Régularisation inter-exercices

Introduction

Lors de la préparation de la clôture comptable, l'utilisateur doit se poser la question des régularisations inter-exercices. On les regroupe en 4 catégories :

PCA Produits constatés d’avance Un produit constaté d’avance est un produit qui concerne l’exercice N+1 mais qui a été enregistré en N. Ils correspondent à des recettes réalisées avant que les prestations correspondantes n'aient été faites.
CCA Charges constatées d’avance Une charge constatée d’avance est une charge qui concerne l’exercice N+1 mais qui a été enregistrée en N. Elles correspondent à l’enregistrement d’une facture d’achat de marchandises, fournitures ou prestations de service qui a été reçue avant la livraison ou l’intervention du prestataire.
CAP / FNP Charges à payer / Factures Non Parvenues Une charge à payer est une charge connue avec certitude à la clôture de l’exercice N mais la pièce comptable correspondante n’est reçue qu’en N+1. Il y a donc un décalage dans le temps entre la réception de la facture et la charge qui est déjà connue et correspond à l’année en cours de clôture. C’est le cas par exemple, de la mission d’un consultant qui ferait parvenir sa facture après la clôture après qu’il a exercé sa prestation. On parle de Factures Non Parvenues [FNP] (ou facture à recevoir) pour les comptes fournisseurs et avoirs à établir pour les clients créditeurs, pour les autres comptes on parle de Charges à payer.
PAR Produits à recevoir Un produit à recevoir est un produit connu avec certitude à la clôture de l’exercice N mais dont la pièce comptable correspondante n’a pas encore été émise ou reçue. Les comptes de produits à recevoir se signalent par la présence systématique du chiffre 8 en troisième position ainsi que du chiffre 7 en quatrième position. Les produits à recevoir sont notamment les factures non émises par l'organisation pour un de ses clients alors que celui-ci a été livré…

Pourquoi doit-on enregistrer ces données ?

Le principe d’indépendance des exercices amène les organisations en comptabilité d'engagement à régulariser leurs comptes de produits et de charges. Cela permet de connaître pour chaque exercice les produits et charges uniquement concernés par un exercice donné (et de donner une image le plus fidèle possible de l'organisation).

Comment préparer ces écritures avec LoGeAs

Introduction

Pour pouvoir calculer de manière presque transparente ces différents montants, LoGeAs propose un mécanisme simple qui consiste à saisir les opérations correspondante en multi-lignes et à utiliser les champs “début de période” et “fin de période” de l'ergot “avancée”. Dans ces champs sera saisie la période concernée par la saisie comptable. Une fois les saisies existantes en fin d'exercice, on utilise l'état “Etat de fin d'année\Régularisation inter exercice” pour faire calculer les ventilations sur les autres exercices. NB

Exemple

Imaginons une organisation soumise à la TVA, ayant à préparer la clôture de son exercice 2015 (exercice sur l'année). Dans sa comptabilité on trouve :

Saisie sur l'exercice 2015

Si on regarde l'état on obtient (voir l'état)

Pour 2016 Pour 2014
Charge/Produit TVA
PCA : Produits constatés d'avance 16.39 €
CCA : Charges constatées d'avance 11.76 €
CAP / FNP : Charges à payer / Factures Non Parvenues
PAR : Produits à recevoir

Saisie sur l'exercice 2016

Pour 2016 Pour 2014
Charge/Produit TVA
PCA : Produits constatés d'avance
CCA : Charges constatées d'avance
CAP / FNP : Charges à payer / Factures Non Parvenues 1000,00 € 200,00€
PAR : Produits à recevoir 205.88 €41.18€

Il ne reste donc plus qu'à passer les écritures comme décrites ci-dessous.

Enregistrement comptable

Produits constatés d’avance PCA

A chaque fin d’exercice, les organisations doivent enregistrer les produits constatés d’avance, sans TVA (TTC si elles ne récupèrent pas la TVA). Produits constatés d’avance au 31/12/N

CompteIntituléDébitCrédit
7xxx Produit… Total  
487 Produits constatés d’avance
Total

Le compte 487 « produits constatés d’avance » est utilisé pour enregistrer le montant des produits concernés par N+1 tels que les produits perçus ou comptabilisés avant que les prestations ou les fournitures les justifiant aient été effectuées ou fournies. A l’ouverture de l’exercice suivant, ces écritures de régularisation doivent être contrepassées. Contrepassation des produits constatés d’avance au 01/01/N+1

CompteIntituléDébitCrédit
487 Produits constatés d’avance Total  
7xxx Produit…
Total

Le compte 487 peut être subdivisé conformément à la nomenclature de la classe 7.

Charges constatées d’avance CCA

A chaque fin d’exercice, les organisations doivent enregistrer les charges constatées d’avance sans TVA (TTC si elles ne récupèrent pas la TVA). Charges constatées d’avance au 31/12/N

CompteIntituléDébitCrédit
486 Charges constatées d’avance Total  
6xxx Charges
Total

Le compte 486 « charges constatées d’avance » est utilisé pour enregistrer le montant des charges qui concernent l’exercice N+1. Comme pour les achats de biens et services dont la fourniture ou la prestation interviendra ultérieurement, autrement dit les factures dont la livraison ou la prestation n’a pas été effectuée en N. A l’ouverture de l’exercice suivant, il faut contrepasser l’écriture de régularisation. Contrepassation des charges constatées d’avance au 01/01/N+1

CompteIntituléDébitCrédit
6xxx Charges… Total  
486 Charges constatées d’avance
Total

Le compte 486 peut être subdivisé conformément à la nomenclature de la classe 6.

