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doc:menu:ecran:mailing

Menu "Écran\Mailing"

Généralités

Jusqu'à la version 7, LoGeAs permettait de faire des envois par mail en utilisant la messagerie du poste si celle-ci était installée. Cela posait de nombreux soucis de compatibilité et engendrait des problèmes. L'objet de cette nouvelle fonctionnalité est de permettre:

  • un envoi facile de mailing, par mail mais aussi par le biais d'un envoi papier.
  • de ne pas utiliser la messagerie de l'utilisateur pour simplifier la démarche
  • de garder un historique des envois

Pré-requis

Cette fonction utilise les serveurs de LoGeAs, nous nous réservons donc le droit de l'inhiber pour des utilisateurs :

  • qui ne respecteraient pas la déontologie et/ou la loi en vigueur pour les mailings
  • qui auraient interrompu leur contrat annuel d'assistance/évolution

Déontologie

Dans un mailing, il est incorrect, voire interdit, de dissimuler l’identité de l’expéditeur, de mentionner un sujet sans rapport avec le contenu et d'envoyer vers l'adresse d'une personne n’ayant pas donné son consentement préalable. Il est important d’intégrer dans son message la possibilité de ne plus recevoir ce mail, ceci au travers d'un lien ou d'une simple phrase. Enfin il est important de ne pas communiquer l'ensemble de votre fichier à l'ensemble de vos contacts en utilisant la fonction “copie cachée” de votre messagerie, ce qui est fait automatiquement par LoGeAs.

Mettre en place un mailing

Menu "Écran\Mailing"

Généralités

Jusqu'à la version 7, LoGeAs permettait de faire des envois par mail en utilisant la messagerie du poste si celle-ci était installée. Cela posait de nombreux soucis de compatibilité et engendrait des problèmes. L'objet de cette nouvelle fonctionnalité est de permettre:

  • un envoi facile de mailing, par mail mais aussi par le biais d'un envoi papier.
  • de ne pas utiliser la messagerie de l'utilisateur pour simplifier la démarche
  • de garder un historique des envois

Pré-requis

Cette fonction utilise les serveurs de LoGeAs, nous nous réservons donc le droit de l'inhiber pour des utilisateurs :

  • qui ne respecteraient pas la déontologie et/ou la loi en vigueur pour les mailings
  • qui auraient interrompu leur contrat annuel d'assistance/évolution

Déontologie

Dans un mailing, il est incorrect, voire interdit, de dissimuler l’identité de l’expéditeur, de mentionner un sujet sans rapport avec le contenu et d'envoyer vers l'adresse d'une personne n’ayant pas donné son consentement préalable. Il est important d’intégrer dans son message la possibilité de ne plus recevoir ce mail, ceci au travers d'un lien ou d'une simple phrase. Enfin il est important de ne pas communiquer l'ensemble de votre fichier à l'ensemble de vos contacts en utilisant la fonction “copie cachée” de votre messagerie, ce qui est fait automatiquement par LoGeAs.

Mettre en place un mailing

1ère étape : Créer le mailing

Dans LoGeAs une nouvelle icône ima01.jpg apparaît sur la partie gauche de l'écran dans la section “fichier”. Cet écran comprend l'ensemble de la gestion de la fonction mailing.

ima02.jpg
Comme dans les autres écrans de LoGeAs, on retrouve dans la partie haute la liste des mailings déjà effectués ou en cours. La gestion est similaire à celle des autres écrans. Ainsi pour créer un mailing, nous allons utiliser le bouton “Nouveau”. Un écran s'ouvre qui propose différentes possibilités :

ima03.jpg

Où seront sélectionnées les adresses ? Sera-t-il possible de personnaliser le texte avec des informations ?
“Mailing sur des fiches de personnes” Uniquement dans l'écran de gestion des personnesOui si l'option est cochée. Vous aurez accès aux informations générales et personnalisées des fiches des personnes et à celles de la famille/organisation correspondante
“Mailing sur des fiches de personnes et de familles” Dans l'écran de gestion des personnes et des famillesOui si l'option est cochée. Vous aurez accès aux informations générales et personnalisées des fiches des familles/organisations correspondantes (et pas à celles de la personne)
“Mailing avec des adresses de mon fichier et d'autres” Dans l'écran de gestion des personnes et des familles et il sera possible d'ajouter d'autres adresses mails Non, pas de personnalisation possible dans ce mode

