Procédure de gestion des relations entre Logeas Informatique et ses partenaires (procédure #12)
| Suivi des modifications majeures | 26/03/2015 - Nicolas MARCHAND - Création 27/03/2015 - Groupe EPUdF - relecture 04/08/2015 - Kristel THIRY - Migration sur le DokuWiki |
| Suivi des approbations | élément ProjeQtor Document # 12 (PROC-NFlog-11) |
| Objet | L'objet de ce document est de formaliser le fonctionnement des relations entre la société Logeas Informatique et ses partenaires (regroupement) dans le cadre du projet LoGeAs. Il présente notamment les démarches à mettre en place dans les cas de :* questions de Logeas sur les choix de fonctionnement liés aux décisions du partenaire ;* questions remontant des membres du partenaire (regroupement) et ne pouvant faire l'objet d'une réponse directe par l'assistance (activation du niveau partenaire) ;* demandes d'évolution du produit par le partenaire, qu'elle touche le produit lui-même ou les extensions du produit dédié au regroupement.NB :* Dans le cadre de sa position majoritaire et privilégiée le partenaire “ Groupe EPUdF / Logeas ” sera associé à la mise en place et à la validation de ce document. Par la suite d'autres pourront être associés.* La référence aux documents stockés dans ProjeQtOr sont référencés par le type suivi de #numero |
| Destinataires | Validation des modifications : Gérant Approbation du document : Equipe Assistance et DEV |
Rappel
Logeas Informatique a fait le choix d'utiliser le logiciel « ProjeQtOr » dans la mise en place du volet qualité de la certification « NF logiciel de comptabilité ». L'ensemble des relations, décisions … devront désormais être enregistrées au travers de cet outil pour permettre un suivi qualité.
Schéma général
ProjeQtOr propose de nombreux modes de fonctionnement qui sont censés s'adapter à l'ensemble des utilisations et des structures. Nous avons fait les choix suivants :
- ouvrir l'outil à nos utilisateurs sur demande en accès « lecture»
- ouvrir l'outil à nos partenaires en accès « lecture + modification limitée »
- utiliser la gestion Documents pour gérer les documents de procédures, leurs évolutions, leur validation …
- utiliser la notion de Tickets pour gérer les relations des utilisateurs (retour de bug, demande d'évolution …), en relation avec OTRS notre outil de gestion de l'assistance. (Cf Document #2 & #3)
- utiliser la notion d'Activités pour la gestion des évolutions du logiciel, celles-ci pouvant être d'origine interne ou après validation d’un contrat avec des tiers. Il a été choisi de ne pas gérer les relations contractuelles avec le produit.
- pour bien segmenter les différentes relations et faciliter les suivis, il a été décidé d'utiliser la gestion Journaux de revues pour formaliser les relations avec les partenaires au travers de deux outils Décisions et Questions
- un compte ProjeQtOr est créé par l'administrateur pour chaque regroupement, il peut contenir plusieurs adresses mails si besoin (séparées par un “;”). Il représente les membres du regroupement (exemple : Groupe de travail EPUdF / Logeas pour la commission EPUdF)
Procédure
La démarche est de créer une question dès lors que Logeas ou un Partenaire a besoin d'avoir des éléments de réponse concernant une problématique quelconque (question spécifique d'un utilisateur, demande d’évolution, question politique ou générique …).
Création d'une « Question »
- Aller dans la section « Journaux des revues\Questions »
- On utilisera le bouton
pour créer une question vierge. - Dans un premier temps on remplira :
Bloc Description
| Projet | On choisira le projet concerné, en général LoGeAs version majeure en cours (ou Regale ou …) |
| Type de question | On laisse Functional (non utilisé) |
| Nom | Il s'agit ici de saisir un titre à la question, celui-ci doit être parlant et court |
| Date de création | Automatique |
| Émetteur | Automatique (celui qui saisit la question) |
| Description | Indiquer ici le texte d'explication. Si besoin on peut par la suite ajouter des documents … |
- On valide la création de la question par l’icône
, un mail est envoyé à « l'émetteur » - Mise en place d'éléments complémentaires :
Il est possible d'ajouter plusieurs types de documents
| Élément lié | Non utilisé par les partenaires, usage interne |
| Fichiers attachés | Permet par le bouton  d'ajouter un fichier de son disque dur ou par le bouton  une adresse internet (document ou page) |
| Notes | Permet par le bouton d'ajouter du texte brut (pas de formatage). Si on a besoin de formatage, il convient de passer par le mode précédent |
- A la finalisation, on remplit ensuite le bloc Réponse
| Etat | On bascule le projet en « Assigned » |
| Responsable | On affecte le projet à celui qui doit répondre à la question |
| Échéance initiale, Échéance prévue & Fournisseur réponse | Non utilisé |
| Pris en charge | Automatique |
| Fait, Clos et Réponse | NE PAS UTILISER à cette étape |
- On valide la création de la question par l’icône, un mail est envoyé à « l'émetteur » et au « responsable »
Finalisation d'une « Question »
La finalisation d'une question revient toujours au gestionnaire (actuellement Nicolas). En fonction du type de demande de réponse, on pourra donner plusieurs suites :
| Demande de clôture de la question \\(sans suite) | L'état de la question est passé par le gestionnaire en «Done », puis en « Validated » et afin clos |
| Demande d'annulation \\(question sans objet) | L'état de la question est passé par le gestionnaire en «Cancel» puis clos |
| Demande de notification de décision | Cf plus bas |
Création d'une décision
Dans le cas où la question implique une ou des décisions, celles-ci sont mises en place par les gestionnaires, puis doivent être validées par le partenaire. Un lien entre la décision et la question sera mis en place.
- Aller dans la section « Journaux des revues\Décisions » ou utiliser l’icône
- On utilisera le boutonpour créer une décision vierge.
- Dans un premier temps on remplira :
Bloc Description
| Projet | On choisira le projet concerné, en général LoGeAs version majeure en cours (ou Regale ou …) |
| Type de question | On laisse « Functional » (non utilisé) |
| Nom | Il s'agit ici de saisir un titre à la décision, celui-ci doit être parlant et court |
| Description | Indiquer ici le texte d'explication. Si besoin on peut ajouter des documents par la suite … |
Bloc Validation
| Etat | Validated |
| Date de décisionOrigine | vide |
| Décideur | Choisir la personne qui doit Valider que la décision est bien conforme au choix, conséquences … décidés |
| Clos | vide |
- On valide la création de la question par l’icône, un mail est envoyé à « l'émetteur » et à toutes les personnes liées au projet.
- On liera la décision à la question s'il y a lieu, pour garder un lien sur la discussion
- On peut éventuellement ajouter des documents
Validation de la décision
- Aller dans la section « Journaux des revues\Décisions » ou utiliser l’icône
- On modifie :
| Etat | Reste en « Validated » |
| Date de décision | Mettre la date du jour |
| Origine | Mettre le nom de la personne qui a validé |
| Décideur | Inchangé |
| Clos | vide |
- On valide la modification de la décision par l’icône
Ainsi il est possible de pister les décisions au travers de l'historique.