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Fichier Comptabilité Autres Administration Certification

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nicolas
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-{{entry>1;Base/France-Québec;-}} {{entry>1;France-Québec/Spécificités;-}} 
- 
 ====== Spécificité des bases de type France-Québec ====== ====== Spécificité des bases de type France-Québec ======
- 
 En partenariat avec l'[[http://www.perigord-quebec.org/|association]][[http://www.perigord-quebec.org/| Périgord-Québec]] nous avons mis en place un nouveau type de base sur la version 7 de LoGeAs en juin 2015. L'objet de cette page est d'en décrire les spécificités. Le reste de la documentation reste bien sûr valable, et nous vous invitons à consulter en premier lieu les pages génériques [[https://wiki.logeas.fr/version:v9:premierpas:index|Installation et prise en main]]\\ En partenariat avec l'[[http://www.perigord-quebec.org/|association]][[http://www.perigord-quebec.org/| Périgord-Québec]] nous avons mis en place un nouveau type de base sur la version 7 de LoGeAs en juin 2015. L'objet de cette page est d'en décrire les spécificités. Le reste de la documentation reste bien sûr valable, et nous vous invitons à consulter en premier lieu les pages génériques [[https://wiki.logeas.fr/version:v9:premierpas:index|Installation et prise en main]]\\
 \\ \\
-[[version:web:specifique:documentbasetype17|Pour avoir accès aux documents spécifiques autres aller ici]]+[[certif:technique:typebase|Pour avoir accès aux documents spécifiques autres aller ici]]
  
 ===== Format additionnel de la base ===== ===== Format additionnel de la base =====
- 
 Les bases de ce type comportent un certain nombre de champs supplémentaires regroupés dans les "informations spécifiques" des personnes. Il ne doivent bien sûr pas être supprimés car les utilitaires spécifiques ne seraient alors plus opérationnels. Les bases de ce type comportent un certain nombre de champs supplémentaires regroupés dans les "informations spécifiques" des personnes. Il ne doivent bien sûr pas être supprimés car les utilitaires spécifiques ne seraient alors plus opérationnels.
  
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 |Premiere_Adhesion|Date|Date de la première adhésion| | |Premiere_Adhesion|Date|Date de la première adhésion| |
 |Renouvellement|Date|Date du renouvellement|**Il conviens donc de toujours remplir cette information, même dans le cas d'une première inscription (on alors première-inscription = renouvellement) car elle utilisée pour filtrer dans les états** | |Renouvellement|Date|Date du renouvellement|**Il conviens donc de toujours remplir cette information, même dans le cas d'une première inscription (on alors première-inscription = renouvellement) car elle utilisée pour filtrer dans les états** |
 +|Conseil administration national|Liste déroulante de fonction|Président(e)\\ Trésorier(e)\\ Secrétaire\\ Membre|
 +|Conseil administration régional|Liste déroulante de fonction|Président(e)\\ Trésorier(e)\\ Secrétaire\\ Membre|
 +|Montant de la cotisation|Montant monétaire| |
 +|Quote part versée à FFP|Montant monétaire| |
 +|Date du versement à FFP|Date| |
 +|Type de cotisation|Liste déroulante|Couple\\ Individuel\\ Etudiant\\ Enfant|
  
-**Note** Lors de la mise en place de la base, il est important de bien faire coïncider (à la lettre près) le nom du jumelage dans la liste de choix et dans le plan comptable (partie après les deux points)+**Note** Lors de la mise en place de la base, il est important de bien faire coïncider (à la lettre près) le nom du jumelage dans la liste de choix et dans le plan comptable (partie après les deux points) en local et pour le national
 ===== Plan comptable ===== ===== Plan comptable =====
- 
 Le plan comptable de base est celui des associations, il a été évolué pour prendre en compte les spécificités. On y retrouve notamment : Le plan comptable de base est celui des associations, il a été évolué pour prendre en compte les spécificités. On y retrouve notamment :
  
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 Pour faire des saisies on procède comme suit : Pour faire des saisies on procède comme suit :
  