Charges à payer [CAP]

En chaque fin d’exercice, les organisations doivent enregistrer les charges à payer. En fonction des charges, un compte de régularisation sera crédité.

A savoir :

Les principaux comptes de charges à payer sont les suivants :

Pour les achats, les autres charges externes, charges à payer au 31/12/N, les escomptes accordés

Charges à payer au 31/12/N



Récupère TVA Ne récupère pas TVA
Compte Intitulé Débit Crédit Débit Crédit
60xxx Achat… Montant HT   Montant Total
44586 État, TVA sur factures non parvenues Montant TVA  

4x (Cf au dessus) Charges à payer   Montant Total
Montant Total

Pour les impôts et taxes

 Charges à payer au 31/12/N

CompteIntituléDébitCrédit
63xxx Impôts taxes et versements assimilés Montant
4458 État,charges à payer
Montant

Pour les charges de personnel

 Charges à payer au 31/12/N

CompteIntituléDébitCrédit
64xxx Charges de personnels Montant
428 ou 438 Personnels, charges à payer ou Organismes sociaux, charges à payer
Montant

Pour les autres charges de gestion courante

Pour les intérêts courus

Charges à payer au 31/12/N

CompteIntituléDébitCrédit
661 Charges d’intérêts  
1688 ou 5181  ou 5198 Intérêts courus sur emprunts ou Banques, intérêts courus à payer ou Intérêts courus sur concours bancaires courants       …

Pour les RRR accordés

Charges à payer au 31/12/N

CompteIntituléDébitCrédit
709 RRR accordés  
44587 État, TVA sur factures à établir  
4198 Clients créditeurs, RRR à accorder et autres avoirs à établir    …


Récupère TVA Ne récupère pas TVA
Compte Intitulé Débit Crédit Débit Crédit
709 RRR accordés Montant HT   Montant Total
44587 État, TVA sur factures à établir Montant TVA  

4198 Clients créditeurs, RRR à accorder et autres avoirs à établir   Montant Total
Montant Total

Les comptes de charges à payer s’enregistrent pour le montant des charges concernées par N mais dont le justificatif comptable n’a pas été reçu avant la fin de l’exercice.

Lorsqu’une quittance est attendue pour le mois de mars n+1 concernant les mois d’octobre, novembre et décembre N et janvier, février et mars N+1. Cette quittance est alors estimée (par exemple pour 2000€). Cette estimation doit faire l’objet d’un prorata de 3 mois sur les 6 prévus. (La régularisation se fera donc pour 2000 x 3 / 6 = 1000 €)

A l’ouverture de l’exercice suivant, les écritures de régularisation doivent être contrepassées, par le débit du compte de charge à payer et le crédit du compte de charge. Il s’agit simplement de passer les écritures à l’envers en mettant en débit ce qui a été enregistré au débit, et inversement.

Produits à recevoir [PAR]

A chaque fin d’exercice, les organisations doivent enregistrer les produits à recevoir. En fonction des produits, un compte de régularisation sera débité.

Les principaux comptes à utiliser pour enregistrer les produits à recevoir

Pour les ventes

Produits à recevoir au 31/12/N, Bon de livraison n°X

CompteIntituléDébitCrédit
4181 Clients, factures à établir  
44587 État, TVA sur factures à établir  
70xxx Vente…  


Récupère TVA Ne récupère pas TVA
Compte Intitulé Débit Crédit Débit Crédit
4181 Clients, factures à établir Montant HT  
Montant Total
44587 État, TVA sur factures à établir Montant TVA  

70xxx Vente   Montant Total
Montant Total

Pour les RRR obtenus

Produits à recevoir au 31/12/N, Avoir à recevoir sur facture n°F1002

CompteIntituléDébitCrédit
4098 Fournisseurs, RRR à obtenir  
609ou 619   ou 629 RRR obtenus sur achats ou RRR obtenus sur services extérieurs ou RRR obtenus sur autres services extérieurs     …
44586 État, TVA sur factures non parvenues  


Récupère TVA Ne récupère pas TVA
Compte Intitulé Débit Crédit Débit Crédit
4098 Fournisseurs, RRR à obtenir Montant HT  
Montant Total
44586 État, TVA sur factures non parvenues Montant TVA  

609 ou 619 RRR obtenus sur achats ou RRR obtenus sur services extérieurs ou RRR obtenus sur autres services extérieurs   Montant Total
Montant Total

Pour les autres produits de gestion courante

Autres produits à recevoir au 31/12/N

CompteIntituléDébitCrédit
4687 Divers, produits à recevoir Montant  
75xxx Autres produits de gestion courante   Montant

Les comptes de produits à recevoir s’utilisent pour enregistrer le montant des produits concernés par N mais dont le justificatif comptable n’a pas été reçu avant la fin de l’exercice. A l’ouverture de l’exercice suivant, il faut contrepasser l’écriture de régularisation. Il s’agit de passer l’écriture en sens inverse.