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doc:fonction:secteur

La gestion des secteurs

Vocabulaire

Secteur : on appelle secteur une base créée en vue de sa consolidation dans une base maître (ou regroupement). Regroupement : on entend par base de regroupement une base dans laquelle sont importées des bases de secteur.

Avertissement

Une base quelconque passe automatiquement en regroupement si on y importe un secteur. A partir du moment où une base passe en mode regroupement, il n’est pas possible de lui faire quitter ce mode.

Introduction

LoGeAs vous permet, grâce à sa gestion des secteurs, de consolider la comptabilité de plusieurs sous-structures, que nous nommerons “ secteurs ” en une structure commune, nommée “ regroupement ”.

Les principaux principes sont les suivants :

  1. Chaque secteur établit sa comptabilité de manière autonome sur un plan comptable identique.
  2. Il est possible, au niveau d’un secteur, de personnaliser le plan comptable commun (en respectant les règles générales). Ainsi un secteur qui possède deux comptes bancaires pourra scinder le compte 512 en deux comptes 512001 et 512002 et supprimer le compte 512.
  3. Il est inutile de prévoir des comptes spécifiques pour chaque secteur, car lors du regroupement, le logiciel individualisera chaque compte au niveau de la base de regroupement (par exemple le compte 512002, s’il appartient au secteur 3 deviendra de manière automatique le compte 51200203).
  4. Lorsqu’un secteur désire faire remonter sa comptabilité, il exporte sa base et l’envoie à la personne qui s’occupe de la base de regroupement. Cette opération peut se faire à tout moment et il peut par la suite continuer sa comptabilité sans restriction.
  5. Du côté de la base de regroupement, un import est réalisé, le logiciel efface alors toutes les informations (lignes de comptes, personnes, familles,…) liées à ce secteur, puis ajoute à la base de regroupement les informations nouvellement importées en les modifiant selon des règles décrites plus loin.

Règles de conversion des informations

Lors de l’importation d’un secteur dans une base de regroupement, les informations sont modifiées selon les règles suivantes :

Dans la table La valeur du champ devient
Famille Numero Numero-secteur
Note Il s’agit ici du numéro du secteur
Personne Numero Numero-secteur
Plan simplifié Numero Numerosecteur (sans séparateur)
Note Le numéro de secteur est ajouté en colonnes 9 et 10 après ajout éventuel de 0.
Plan officiel N’est pas exporté  
Plan analytique N’est pas modifié  
Recette/Dépense Numero Compte Tiers Adhérent Numero-secteur Comptesecteur (sans séparateur) Numéro- secteur
Écritures Ne sont pas exportées  

Exporter une base vers une base de regroupement

Pour exporter une base vers une base de regroupement, il convient de suivre le cheminement suivant :

  • Tester la cohérence de la base à exporter (menu “ Administration/ Test de la base courante ”) et corriger les éventuelles erreurs
  • Exporter la base (menu “ Base / Exporter /Vers une base de regroupement ”), le logiciel vous demande alors le nom du fichier d’export que vous placerez à un emplacement du disque où vous saurez le retrouver. L’extension utilisée par le logiciel est “ LSocius ” inséré automatiquement
  • Faire parvenir ce fichier à la personne qui s’occupe de votre base de regroupement.

Note : Les informations contenues dans le fichier d’export sont les informations liées aux familles et aux personnes, les lignes comptables des tables recette et dépense, ainsi que les plans comptables simplifié et analytique. Les écritures ne sont pas exportées.

Importer une base de secteur dans une base de regroupement

Il est en théorie possible d’importer une base de secteur dans n’importe quelle base existante. Il est néanmoins préférable de le faire dans une base vide, ou une base n’ayant servi qu’à importer des secteurs.

Pour importer une base de secteur, les étapes sont :

  • Importer le fichier du secteur à l’aide du menu “ Base / Importer / Depuis une base secteur ”. Le logiciel réalise alors l’effacement de toutes les informations liées à ce secteur, puis importe les informations du fichier (fichier *.LoGeAsSec).
  • La base est alors utilisable, notamment pour regénérer des écritures qui ne sont pas mises à jour par l’importation.
  • Nous vous recommandons d’effectuer un test de base pour détecter d’éventuelles incohérences (menu “ Administration / Test de la base courante ”)

Note : Dans une base de regroupement (une base passe en regroupement de manière définitive dès que l’import d’un secteur a été réalisé) il n’est pas possible de modifier ni d’ajouter des familles, des personnes ou des écritures. Si vous désirez passer des écritures complémentaires, vous devez créer une base de secteur spécifique (nous vous recommandons d’utiliser la base de secteur N°0).

Il est possible d’éditer des états sur des écritures liées à un seul secteur, en utilisant la sélection dans le menu de génération des états.

Depuis la version 4, il est possible d’importer plusieurs secteurs à la fois. Cette manipulation peut être longue.

doc/fonction/secteur.txt · Dernière modification: 2014/04/24 06:23 par nicolas