====== Organisation des calendriers de l'entreprise (procédure #62) ======

|**Suivi des modifications majeures** |02/07/2021 Nicolas MARCHAND - Reprise partiel sur document #44\\      (Suppression de la notion de pôle)\\ 02/07/2021 Emeline AHOUA - Refonte|
|**Suivi des approbations** |Elément ProjeQtor Document # 62|
|**Objet** |Fonctionnement des calendriers|
|**Destinataires** |**- Validation des modifications : ** Gérants \\  **- Approbation du document** : Tous|
===== Généralité =====

Afin de permettre de concilier au mieux le travail de chacun, le point central de notre fonctionnement reste le Google-Agenda.

Afin d’en améliorer le fonctionnement, il est proposé un petit effort de standardisation des titres qui sont l’information visuelle de premier niveau.

Ceux-ci DOIVENT TOUS être formatés de la manière suivante :

^**Présent à son bureau** ^**Titre du RDV** ^**(X)** |
|Si l'événement rend indisponible le collaborateur (déplacement ext, rendez-vous téléphonique..) on préfixe le titre d’un **@** \\  **@ seul** pour un rendez vous extérieur \\ **@AT** pour assistance téléphonique \\ **@FI** pour formation individuelle \\ **Congés** le nom parle de lui même \\ **Ecole** pour les périodes de regroupements (Apprenti, contrat pro..)  |Au minima le nom du client et si présent, le numéro de ticket OTRS si demande initiale du client faite par écrit|Entre parenthèse, les initiales de la personne qui a calé le RDV et qui est donc capable de donner plus d’infos si nécessaire|

Dans la zone "description" de l'événement, on essaie de mettre les informations susceptibles de servir à la personne à qui est affectée la tache, pour qu’elle n’ait pas à refaire la recherche (Tel, adresse postal si déplacement nécessaire,…)

On distingue deux types d’évènements:

  * ceux dont **l’heure est calée avec le client,**  doivent avoir le statut «** Confirmé **»
  * ceux qui **sont à valider**  par celui qui doit les faire : ils sont labellisés avec le statut «** Provisoire **» (ou « Tentative » pour ceux qui ont l’interface anglaise), et restent en couleur transparente tant que le propriétaire ne l’a pas calé à un horaire précis.

Il est à la charge de celui qui cale les RDV pour ses collaborateurs de les prévenir. La fonction "rappel" est intéressante dans ce cas de figure. 

Pour les tâches à réaliser « sur la journée » il faut cocher la case "événement sur la journée" afin de garder un visuel agréable sur l'agenda.


\\

===== Personnaliser les récurrences =====