Le registre des activités de traitement permet de recenser vos traitements de données et de disposer d’une vue d’ensemble de ce que vous faites avec les données personnelles. Le registre est prévu par l’article 30 du RGPD. Il participe à la documentation de la conformité.

Document de recensement et d’analyse, il doit refléter la réalité de vos traitements de données personnelles et vous permet d’identifier précisément :

• les parties prenantes (représentant, sous-traitants, co-responsables, etc.) qui interviennent dans le traitement des données,

les catégories de données traitées,

• à quoi servent ces données (ce que vous en faites), qui accède aux données et à qui elles sont communiquées,
• combien de temps vous les conservez,
• comment elles sont sécurisées.
• Au-delà de la réponse à l’obligation prévue par l’article 30 du RGPD, le registre est un outil de pilotage et de démonstration de votre conformité au RGPD. Il vous permet de documenter vos traitements de données et de vous poser les bonnes questions : ai-je vraiment besoin de cette donnée dans le cadre de mon traitement ? Est-il pertinent de conserver toutes les données aussi longtemps ? Les données sont-elles suffisamment protégées ? Etc.

Sa création et sa mise à jour sont ainsi l’occasion d’identifier et de hiérarchiser les risques au regard du RGPD. Cette étape essentielle vous permettra d’en déduire un plan d’action de mise en conformité de vos traitements aux règles de protection des données.

Le registre du responsable de traitement doit recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par votre organisme. En pratique, une fiche de registre doit donc être établie pour chacune de ces activités. Ce registre doit comporter le nom et les coordonnées de votre organisme ainsi que, le cas échéant, de votre représentant, si votre organisme n’est pas établi dans l’Union européenne, et de votre délégué à la protection des données si vous en disposez. En outre, pour chaque activité de traitement, la fiche de registre doit comporter au moins les éléments suivants :

• le cas échéant, le nom et les coordonnées du responsable conjoint du traitement mis en œuvre
• les finalités du traitement, l’objectif en vue duquel vous avez collecté ces données
• les catégories de personnes concernées (client, prospect, employé, etc.)
• les catégories de données personnelles (exemples : identité, situation familiale, économique ou financière, données bancaires, données de connexion, donnés de localisation, etc.)
• les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les sous-traitants auxquels vous recourez
• les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale et, dans certains cas très particuliers, les garanties prévues pour ces transferts ;
• les délais prévus pour l'effacement des différentes catégories de données, c’est-à-dire la durée de conservation, ou à défaut les critères permettant de la déterminer
• dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles que vous mettez en œuvre

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