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Cet écran a pour but de pointer et de justifier, par l'état de rapprochement, le(s) solde(s) comptable(s) de trésorerie par rapport au(x) relevé(s) bancaire(s) émis par l’établissement gestionnaire des comptes de l’organisation.

L’écran est composé en 3 parties :

• une partie supérieure (2) qui va permettre de sélectionner ce que l’on souhaite voir afficher dans la partie intermédiaire (3)
• une partie intermédiaire (3) qui reprend la sélection faite dans la partie supérieure (2). On peut visualiser le nombre de saisie présente à l'écran (3)
• une partie inférieure (4) qui va permettre de pointer ou dépointer les écritures présentes dans la grille de la partie intermédiaire (3)

Les comptes de trésorerie tenus par une organisation enregistrent les mêmes opérations que les relevés bancaires tenus par le banquier, mais en sens inverse (un retrait sur le compte bancaire équivaut en comptabilité à créditer un compte de trésorerie et inversement, en cas de versement sur le compte bancaire équivaut en comptabilité à débiter un compte de trésorerie). Il s'agit de comptabilité réciproque. Dans la pratique, les soldes comptables et bancaires sont rarement égaux car les opérations ne peuvent pas être enregistrées simultanément pour diverses raisons :

• les chèques émis par l'association ne sont comptabilisés par le banquier qu'après encaissement par le bénéficiaire
• le banquier enregistre des virements (règlements des clients par virements) au bénéfice de l'association et informe celle-ci dans un deuxième temps
• le banquier procède aux paiements de fournisseurs par prélèvement automatique sur le compte de l'association et informe celle-ci dans un deuxième temps
• des erreurs sur les sommes peuvent être commises par l'organisation ou par la banque…

Le pointage et l’établissement des états de rapprochement vont permettre de justifier les différences de soldes.

La construction d'un état de rapprochement se fait en plusieurs étapes :

1ère étape : Sélectionner dans la partie supérieure (2) de l’écran « Pointage » :

• le compte à étudier en cliquant sur la petite flèche pour afficher les comptes de trésorerie à pointer
• les écritures que vous souhaitez afficher dans la partie intermédiaire, 3 choix sont possibles :
  • 1. Afficher uniquement les écritures non pointées
  • 2. Afficher uniquement les écritures pointées
  • 3. Afficher toutes les écritures
• sélectionner « Afficher uniquement les écritures non pointées (choix 1)
• Cocher « Afficher les écritures de l’exercice N-1 » par défaut afin d’éviter les oublis de pointage et la création de saisie en double.

• Munissez-vous des relevés bancaires.

2ème étape : on pointe les soldes de départ : Solde comptable (Solde écritures pointées) = Solde bancaire (relevé de banque). En cas de différence, on recherche et on pointe les sommes qui équilibrent les soldes de départ. La différence de soldes de départ s'explique souvent par le fait que certaines sommes pointées ont été enregistrées dans le compte 512 Banque au cours de la période précédente et elles ont aussi été enregistrées en début de période de rapprochement à la banque (importance de cocher « Afficher les écritures de l’exercice N-1 »

3ème étape : on pointe les sommes identiques entre l’écran « Pointage » et le relevé bancaire en procédant par croisement.

Attention : Certains montants recherchés peuvent être ventilés sur plusieurs lignes ou avoir été saisis avec une inversion de chiffre dans ce cas la banque a toujours raison. <Code>Exemple : une remise de chèques de 5000 € peut être enregistrée par la banque comme une remise de 3000 € et de 2000 € s'il y a eu respectivement deux chèques lors de la remise. On a porté la somme de 2590 € sur le compte 512 Banque, alors que la banque a enregistré la somme de 2950 €, modifier notre comptabilité avant de pointer l’écriture.

Pour pouvoir pointer plusieurs lignes à la fois, elles doivent avoir la même date de valeur.

4éme étape : Saisir les écritures présentes sur le relevé bancaire et non dans la comptabilité de l’organisation et les régularisations si nécessaire puis pointer ses dernières.

5ème étape : Editer l’état de rapprochement en cliquant sur le bouton « Etat de rapprochement » de la partie supérieure (2) de l’écran. Sélectionner le compte à éditer, saisir le solde inscrit sur le relevé bancaire à la date choisie puis « OK » Cet état va récapituler les sommes non pointées et rapprocher les soldes de fin de période.

Note : Il est conseillé d'établir, pour chaque compte bancaire, un état de rapprochement au moins une fois par mois.