LoGeAs : Mutualisation et Ensembles

Article applicable uniquement aux bases de type EPUdF si ce type de fonctionnement vous intéresse dans d'autres contextes contactez-nous

Il arrive que plusieurs associations mutualisent des moyens ou du personnel. L'objet de cet article est de faire le point sur comment LoGeAs permet de résoudre ces problématiques comptables.

On parlera

• de mutualisation ou d'ensemble pour définir le groupe d'associations fonctionnant en commun.
• de pivot ou de support pour l'association qui intègre les comptes de l'ensemble dans sa comptabilité
• de partenaire pour les autres associations (non pivots)

Pour mutualiser, les principes retenus sont :

• mettre en place une série de comptes spécifiques
• toutes les dépenses et recettes de la mutualisation doivent être “rapatriées” dans la comptabilité du support
• les dépenses sont mutualisées si elles dépassent les recettes de la mutualisation
• si les recettes sont supérieures aux dépenses, il n'est pas fait de redistribution
• la mutualisation des dépenses se fait au prorata des dépenses

Remarques :

• Les comptes 792 et 58792 auront un fonctionnement spécifique dans LoGeAs, ils sont automatiquement subdivisés en sous-compte numérotés. Chaque compte est associé avec un compte de charge (classe 6). Ce lien est enregistré dans un nouveau champ « CompteLie ».
• Il n'est pas prévu de numéros spécifiques pour les comptes de banque ou de caisse de l'Ensemble. Ceux-ci seront mis en place par subdivision du compte racine.

• Afin de « séparer » les écritures liées à la Mutualisation dans la base du support de celle de l'AC, une nouvelle case à cocher appelée « mutualisation » est mise en place au niveau des saisies dans le cadre « analytique ».
• Un champ date indiquant à quelle date la dépense a été « remboursée ». La gestion est automatique, gérée par l'assistant. Une date est préférée à une simple « fait » car il peut permettre d'annuler/de refaire un remboursement en cas d'erreur.

En interne ces champs s'appellent « Mutualisation » et « DateMutualisation », ils sont présent dans les tables « Saisie » et « Ecriture »

Afin de simplifier considérablement le travail du trésorier support. Un nouvel assistant est mis en place, il permet notamment :

• le calcul automatique et permanent des dépenses pouvant être prises en charge par les recettes de la Mutualisation, les montants restant à la charge des partenaires, les soldes …
• la préparation automatique des écritures de remboursement des dépenses spécifiques au prorata des recettes, et ainsi la génération de la facture de remboursement des frais engagés par les partenaires, la génération des écritures correspondantes dans la comptabilité de l’association support (et dans les autres associations de l’Ensemble)
• l'envoi des factures par papier ou par mail (avec dans ce cas la possibilité d'envoyer la « muti-lignes » à intégrer dans la base du partenaire
• la génération des écritures de réception du paiement et de son suivi.
• la paramétrage des éléments

L'ensemble du fonctionnement de cet utilitaire sera repris dans la suite de ce document

Une série d'états permettra l'analyse des différents points de vue, d'autres pourront être ajoutés en fonction des demandes. Ces états sont regroupés dans « Comptabilité / Mutualisation ». On y trouve :

• Facture : qui sert de modèle pour l’émission des factures vers les partenaires. Cet état est plutôt prévu pour être utilisé à partir de l'assistant, ou par le bouton « imprimer » des multi-lignes.
• État : qui permet d'imprimer « l 'état financier de la mutualisation » de manière synthétique

Lors de l’enregistrement d'une dépense pour le compte propre de l'association, on garde la procédure habituelle. On vérifiera seulement que la case à cocher « Mutualisation » n'est pas cochée et qu'on n'utilise pas le compte spécifique s'il existe.

Lors de l'enregistrement d'une dépense pour le compte de l'Ensemble ont réalisera ainsi :

• Cadre : « dépense * » Poste : Compte de classe 6 correspondant Trésorerie : Compte de banque de l'Ensemble Case à cocher « Mutualisation » : Cochée
• Cadre : « multi-lignes » On créera une multi-lignes de « ventilation de dépenses » Trésorerie : Compte de banque de l'Ensemble. Poste : les différents comptes de classe 6 Case à cocher « Mutualisation » : Cochée

Lors de l’enregistrement d'une recette pour le compte propre de l'association, on s'en tient à la procédure habituelle. On vérifiera seulement que la case à cocher « Mutualisation » n'est pas cochée et qu'on n'utilise pas le compte spécifique s'il existe.