-  * On recherche par les outils de son choix dans l'écran "Personne" ([[version:web:menu:ecran:personne|se reporter à la gestion de l'écran personne]])+  * On recherche par les outils de son choix dans l'écran "Personne" ([[clientlourd:fichier:personne|se reporter à la gestion de l'écran personne]])
   * On clique sur le bouton "Paiement" {{version:web:menu:ecran:nominative:ima21.jpg|ima21.jpg}}   * On clique sur le bouton "Paiement" {{version:web:menu:ecran:nominative:ima21.jpg|ima21.jpg}}
   * Un écran s'ouvre alors :   * Un écran s'ouvre alors :
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 {{version:web:typebase:francequebec2.jpg}} \\ * on remarque plusieurs lignes importantes d'informations : {{version:web:typebase:francequebec2.jpg}} \\ * on remarque plusieurs lignes importantes d'informations :
  
-  * **Bordereau (Multi-lignes)**  : ce [[version:web:glossaire:combobox|combobox]] donne accès à l'ensemble des multi-lignes existantes. Cet utilitaire permet de remplir directement les multi-lignes pour préparer vos bordereaux de remises en banque. Deux cas sont possibles : +  * **Bordereau (Multi-lignes)**  : ce combobox donne accès à l'ensemble des multi-lignes existantes. Cet utilitaire permet de remplir directement les multi-lignes pour préparer vos bordereaux de remises en banque. Deux cas sont possibles : 
-  * la multi-lignes à laquelle vous voulez ajouter cette saisie existe déjà, il vous suffit donc de la sélectionner et de passer à l'information suivante \\ {{version:web:menu:ecran:nominative:ima23.jpg|ima23.jpg}} \\ * la multi-lignes n'existe pas encore et vous souhaitez la créer : un utilitaire vous permet de le faire rapidement (quitte à venir la modifier par la suite). Pour ce faire utilisez le bouton "+" situé en fin de ligne. Un autre écran s'ouvre alors qui vous propose de choisir le compte sur lequel sera effectué votre dépôt. La multi-lignes sera alors créée automatiquement à la date du jour. \\ **Note NB :**  Il ne faut pas créer une multi-lignes par opération mais bien regrouper les opérations devant aller sur un même bordereau sur une même multi-lignes. ([[version:web:menu:ecran:multilignes:saisiemultilignes|Voir la documentation sur les multi-lignes]])+  * la multi-lignes à laquelle vous voulez ajouter cette saisie existe déjà, il vous suffit donc de la sélectionner et de passer à l'information suivante \\ {{version:web:menu:ecran:nominative:ima23.jpg|ima23.jpg}} \\ * la multi-lignes n'existe pas encore et vous souhaitez la créer : un utilitaire vous permet de le faire rapidement (quitte à venir la modifier par la suite). Pour ce faire utilisez le bouton "+" situé en fin de ligne. Un autre écran s'ouvre alors qui vous propose de choisir le compte sur lequel sera effectué votre dépôt. La multi-lignes sera alors créée automatiquement à la date du jour. \\ **Note NB :**  Il ne faut pas créer une multi-lignes par opération mais bien regrouper les opérations devant aller sur un même bordereau sur une même multi-lignes. ([[clientlourd:compta:saisiemultilignes|Voir la documentation sur les multi-lignes]])
   * **Informations bancaires**  : Cette ligne vous permet de saisir les informations comme le numéro de chèque, la banque … pour mémoire   * **Informations bancaires**  : Cette ligne vous permet de saisir les informations comme le numéro de chèque, la banque … pour mémoire
   * **Part de don pour**   * **Part de don pour**
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   * **Analytique**  : Même usage que dans le reste du logiciel   * **Analytique**  : Même usage que dans le reste du logiciel
   * **Saisie libre**  : Permet de mémoriser des informations comptables   * **Saisie libre**  : Permet de mémoriser des informations comptables
-  * **Cotisation familiale**  : Indique au logiciel s'il doit mettre à jour toute la famille ou uniquement la personne (Cf plus loin) 
   * **Date de 1ère adhésion**  :   * **Date de 1ère adhésion**  :
   * **Date de renouvellement**  : de la cotisation   * **Date de renouvellement**  : de la cotisation
 +  * ...
   * Il ne vous reste plus qu'à valider l'écran pour que votre saisie soit finalisée, par le bouton "Enregister".   * Il ne vous reste plus qu'à valider l'écran pour que votre saisie soit finalisée, par le bouton "Enregister".
- 
-**Note : **  Attention l'écran de rappel des versements effectués n'est pas modifié car il dépend de la génération. 
  
