Depuis la version 2 de LoGeAs, il est possible de créer des bases synchronisées à partir d’une base « maître ».
Prenons un exemple : Dans l’association « Les Arbres de notre Enfance », deux personnes travaillent avec le fichier : le trésorier (reconnue d’utilité publique, l’association émet des reçus fiscaux) et le secrétaire qui gère normalement le fichier. Jusqu’à maintenant, chacun gérait un fichier, ce qui ne manquait pas de poser des problèmes. Avec la synchronisation, ces deux personnes vont avoir leur propre base sur leur propre ordinateur, y faire des modifications et les mettre à jour réciproquement.
La création d’une base synchronisée se fait toujours à partir de la base comportant la comptabilité de l’association. Par la suite, nous appellerons cette base la « base locale ». Pour créer une base synchronisée (ou « distante »), on utilise le menu “Base\Synchronisation”. Au premier lancement, on obtient l'écran ci-dessous.
Sélectionner “Créer une nouvelle base synchronisée” puis cliquer sur “suivant” Dans l'écran suivant saisir le nom à donner à la base distante, puis cliquer sur “suivant”. Saisir deux fois le mot de passe que vous souhaitez mettre en protection. Attention, il est différent des mots de passe de la base (ceux qui servent à l'ouvrir), qui eux seront les mêmes que dans la base locale. Deux options sont possibles pour faire parvenir le fichier à son destinataire :
Après avoir mis en place une base distante synchronisée, il convient de temps en temps de la “synchroniser” avec la base comptable. La fréquence idéale est difficile à définir, elle dépend du nombre de modifications faites des deux côtés. Attendre trop peut engendrer beaucoup de travail lors de la synchronisation.
Pour réaliser cette synchronisation il faut :
L'écran suivant affiche l'ensemble des fiches personnes et familles des deux bases. Il permet de les manipuler pour déplacer des personnes d'une famille à l'autre ou de fusionner des personnes ou des familles. L’arborescence de gauche affiche les familles et les personnes précédées d'un pictogramme et d'une case à cocher. Le pictogramme visualise l'état de synchronisation de la fiche, elle peut être nouvelle
, à contrôler
ou validée
. Le pictogramme de contrôle
peut aussi apparaître par dessus les 2 autres pour indiquer qu'une ou plusieurs fiches « enfants » sont à contrôler.
La case à cocher sert à sélectionner les fiches afin de les fusionner ou de les déplacer. Pour fusionner, il convient de ne sélectionner que des fiches de même type, c'est-à-dire uniquement des familles ou uniquement des personnes. Pour déplacer des fiches, il faut sélectionner au moins une famille et une ou plusieurs personnes. La provenance des fiches est visualisée par une couleur, la base principale a la couleur rouge et la base distante a la couleur verte. Lorsque vous cliquez sur une fiche, la partie de droite affiche l'ensemble des informations la composant. Dans le cas de fiches fusionnées, plusieurs valeurs peuvent apparaître dans les listes de choix. Il est alors possible de modifier chacun des champs en sélectionnant la bonne valeur. Pour marquer une fiche comme « résolue », il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton « Suivant ». Le système sélectionnera automatiquement la prochaine fiche à résoudre. Une fois l'ensemble des fiches validées, le bouton « Suivant » propose d'enregistrer les modifications et de passer à l'étape suivante. Comme pour la création d'une base synchronisée, vous avez la possibilité d'envoyer directement la sauvegarde par email ou de l’enregistrer sur votre ordinateur.
Partons d'une base locale/comptable simple comprenant deux familles :
Au début de chacun des exemples ci-dessous on considère que les deux bases (locale et distante) sont les mêmes et sont constituées des éléments ci-dessus.
Modification de la base distante :
Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant :
Toutes les fiches de personnes ont la coche verte , c'est-à-dire que le logiciel a pu résoudre tout seul les problèmes. Ici, il a comparé les dates des fiches et celle de la dernière synchronisation (en fait ici la création de la base distante). Seules les fiches de la base distante ont été modifiées depuis, il n'y a donc pas d'ambiguïté. Dans ce cas l'utilisateur n'a rien à faire, les modifications de la base distante seront conservées dans les deux bases.
Modification de la base distante :
Modification de la base locale :
Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant :
Toutes les fiches ont une coche verte sauf Paul Durand qui a une coche
, cela signifie que le logiciel a détecté une modification qu'il ne sait pas résoudre. En effet dans la base distante son adresse est le 14 rue Durand et le 18 dans la base locale. L'adresse n'est pas le seul élément modifié, puisque sa date de naissance a été ajoutée dans la base distante. Si on sélectionne Paul et qu'on regarde dans la partie droite de l'écran, on voit que le logiciel nous propose de choisir entre le 78 et le 14 rue Durand. Une fois ce choix fait, il suffit de passer à la fiche suivante (ou ici de choisir de quitter l'écran, s'agissant de la dernière fiche), pour n'avoir plus que des coches vertes.
Modification de la base distante :
Modification de la base locale :
Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant :
On remarque les deux fiches de Claude : en rouge celle issue de la base locale, en vert celle de la base distante. Il nous faut donc les fusionner : nous allons cocher les deux cases devant les deux fiches, puis cliquer sur le bouton “fusionner” : le logiciel fusionne alors les deux fiches et nous pouvons continuer.
Dans une version ultérieure, ces deux fiches, identiques, seront fusionnées automatiquement.
Note : A tout moment il est possible d'annuler la dernière opération en utilisant les boutons “annuler” et “restaurer” situés en haut de l'écran
Modification de la base distante :
Modification de la base locale :
Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant :
Comme dans le cas précédent on retrouve les deux fiches que l'on fusionne, après fusion on obtient l'écran suivant : La fiche de Claudine/Claude comporte une ambiguïté qu'il convient de lever, d'ailleurs dans la partie droite le logiciel nous montre une seule zone à valider Claude ou Claudine ??? puis on peut passer à la fiche suivante par “suivant”
Modification de la base distante :
Modification de la base locale :
Quand on réalise la synchronisation, on obtient l'écran suivant :
Sur les familles Dupond/Durand pas de modification, on voit que les deux familles MARCHAND ont été rapprochées (l'ordre d'affichage se basant sur Classer-Sous, d'où l'intérêt de sa bonne utilisation). Si on considère que les deux familles sont les mêmes il faut :
Voir le début des explications de “Phase de synchronisation”
Voir la fin des explications de “Phase de synchronisation”
Lorsque la base est en cours de synchronisation, il n'est pas possible d'y réaliser des modifications. Il est possible au travers du menu “Base\synchroniser” puis avec l'option “débloquer la base” de la débloquer dans le cas où l'on souhaite réinitialiser le processus. Il ne sera alors plus possible de réintégrer le fichier de synchronisation.