Lors de l'enregistrement d'une recette pour le compte de l'ensemble on réalisera ainsi :

Cadre : « recette »
Poste : Compte de 7xxx correspondant au type de recette
Trésorerie : Compte spécifique
Case à cocher « Mutualisation » : Cochée

ou

Cadre : « multi-lignes »
On créera une multi-lignes de « ventilation de recettes »
Trésorerie : Compte spécifique
Poste : les différents comptes de 7xxx correspondant au type de recette
Case à cocher « Mutualisation » : Cochée

A intervalles réguliers l'association support émettra des demandes de remboursement vers les différentes associations de l'Ensemble, y compris pour elle-même.

Cette démarche est automatisée par LoGeAs dans le cadre de l'utilitaire de Mutualisation (voir plus loin) : Elle est présentée ici afin de permettre le fonctionnement général. On pourra aussi se reporter aux annexes pour avoir plus d'informations sur la façon dont LoGeAs le gère en interne (voir).

1. Établir le total des dépenses liées à la mutualisation, par compte : MTD_Tot_6xxxx
2. Établir le total des dépenses déjà remboursées par les AC, y compris l'AC support, par compte : MTD_Rem_6xxxx
3. Établir le total des dépenses restant à rembourser, par compte
   MTD_ARem_6xxxx = (MTD_Tot_6xxxx - MTD_Rem_6xxxx)
4. Calculer :
   • Total des recettes liées à la mutualisation : MTR
   • Somme des MTD_Tot_6xxxx = MTD_Tot
   • Somme des MTD_Rem_6xxxx = MTD_Rem
   • MTRMax = Minimum ( MTR, MTD_Tot – MTD_Rem)
   • FacteurRemb = (MTRMax / (MTD_Tot - MTD_Rem))
5. Pour chaque compte de dépenses liées à la mutualisation, on va alors calculer ce qui peut être pris en charge « en compensation des recettes ».
   MTD_Comp_6xxxx = FacteurRemb * ( MTD_Tot_6xxxx - MTD_Rem_6xxxx)
6. Puis ce qui reste à rembourser par les partenaires
   MTD_ARem_6xxxx = MTD_Tot_6xxxx - MTD_Rem_6xxxx - MTD_Comp_6xxxx
7. Il ne reste plus alors qu'à ventiler au prorata de la prise en charge de chaque AC et d'émettre une facture détaillée, afin que le partenaire puisse « reventiler » sa part dans sa propre comptabilité
8. Les demandes de remboursement seront enregistrées en dettes (sous-compte 4562) pour chaque association (sauf pour l’association support)

Le principe des écritures est donc le suivant, pour chaque compte de dépenses :

1. Pour les AC partenaires
   • Crédit : 79xxxx sous-compte correspondant
   • Débit : 4562xxxx dans le compte de l'AC
2. Pour l'AC support
   • Crédit : 5879xxxx sous-compte correspondant
   • Débit : 584562

En plus pour l'AC Support pourra être enregistré automatiquement le virement compte de l'AC → compte de Mutualisation (cf plus loin)

Lors de l’émission d'une facture l'AC support doit « payer » elle aussi sa part. Pour cela, elle réalisera un virement depuis son compte de banque vers celui de la Mutualisation

Cadre : « Virement interne »
Crédit : 512 paroisse
Debit/crédit : 58
Débit : 512 mutualisation

Pour chaque versement de paiement de la facture d'un des partenaires, on réalise une opération particulière qui va déduire la part de l'association des comptes de tiers, puis on enregistrera le paiement.