 ==== Que génère l'écran de saisie ? ==== ==== Que génère l'écran de saisie ? ====
- 
 === Des saisies dans la multi-lignes choisie === === Des saisies dans la multi-lignes choisie ===
- 
   * Si le montant "France-Québec" est non nul, alors une ligne sur le compte 7561 est généré du montant correspondant ; celle-ci étant nominative, elle donnera lieu à reçu fiscal   * Si le montant "France-Québec" est non nul, alors une ligne sur le compte 7561 est généré du montant correspondant ; celle-ci étant nominative, elle donnera lieu à reçu fiscal
   * Si le montant "L'antenne locale" est non nul, alors une ligne sur le compte 7562 est généré du montant correspondant ; celle-ci étant nominative, elle donnera lieu à reçu fiscal   * Si le montant "L'antenne locale" est non nul, alors une ligne sur le compte 7562 est généré du montant correspondant ; celle-ci étant nominative, elle donnera lieu à reçu fiscal
Ligne 85: Ligne 82:
  
 === Quelles informations sont initialisées dans la/les personnes ? === === Quelles informations sont initialisées dans la/les personnes ? ===
- 
-Si la case **Cotisation familiale**  n'est pas cochée, les informations suivantes sont mise à jour dans la base __uniquement sur la fiche de la personne courante__, dans le cas contraire __l'ensemble des fiches de la famille courante__  (celle dont fait partie la personne choisie) sont mises à jour 
- 
   * **membre de l'association**  est coché à vrai (il convient en début d'année de décocher cette case pour toutes les personnes, cela pouvant se faire par [[https://wiki.logeas.fr/version:v9:menu:administration:table:reinitialisationcopiechamp||utilitaire]] adoc   * **membre de l'association**  est coché à vrai (il convient en début d'année de décocher cette case pour toutes les personnes, cela pouvant se faire par [[https://wiki.logeas.fr/version:v9:menu:administration:table:reinitialisationcopiechamp||utilitaire]] adoc
   * **Nombre de revues**  est initialisé avec la valeur saisie (qu'il y ait ou non un montant)   * **Nombre de revues**  est initialisé avec la valeur saisie (qu'il y ait ou non un montant)
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   * **Première Adhésion**  est initialisé avec la date (celle-ci est reprise dans la fiche de la personne à l'ouverture de l'écran)   * **Première Adhésion**  est initialisé avec la date (celle-ci est reprise dans la fiche de la personne à l'ouverture de l'écran)
   * **Renouvellement**  est initialisé avec la date (celle-ci est initialisée avec la date du jour)   * **Renouvellement**  est initialisé avec la date (celle-ci est initialisée avec la date du jour)
-===== Les états spécifiques =====+  * **Informations liées à la cotisation** (type, montant, part FFQ ...)
  
-LoGeAs propose actuellement trois états spécifiques pour répondre aux besoins de relation avec d'une part France-Québec (basée sur les personnes) et d'autre part avec les comités de jumelage (basée sur la consolidation sur les familles). Les états sont disponibles dans le dossier "France-Québec" de l'écran des états+On trouvera le détail dans le schéma suivant  
 +  * {{ :version:web:typebase:analyse_transfert.pdf |}} 
 +  * {{ :version:web:typebase:analyse_transfert.odg |}}
  
