====== Maîtrise de la documentation dans le cadre du Système de Management de la Qualité (SMQ) (procédure #45) ======

===== Informations qualité =====

|**Suivi des modifications majeures** |31 juillet 2017 - Nicolas MARCHAND - Création\\ 01 juillet 2021 - Nicolas MARCHAND - Modification du lieu de stockage|
|**Suivi des approbations** |Ce document correspond à l'élément ProjeQtor Document # 45 - Maîtrise Documentaire des procédures (-GENSPEC-1)|
|**Objet** |**Afin de simplifier la consultation des documents par tous et à tout moment, il a été décidé de migrer les documents liés aux procédures de l'entreprise sur le Wiki (ProjeQtor restant, comme nous le décrivons plus loin, le gestionnaire des suivis et des approbations)** \\ Cette procédure définit les dispositions relatives à la maîtrise documentaire (documents et enregistrements) du Système de Management de la Qualité. \\ Cette procédure permet d’assurer la mise à disposition des documents au bon endroit, au bon moment, et dans la bonne version. \\ Logeas n'ayant pas à proprement parler de responsable qualité chargé de gérer la documentation dans son ensemble, et l'ensemble du personnel étant concerné par cette procédure, nous en sommes tous collégialement responsables.|
|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérant \\  **- Approbation du document** : Tous|

===== Mentions obligatoires de chaque document =====

Chaque document du SMQ devra obligatoirement comporter les éléments suivants :

^Titre du chapître^Contenu|
| \\  **Suivi des modifications majeures** | \\ Doit contenir un tableau contenant les colonnes "**Date**" "**Auteur**" **Modifications**" "**Approbation le**" \\ Ce tableau doit être renseigné à chaque évolution majeure du document, et donc la ré-approbation par les personnes ad hoc \\ Les modifications mineures étant tracées directement par l'outil wiki-book|
|**Suivi des approbations** |Ce paragraphe contient les éléments permettant de faire le lien entre le document et son suivi dans proJeQtor. On indiquera au minimum la section de menu et son numero de rang.|
|**Objet** |Contient le résumé indiquant le contenu du document et son usage|
|**Destinataires** |Contient les catégories de personnes devant valider les modifications et/ou être au courant des évolutions|

===== Lieu de stockage des documents =====
Les documents sont regroupés dans le document de certification **[[certif:do]]**.\\
Les versions "officielles" sont stockés dans ProjeQtor et signé par les personnes concernées

===== Chronologie du travail sur un document =====

==== Si nouveau document ====

  - Création dans ProjeQtOr d'un élément de type "Document" en relation avec le document à écrire
  - Création du document dans wiki dans le répertoire ad hoc (Cf plus haut)
  - Relecture finale par la personne en charge de la validation du document
      - si ok passez à l'étape 4
      - sinon retourner à l'étape 2
  - Mise en place dans ProjeQtOr
      - Mettre en place le chapitre "Informations qualité"
      - Créer un PDF du document
      - Attacher le PDF au document ProjeQtOr
      - Vérifier que la liste des approbateurs est à jour
      - Demander une approbation formelle à tous
      - Vérifier et relancer si nécessaire

==== Modification du document ====

  - Evolution du document
  - Relecture par la personne en charge de la validation du document
      - si ok passez à l'étape 3
      - sinon retourner à l'étape 1
  - Si les évolutions ne changent pas le sens, les règles, les modes de faire, alors s'arrêter là
  - Sinon
      - Faire évoluer le chapitre "Suivi des modifications majeures"
      - Créer un PDF du document
      - Attacher le PDF au document ProjeQtOr
      - Vérifier que la liste des approbateurs est à jour
      - demander une approbation formelle à tous
      - vérifier et relancer si nécessaire

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