Nous devons ensuite remplir :

  • Sujet” : c'est le texte qui sera utilisé comme ligne de sujet/titre dans le mail (ce texte est obligatoire)
  • Expéditeur” : l'adresse de l'expéditeur est obligatoire, elle sert d'adresse de réponse pour vos correspondants. Il est important de comprendre que le mailing est envoyé par LoGeAs, via les serveurs de Socius, mais les éventuelles réponses seront envoyées sur votre messagerie “normale”. A chaque lot d'envois une copie du mail est envoyée à cette adresse.
  • Pièce jointe” : il est possible d'ajouter des pièces jointes à votre envoi. Attention, afin de ne pas surcharger les sauvegardes de LoGeAs, celles-ci sont laissées sur votre disque dur, il vous appartient donc de vérifier qu'elles y sont toujours accessibles, et de faire les sauvegardes ad hoc.

D'autres informations, telles que la date de création, du dernier envoi … sont automatiquement gérées par le programme.

2ème étape : Saisir le texte du mailing

ima04.jpg \\Dans l'ergot “texte” de l'écran on trouve un éditeur de texte enrichi. En voici les fonctionnalités :

Nouveau sans effet
Charger Permet de charger dans l'éditeur un texte écrit dans un autre logiciel, celui-ci doit être au format texte (sans mise en forme) ou au format RTF
Sauver Permet de sauvegarder le contenu du texte dans un fichier
Imprimer Imprimer le texte
Chercher Recherche dans le texte
Couper ou CTRL + x Coupe la sélection et la place dans le presse-papier
Copier ou CTRL+c Copie la sélection et la place dans le presse-papier
Coller ou CTRL+v Colle le presse-papier à l'emplacement du curseur dans le texte
Annuler Annule la dernière opération
Annuler Annuler Annule la dernière annulation

ima05.jpg

Police Choix de la police
Taille Taille de la police
B Mise en gras
I Mise en italique
Couleur du texte Couleur du texte (fonction non encore disponible)
Couleur du fond Couleur du fond (fonction non encore disponible)
Alignement à gauche
Alignement au centre
Alignement à droite
Alignement justifié
Liste
Exposant
Indice

Limitation : il n'est pas possible d'insérer des images directement dans le message, mais elles peuvent être ajoutées en pièce jointe

3ème étape : Insérer des adresses

Pour insérer des personnes au mailing, il suffit d'aller dans les écrans des personnes/organisations ou familles correspondantes. On peut alors :

  • ajouter la personne courante en faisant un click droit sur sa ligne dans la grille de la partie haute et en utilisant le menu “ajouter XXX à un mailing”
  • ajouter l'ensemble des personnes résultant d'une sélection par un filtre par exemple, en utilisant le click droit sur la grille et le menu “les ajouter tous à un mailing”

Une fenêtre s'ouvre alors qui propose divers choix et le mailing sur lequel vous voulez travailler. Bien lire les différentes options proposées. Si le mailing que vous voulez n'apparaît pas dans les choix, c'est sans doute que vous ne l'avez pas créé avec les bonnes options. Les adresses sélectionnées sont ajoutées dans l'ergot “A envoyer” de l'écran “mailing”, il est aussi possible d'ajouter des adresses ima07.jpg ou d'en effacer dans l'ergot ima08.jpg.

ima06.jpg
Note A noter que le logiciel empêche d'insérer deux fois la même adresse dans le mailing, ceci peut être pratique si vos filtres se recouvrent par exemple.

4ème étape : Envoyer le mailing

Votre texte est prêt, vous avez ajouté les destinataires, il ne vous reste plus qu'à l'envoyer. Il vous reste deux opérations à effectuer :

Envoi par email :

Grâce à l'icône ima09.jpg vous pouvez lancer le mailing, celui-ci peut être plus ou moins long en fonction du nombre de mails à générer. LoGeAs divise votre liste en paquets de 25 destinataires si le mailing est non personnalisé, s'il l'est l'envoi est bien sûr unitaire. Des erreurs peuvent être générées durant l'émission, il convient de bien noter les messages pour pouvoir corriger et renvoyer si nécessaire. Il est possible d'envoyer plusieurs fois un mailing, seules les adresses non déjà envoyées, (celles qui sont dans la liste “A Envoyer”) le recevront.

