Dossier d’Exploitation

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VersionDateAuteursObjet de la mise à jour
1.030/06/2021Nicolas MARCHANDCréation du document

Objet du document

Ce document décrit les configurations et paramétrages possibles du système, modalités de sauvegarde des données, la gestion des droits utilisateur, l’utilisation et la supervision du système par le ou les administrateurs du système ainsi que le remplacement du système.

Paramétrage initial des bases

A la création d'une nouvelle base un paramétrage par défaut est mis en place.
Celui-ci dépends partiellement du type de base.

Etats

La liste des états mis en place par le logiciel est décrite dans la page Spécificités des bases LoGeAs-WEB en fonction de leurs types.
Il est possible à l'utilisateur d'ajouter par la suite des états dit personnalisés ceux-ci son alors disponibles dans un dossier spécifique de l'écran Etats Mes Etats
NB:

Plan comptable

Les plans comptables mis en place par le logiciel sont décrits dans la page Spécificités des bases LoGeAs-WEB en fonction de leurs types.
Par la suite l'utilisateur peut dériver le plan comptable de base, sous forme de comptes personnalisés ceux-ci on alors un numéro de compte long terminé par une série de 3 chiffres indiquant le numéro de personnalisation.
Exemple : le compte 627 peut être dérivé en trois sous-compte 6270000001, 6270000002, 6270000003.
A noter qu'il n'est pas possible de créer des comptes personnalisés arborescents.

Paramétrage des comptes donnant lieu à reçu fiscaux

Type de base Comptes y donnant lieu Bornes pour statistiques Décret Objet
EPUDF (type 13)758111;758811;7588210;80;150;400;800;1550;2500
AutresPas de paramétrage par défaut

Autres paramétrages

Les autres sont communs à tous les types de base.

Paramétrage "Administration\Option de la base courante"

Fonction Paramétrage par défaut
Nom, adresse, logo .. de la structureVide
Ecran “Personne” - TitreMonsieur, Madame, Mademoiselle, Docteur
Ecran “Personne” - Lien FamilleVide, sauf base 1905
Ecran “Personne” - ActesVide, sauf base 1905
Ecran “Recette” - GénéralSont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques
Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne
Ecran “Recette” - Pré-liste - IntituléVente
Ecran “Recette” - Pré-liste - Info. complémentairesVide
Ecran “Dépense” - GénéralSont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques
Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne
Ecran “Dépense” - Pré-liste - IntituléAffranchissement
Ecran “Dépense” - Pré-liste - Info. complémentairesVide
Ecran “Virement” - GénéralSont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques
Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne
Ecran “Virement” - Pré-liste - IntituléVirement de la caisse au CCP
Ecran “Virement” - Pré-liste - Info. complémentairesVide
Ecran “Multi-Lignes” - GénéralSont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques
Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne
Ecran “Multi-Lignes” - Pré-liste - IntituléVide
Ecran “Multi-Lignes” - Pré-liste - Info. complémentairesVide
Ecran “Multi-Lignes détails” - GénéralSont recopiés par défaut : Libellé, Date opération, Compte Poste, Trésorerie & Analytiques
Confirmation est demandé lors de la modification d'une ligne
Ecran “Multi-Lignes détails” - Pré-liste - IntituléVide
Ecran “Multi-Lignes détails” - Pré-liste - Info. complémentairesVide
Gestion des pièces - gestion des fournisseursPréfixe : “P”
Préfixe devis : “P”
Normalisation des libellés de sauvegarde des pièces: “Prefixe[N° mois]-[Rang ds mois] <esp>Jour-Mois-Année<esp>Libelle”
Chemin de rangement des piéces: “\”
Gestion des pièces - gestion des clientsPréfixe : “F”
Normalisation des libellés de sauvegarde des pièces: “Prefixe[N° facture]<esp>Jour-Mois-Année<esp>Libelle”
Chemin de rangement des devis: “\”
Chemin de rangement des factures en compta: “\”
Chemin de rangement des factures dans le dossier client: “\”
RGPDCouleur des champs “nominatifs” : Saumon
Options pour lesquelles la date de fin de conservation est modifiée : Enregistrement saisie & Modification fiche
Options avancées - Paramétrage écransFamille : “Intitule, CodePostal, Ville”
Personne : “Nom, Prenom, CodePostal, Ville”
Groupe : “mnemonique, intitule, nbplace, nbinscrit, datedebut, datefin”
Mailing : “Sujet, DateCreation, DateDernierEnvoi, Nombre EnvoiCourriel”
Saisie simple : “NumeroPiece, DateOperation, Libellé, Montant, CodeArticle, ModePaiement”
Multi-lignes : “NumeroPiece, DateOperation, Libelle, TypeMultiligne”
Ecriture : “NumeroPiece, DateOperation, Libelle, MontantDebit, MontantCredit, Compte, Journal, NomAdherent”
Pointage : “NumeroPiece, DateOperation, Libelle, MontantDebit, MontantCredit, Compte, Releve, Pointer, NomAdherent”
Edition plan : “Numero, Intitulé, SoldeCourant”

Modalités de sauvegarde des données

On trouvera à la page Réaliser une Sauvegarde ou une Archive Fiscale de la documentation utilisateur, les informations sur les sauvegardes utilisateurs. La façon dont Logeas Informatique effectue la sauvegarde des données est détaillée dans le document -PROC-NFlog-44 - Gestion des données clients de LoGeAs WEB et services associés (doc #59) OTRS

Plan de Continuité d’Activité

Tableau d’analyse d’impact

Ce tableau a vocation à mettre en avant l’impact d’une défaillance des services précisés sur l’activité de l’entreprise. Il est indispensable afin de déterminer les niveaux d’urgences et de priorités des services, notamment lors de l’application des procédures de restauration et de reprises d’activités.

