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doc:menu:ecran:personne

Gestion des personnes

Les informations

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Les informations liées à une personne sont stockées dans une table appelée « Personne ». On y trouve les informations suivantes :

Numéro : il s’agit du numéro d’ordre de la personne. Celui-ci doit être unique, sa gestion est assurée par LoGeAs, il ne doit pas être modifié.
Titre : on entend par là « madame », « monsieur »… Une liste est proposée, qui peut être modifiée. Il est aussi possible de taper un texte personnalisé.
Nom : nom
Prénom : prénom
Famille : n° de la famille qui contient l’individu. Toute personne doit faire partie d’une famille !
Lien famille : permet d'indiquer la parenté de la personne dans la famille
Adresse : divisée en plusieurs champs, elle constitue l’adresse commune aux membres de la famille.
Utiliser coordonnées famille : cette case à cocher indique au logiciel si l’adresse de l’individu doit être reprise sur la famille ou si elle est différente. Si cette case est cochée après avoir saisi une première fois l’adresse, il faudra la modifier à partir de l’écran “Famille”.
Membre : indique si la personne est membre ou non de l’association.
Date de naissance :
Profession :
Nationalité :
Caractéristiques : Tél perso, Fax perso, Tel prof, Fax prof , Tél Portable, E-mail
Cotisation utilisé lors de la gestion de reçus fiscaux pour cumuler les cotisations. Cette information n’est accessible que si vous avez accès à la comptabilité. Voir aussi « Gestion des mots de passe »
Secteur : utilisé en interne, ce champ sert lors de la création de plusieurs secteurs avec regroupement.
Mémo : cette zone vous permet de saisir du texte au kilomètre pour noter des informations complémentaires sur la famille.
Par exemple : Comment se rendre chez.., Lien de parenté, Dates de visites...
Date de création : date de création de la fiche, gérée automatiquement
Date de modification : le logiciel inscrit la date de la dernière modification automatiquement
A supprimer : permet de mémoriser qu'une famille doit être supprimée par exemple lors du changement d'année. Avertissement Le logiciel ne supprime pas tout seul cette famille.

Si vous avez importé une personne n’appartenant à aucune famille, appuyez sur le bouton situé en fin de ligne pour forcer LoGeAs à la créer. ou ici Pour plus d’informations sur la structure de la table, reportez-vous à l'état “Information\Structures des tables” ou ici

D’autres champs peuvent être disponibles suivant le type de base dans la fenêtre « Informations spécifiques ». Vous pouvez aussi ajouter vos propres champs grâce à la gestion des champs personnalisés.

L’écran personne

La partie supérieure

L’écran reprend le principe général de la gestion de LoGeAs : dans la partie supérieure, on retrouve la liste des personnes connues par le logiciel. Il est possible de paramétrer l’affichage de la grille en utilisant le menu contextuel. Il est possible de « filtrer » les personnes à l’aide de l’utilitaire de filtrage. Un click sur une liste fait apparaître le détail de la personne dans la partie inférieure.

La partie inférieure

Elle se découpe en deux séries d'onglets :

Informations légales reprend l’ensemble des informations génériques
Groupe permet la gestion des groupes auxquels appartient la personne. Il y est notamment possible d'inscrire, désinscrire ou modifier une inscription
Mémo zone de saisie libre
Acte pour la gestion des actes (voir plus loin)

et

Infos complémentaires comprend des informations complémentaires.
Infos spécifiques contient les champs personnalisés
Infos personnelles voir infos sur la famille

Création d’un membre

Pour créer un nouveau membre, utilisez le bouton « Nouveau ». Le champ se vide et vous pouvez saisir vos informations, puis les enregistrer avec le bouton « Valider ».

Note : Si votre nouveau membre fait partie d’une famille existante, sélectionnez-là dans la liste, sinon laissez la zone “famille” vide. A la validation, le logiciel vous demandera alors l’intitulé de la famille pour la créer.

Changer un membre de famille

Un petit bouton à la fin de la ligne famille 172.jpgvous permet de supprimer la liaison avec la famille. Vous pouvez alors choisir une autre famille. Si vous laissez la famille vide, LoGeAs vous proposera la création d’une famille lors de la validation.

Effacer un membre

Vous ne pouvez supprimer que les membres n’ayant pas de liaison avec la comptabilité. Vous pouvez soit les affacer, soit les archiver Pour en savoir plus sur l'archivage. Pour ce faire, utilisez le bouton « Effacer ».

Annuler une saisie en cours

Si vous avez créé un nouveau membre et que vous souhaitez annuler cette création, vous pouvez utiliser le bouton « Annuler ».

Gestion d'Actes

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Depuis la version 6, LoGeAs propose de mémoriser des actes liés à une personne. Le fonctionnement est dans le même esprit que les autres écrans. La liste des actes possibles est limitée, si vous pensez à d'autres types d'actes, contactez-nous.

Gestion des Liens

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Depuis la version 6, LoGeAs permet de mémoriser des liens entre deux personnes du fichier. Il est par exemple possible d'indiquer que Monsieur Z est le grand-père de Madame W. La gestion est simple : par “Nouveau” , il est possible d'accéder à l'écran de création

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  • dans la première ligne, choisir la personne à mettre en relation avec la personne courante
  • choisir ensuite le type de lien qui unit les deux personnes (attention au sens su lien)
  • ajouter éventuellement un commentaire, puis valider

L'ergot "Informations personnelles"

depuis la version 6, il est possible de mémoriser des informations brutes dans LoGeAs (dans une zone de texte) et d'en limiter l'accès à certains utilisateurs. Attention toutefois de rester conforme à la loi “Informatique et Libertés” (Cf. CNIL).

Pour limiter le droit d'accès à cette zone, l'administrateur de la base doit utiliser le menu “Administration\Gestion des mots de passe” et le droit “Accéder aux champs mémo “Infos spécifiques protégés dans Famille/Personne”

doc/menu/ecran/personne.txt · Dernière modification: 2014/05/02 14:32 par nicolas