Note : A noter que pour qu'un mail soit émis par cette fonction, il faut que “Envoyé” soit faux et qu'il existe une adresse mail.

Envoi par courrier

Grâce à l'icône ima10.jpg vous pouvez générer des lettres papier correspondant au mail envoyé

2ème étape : Saisir le texte du mailing

ima04.jpg \\Dans l'ergot “texte” de l'écran on trouve un éditeur de texte enrichi. En voici les fonctionnalités :

Nouveau sans effet
Charger Permet de charger dans l'éditeur un texte écrit dans un autre logiciel, celui-ci doit être au format texte (sans mise en forme) ou au format RTF
Sauver Permet de sauvegarder le contenu du texte dans un fichier
Imprimer Imprimer le texte
Chercher Recherche dans le texte
Couper ou CTRL + x Coupe la sélection et la place dans le presse-papier
Copier ou CTRL+c Copie la sélection et la place dans le presse-papier
Coller ou CTRL+v Colle le presse-papier à l'emplacement du curseur dans le texte
Annuler Annule la dernière opération
Annuler Annuler Annule la dernière annulation

ima05.jpg

Police Choix de la police
Taille Taille de la police
B Mise en gras
I Mise en italique
Couleur du texte Couleur du texte (fonction non encore disponible)
Couleur du fond Couleur du fond (fonction non encore disponible)
Alignement à gauche
Alignement au centre
Alignement à droite
Alignement justifié
Liste
Exposant
Indice

Limitation : il n'est pas possible d'insérer des images directement dans le message, mais elles peuvent être ajoutées en pièce jointe

3ème étape : Insérer des adresses

Pour insérer des personnes au mailing, il suffit d'aller dans les écrans des personnes/organisations ou familles correspondantes. On peut alors :

  • ajouter la personne courante en faisant un click droit sur sa ligne dans la grille de la partie haute et en utilisant le menu “ajouter XXX à un mailing”
  • ajouter l'ensemble des personnes résultant d'une sélection par un filtre par exemple, en utilisant le click droit sur la grille et le menu “les ajouter tous à un mailing”

Une fenêtre s'ouvre alors qui propose divers choix et le mailing sur lequel vous voulez travailler. Bien lire les différentes options proposées. Si le mailing que vous voulez n'apparaît pas dans les choix, c'est sans doute que vous ne l'avez pas créé avec les bonnes options. Les adresses sélectionnées sont ajoutées dans l'ergot “A envoyer” de l'écran “mailing”, il est aussi possible d'ajouter des adresses images_5cima07.jpg ou d'en effacer dans l'ergot images_5cima08.jpg.

ima06.jpg
Note A noter que le logiciel empêche d'insérer deux fois la même adresse dans le mailing, ceci peut être pratique si vos filtres se recouvrent par exemple.

4ème étape : Envoyer le mailing

Votre texte est prêt, vous avez ajouté les destinataires, il ne vous reste plus qu'à l'envoyer. Il vous reste deux opérations à effectuer :

Envoi par email :

Grâce à l'icône ima09.jpg vous pouvez lancer le mailing, celui-ci peut être plus ou moins long en fonction du nombre de mails à générer. LoGeAs divise votre liste en paquets de 25 destinataires si le mailing est non personnalisé, s'il l'est l'envoi est bien sûr unitaire. Des erreurs peuvent être générées durant l'émission, il convient de bien noter les messages pour pouvoir corriger et renvoyer si nécessaire. Il est possible d'envoyer plusieurs fois un mailing, seules les adresses non déjà envoyées, (celles qui sont dans la liste “A Envoyer”) le recevront.

Note : A noter que pour qu'un mail soit émis par cette fonction, il faut que “Envoyé” soit faux et qu'il existe une adresse mail.

Envoi par courrier

Grâce à l'icône ima10.jpg vous pouvez générer des lettres papier correspondant au mail envoyé

doc/menu/ecran/mailing.txt · Dernière modification: 2014/05/02 14:06 par nicolas