Interruption du serviceAffecte l’activité métier de l’entrepriseAffecte l’activité des utilisateurs du logiciel LoGeAS et / ou des client infogérancesAffecte la tenue des engagements de contrats de supportsAffecte la tenue des engagements de contrats d’hébergementsNuit à la réputation de l’entreprise
ServicesDNS OUI OUI OUI OUI OUI
Mail OUI OUI OUI OUI OUI
LoGeAs (Logiciel) OUI OUI OUI NON OUI
OTRS (Support) OUI OUI OUI NON OUI
Site Web (Entreprises/Clients Infogérances) OUI OUI NON OUI OUI
Cloud (Entreprise/Clients Infogérances) OUI OUI NON OUI OUI
DokuWiKi (Documentation) OUI OUI NON NON OUI
SNV (Dépôt de code) OUI OUI NON NON NON
Zabbix (Supervision) OUI NON OUI NON NON

Plan de la gestion de crise

Membres de la cellule de crise

Parties prenantesPrénom/NOMMissions, champs d'actionsAdresse mail
Co-gérantNicolas MARCHANDGestion de l’entreprise,
Développement et maintien du logiciel
nicolas.marchand@logeas.fr
Co-géranteAlexandre DESJARDINSGestion RH et comptable
Support logiciel Niveau 2
alexandra.desjardins@logeas.fr
ActionnaireEmeline AHOUASupport logiciel Niveau 1
Responsable Commerciale
emeline.ahoua@logeas.fr
ActionnaireAlexia LABARTHESupport logiciel Niveau 1
Développement version FullWeb
alexia.labarthe@logeas.fr

Missions de la cellule de crise

Missions de la cellule de crise
Analyser la cause de l’interruption du service
Évaluer l’impact de l’interruption des services sur l’activité de l’entreprise
Adopter une stratégie de restauration (en se référant à la documentation) et s’appuyant sur les éléments mis en place pour garantir un plan de reprise d’activité
Attribuer les actions à mener
Valider par des tests la sortie de crise

Moyens à disposition

ProcessusMatériels
Sauvegardes des données clientsDisque dur externe
Nas de niveau 1
Nas de niveau 2
Sauvegardes des bases de donnéesNas de niveau 1
Nas de niveau 2
Sauvegardes des systèmesNas de niveau 1
Nas de niveau 2
Réplication des machines virtuelles et conteneursInfrastructure Proximox
SnapshotInfrastructure Proximox

Plan de reprise d'activité

CausesActionsPar qui ?Support
Documentaire
Observations/
Commentaire
Perte de donnéesRestaurer les données via le logiciel Ipérius BackupRonan Levigneron
Membre de l’équipe selon nature des données (sensibles ou non)
Documentation disponible dans le WiKiIl est nécessaire de consulter à minima le responsable Infrastructure et d’informer le Co-Gérant
Corruption base de donnéesRestaurer la base de donnéesRonan LevigneronDocumentation disponible dans le WiKiSelon la nature de la base de données, il peut être nécessaire d’adapter la procédure
Défaillance système non-critiqueRestaurer snapshot
Journalier
Ronan LevigneronDocumentation disponible dans le WiKiSelon la date du snapshot, il peut être nécessaire avant de le restaurer de s’assurer que les données potentiellement manquantes peuvent être récupérées ou ne sont pas indispensable
Défaillance système critique
(Perte d’un nœud du cluster)
Migrer la machine en s’appuyant sur la réplication, restaurer le nœud défaillantRonan LevigneronDocumentation disponible dans le WiKiSelon que le nœud est disponible ou non sur l’interface de Proxmox, la procédure doit être adaptée, recours à la ligne de commande
Défaillance du système d’information dans son ensemble
(Perte du cluster dans son ensemble)
S’appuyer sur les sauvegardes systèmes + données après restauration du clusterRonan LevigneronDocumentation disponible dans le WiKiSelon la nature du problème, il convient d’investiguer au maximum avant de procéder à une restauration des systèmes

Gestion des droits utilisateurs

A la création d'une base, l'assistance ne met en place qu'un seul utilisateur l'Administrateur, celui-ci à par défaut tous les droits actifs. C'est celui-ci qui par la suite se charge de mettre en place les droits des autres utilisateurs.
L'administrateur est nommé par sa structure, son nom et son adresse mail sont communiqués dans la cadre du contrat mis en place.
Par la suite la gestion des droits est possible au travers de deux interfaces :

On trouvera sur ces deux pages le détail droits/actions possibles.

Actions de formation des membres de l'équipe

On trouvera le détail des formations suivies par l'équipe de Logeas Informatique à la page Actions de formation des membres de l'équipe

Divers

Informations sur les calculs des états de fin d'année