csv (uniquement les enregistrements en cours d’affichage).

Exemples

Réalisation d’enveloppes pour les villages d’un canton

Problème : Nous souhaitons faire parvenir un courrier pour annoncer une réunion de l’association à l’ensemble des familles du fichier habitant dans le canton de St-Gaudens. L’ensemble des villes de ce canton ont un code postal de la forme 318XX. Le courrier doit être distribué à la main est nous souhaitons donc qu’il soit trié par ville.

Solution : Nous pouvons entrer le filtre suivant :

  • Champ : « Code postal »
  • Élément de comparaison : « Commence par »
  • Comparé à : 318
  • Et nous cliquons sur l’en-tête de la colonne « Ville » ce qui a pour effet de trier la liste dans l’ordre alphabétique de villes

Réalisation d’une liste de personnes nées entre 1963 et 1965

Problème : Nous souhaitons faire une liste des personnes nées entre 1963 et 1965 pour leur proposer de participer à un groupe de travail …

Solution : Nous pouvons entrer le filtre suivant :

  • 1ère Ligne du filtre
  • Champ : « Date naissance »
  • Élément de comparaison : «Est supérieur à »
  • Comparé à : 31/12/1962
  • 2ème Ligne du filtre
  • Champ : « Date naissance »
  • Élément de comparaison : «Est inférieur à »
  • Comparé à : 01/01/1966
  • Les dates sont prises juste avant et après car les tests du filtre sont pris au sens strict.

Envoyer un courrier par mail ou à défaut par la poste

Problème : Nous souhaitons faire parvenir un document aux familles du fichier. Si celles-ci sont pourvues d’un mail nous le leur enverrons par ce moyen sinon nous voulons faire des étiquettes.

Solution : Nous pouvons entrer le filtre suivant :

  • 1ère Ligne du filtre
  • Champ : « Email »
  • Élément de comparaison : «Est initialisé »
  • Comparé à

Ceci sélectionne les familles qui ont un mail. Par un click sur le bouton « Actions à faire » nous lançons le menu « Copier les e-mails des xxx familles dans le presse-papier ». Nous lançons alors notre logiciel de messagerie et nous ouvrons la ligne « ci»(1) dans lequel nous copions la liste contenue dans le presse-papier (commande CTRL+V). Puis nous entrons le filtre suivant :

  • 1ère Ligne du filtre
  • Champ : « Email »
  • Élément de comparaison : «N’est pas initialisé »
  • Comparé à :

Ceci sélectionne les familles qui n’ont pas de mail. Par un click sur le bouton « Actions à faire » nous lançons le menu « Options » dans lequel nous vérifions que l’état utilisé est bien le bon format d’étiquette et est pris dans la liste de ceux contenu dans la série des états pour les familles. Par un nouveau click sur le bouton « Action à faire » nous lançons le menu « Faire des étiquettes pour les XXX familles » ce qui a pour but de lancer l’éditeur d’états que nous connaissons déjà.

N.B. Vous pouvez aussi utiliser le mailing, Cf. page


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(1) Nous vous recommandons d’utiliser cette ligne qui signifie « copie individuelle » : contrairement à la ligne « a.. » elle permet un envoi aux personnes sans que celles-ci aient la liste de toutes les personnes qui ont reçu votre courrier. Il n’est en effet pas très déontologique de divulguer ainsi son carnet d’adresses sans l’accord des intéressés. Pour accéder à cette liste qui est souvent cachée, on passe en général par la sélection d’adresses dans les autres modes. Il est bon de savoir que certains carnets d’adresses sont paramétrés pour intégrer de manière automatique toutes les personnes dont l’adresse apparaît dans votre message. N’hésitez pas à nous contacter si vous désirez plus d’informations à ce sujet.

doc/fonction/gestiondesgrilles.txt · Dernière modification: 2014/05/02 13:15 par nicolas