Cadre : «recette »
Crédit : 4562xxx correspondant à l'AC payeuse
Débit: 512 mutualisation

Dans le cadre du fonctionnement de la Charte de mutualisation des Ensembles, les associations membres d’un Ensemble peuvent être amenées à faire une avance de trésorerie « permanente » à l’association support. Cette avance vise à alimenter le compte de l'Ensemble pour faire face aux dépenses, sans impacter la trésorerie propre de l’association support.

On conseille de créer des sous-comptes de tiers sous 103 pour chaque membre de l'Ensemble, y compris pour l’association support. Un compte comptable distinct sera ouvert par avance de trésorerie de chaque association.

Cadre : «opérations diverses »
Débit : Compte 4561xxx
Crédit : Compte 103xxx correspondant à son Église

Cadre : «virement »
Crédit : 512 paroisse
Debit/crédit : 58
Débit : 512 mutualisation

Cadre : «opérations diverses »
Débit : Compte 103xxx correspondant à son Église
Crédit : Compte 4561xxx

Cadre : «virement »
Crédit : 512 mutualisation
Debit/crédit : 58
Débit : 512 paroisse

Cadre : « recette » en mode « opération particulière »
Poste : Compte de 103xxx correspondant à l’Église
Trésorerie : Compte de banque de l'Ensemble

Cadre : « dépense » en mode « opération particulière »
Poste : Compte de 103xxx correspondant à l’Église
Trésorerie : Compte de banque de l'Ensemble

Le principe retenu pour l’association support est d’adresser régulièrement les demandes de remboursements aux associations membres de l’Ensemble, de sorte que le résultat des activités de l’Ensemble soit mis à zéro régulièrement (situation trimestrielle, semestrielle, … selon les activités de l’Ensemble), et tout particulièrement au 31 décembre.

Cadre : « multi-lignes »
On créera une multi-lignes de « ventilation de dépenses »
Trésorerie : Compte de banque
Poste : les différents comptes de 6xxx correspondant au type de dépenses remboursées
Cocher la case « Mutualisation »

Cadre : « dépense » en mode « opération particulière »
Poste : Compte de 4561xxx correspondant à l’Église support
Trésorerie : Compte de banque
Cocher la case « Mutualisation »

Ce point sera développé dans le courant de l'année 2014

Q1 : Comment traiter des factures qui n'arrivent pas au support mais chez un partenaire ?
Idée forte : Tout doit être fait pour simplifier le transfert des prélèvements, factures … vers le pivot, même dans le cas où une partie de la facture est hors mutualisation (ex EDF Temple Presbytère où seul le Presbytère est mutualisé)
Si on ne peut pas faire autrement, les règles comptables à appliquer sont :

1. Paiement de la facture par l'AC partenaire
2. Créer sous le compte 4561 un sous-compte pour l'ensemble
3. En compta on fait une écriture de paiement du compte 4561xxx → 512, on ne passe donc pas par les comptes 6
4. On émet manuellement une DDR vers le Support
5. A réception du paiement, on passe une écriture de « recette » (opération particulière) 512 → 4561xxx
6. Chez le support, le paiement à l'AC partenaire, se fait normalement via un compte de la classe 6, en fonction de la nature de la facture initial, et case mutualisée cochée

NB : On n'utilise pas les outils de mutualisation. Ils ne doivent pas être utilisés dans une autre base que celle du Support

Q2 : Comment traiter une facture arrivée chez un partenaire mais partiellement imputable àl'ensemble ?
On fonctionne de même que Q1, mais en ne passant que la partie imputable à la mutualisation sur le compte 4561xxx

Q3 : Comment traiter une facture arrivée à l'ensemble mais partiellement non mutualisée

1. On subdivise le compte 4561 en sous-comptes pour l'AC partenaire DDR hors mutualisation (ATTENTION on n'utilise pas les comptes 4562xxx pour cela)
2. On va diviser la facture en plusieurs lignes comptables
   • Mutualisable sur compte 6 correspondant
   • Payable par l'AC SUR LE COMPTE 4561xxxx
   • Contrepartie sur le compte de banque d'où part le paiement
   • Émission d'une DDR vers le partenaire
   • A réception du paiement on passe une écriture de recette (opération particulière) 512 → 4561xxx
3. Chez le partenaire le paiement se fait normalement via un compte de la classe 6