-__Quelques règles communes ont été mises en place :__ +===== Les états spécifiques ===== 
- +A partir de la version 9.4.2, l'export vers la base national ce fait directement depuis le logiciel par le menu "Administration\Export\Export du fichier vers la base national de France-Quebec"
-  * On considère qu'une fiche est **nouvelle**  si **"Renouvellement" est vide**  ou **"Renouvellement" est égal "Premiere_Adhesion"** +
-  * Est **adulte**  une personne de **plus de 16 ans** +
-  * L'utilisation des états implique que les saisies comptables liées aux cotisations soient systématiquement saisies au travers de l'utilitaire mis en place, en particulier lui seul permet de faire la liaison entre le paiement de l'abonnement à la revue et une personne. +
- +
-==== Version PDF et Tableur ==== +
- +
-Ces états ont la spécificité d'être disponibles sous deux formats : +
- +
-  - la version classique qui permet une impression papier, l'édition d'un PDF … +
-  - l'export direct en CSV pour une relecture sur un tableur (Calc, Excel …) +
- +
-Les états proposent des exports sous différents formats ([[version:web:menu:ecran:etat|cf gestion des états]]), malheureusement ces exports sont souvent peu exploitables lorsqu'il s'agit de réutiliser les données (problème de formatage, décalage de colonnes …). Afin de contourner ce problème certains états qui ne comportent pas une multitude de tables proposent un export direct de la table, c'est le cas de ces états de transfert. +
- +
-=== Comment exporter les états au format tableur === +
- +
-  - Aller dans les "états" +
-  - Sélectionner l'état concerné par un clic simple (sans visualiser/imprimer) +
-  - Faire un clic droit sur le nom de l'état et choisir le menu "Exporter les données" {{version:web:menu:ecran:etat:menu_contextuel_ecran.jpg?300}} +
-  - le programme vous demande alors où enregistrer les données, choisir puis valider +
-  - Un deuxième écran s'ouvre qui permet de n'exporter qu'une partie de la table (reportez-vous ci-dessous pour voir les filtres recommandés). L'usage de cet écran est décrit [[version:web:menu:ecran:etat:filtre|ICI]]. Il est bien sûr possible de mettre des filtres enregistrés en place. +
-  - Choisir puis valider +
-  - Votre fichier est alors disponible dans le répertoire choisi, il est lisible par la plupart des éditeurs de tableur. +
- +
-==== États pour France-Québec ==== +
- +
-Cet état est destiné aux relations avec l'association nationale [[http://francequebec.fr/|France-Quebec]]. Il est disponible sous les deux formats. +
- +
-=== Format "écran" === +
- +
-{{version:web:typebase:etat_pour_france-quebec_-_pdf.jpg|etat_pour_france-quebec_-_pdf.jpg}} +
- +
-=== Format "export" === +
- +
-^Code^Régionale^Nbre adhérents : Adulte^Nbre adhérents : -16 ans^Civilité^Nom^Prénom^Point de remise: n° appt^lieu géographique : résidence, bâtiment, entrée N°, type (rue, avenue, boulevard) et nom de la voie^Lieu-dit ou service de distribution (ex : poste restante)^Code postal^Commune^Téléphone^Mobile^Courriel^Date de naissance^Catégorie socio-professionnelle^Status^année 1ère adhésion^Renouvellement^Revue (oui = 1)| +
- +
-=== Filtre === +
- +
-Bien que cela soit possible, il n'est pas prévu de filtrer pour l'envoi (envoi de toute la base des personnes) +
- +
-==== Fiche de liaison France-Québec ==== +
- +
-Autre export vers France-Québec ne comportant normalement que les dernières inscriptions +
- +
-Le choix des personnes à mettre sur la fiche de liaison. \\ Actuellement il faut qu'il répondent à un de ces critéres : +
- +
-  * personne ayant payé un abonnement (compte 702) durant l'exercice en cours +
-  * personne ayant payé une cotisation (compte 7561) durant l'exercice en cours et ayant plus de 16 ans au jour de l'impression (ou n'ayant pas de date de naissance) +
-  * personne ayant payé une cotisation (compte 7561) durant l'exercice en cours et ayant moins de 16 ans au jour de l'impression. A noter que ce test était faux ... +
- +
-Sont considéré comme nouveau les personnes ayant Date premiére adhésion = date de renouvellement) ou date de renouvellement vide. +
- +
-=== Format "écran" === +
- +
-{{version:web:typebase:fiche_de_liaison_france-quebec_-_pdf.jpg|fiche_de_liaison_france-quebec_-_pdf.jpg}} +
- +
-=== Format "export" === +
- +
-^Date d'inscription^Nom^Prénom^Renouvellement : Sans modification^Renouvellement : Avec modification^Nouvelle adhésion^Quote part : Nombre adulte^Quote part : Adulte  ^Quote part : Nombre enfant^Quote part : Enfant^Nombre abonnement revue^Montant revue| +
- +
-=== Filtre === +
- +
-L'information "date d'inscription" est à utilisée pour filtrer les inscriptions à prendre en compte. **Il convient donc de toujours remplir cette information, même dans le cas d'une première inscription (ou alors première-inscription = renouvellement)** +
- +
-==== Fiche de liaison Jumelage Comité ==== +
- +
-=== Format "écran" === +
- +
-{{version:web:typebase:fiche_de_liaison_jumelage_comite_-_pdf.jpg}} +
- +
-=== Format "export" === +
- +
-^Intitule^Adresse1^Adresse2^Adresse3^LieuDit^CodePostal^Ville^NB^COT^REV^TOT1^JUM^NV^NbREV^FQ^PQ^COM^TOT2^CART| +
-|Libelle de la famille| | | | | | |Nombre de personne de l'association régional (membreAC)|Montant total de cotisation hors revue|Montant perçu pour la revue|COT + REV|Nom du jumelage|1 indique que le foyer est nouveau|Nombre de revue|Quote part de cotisation pour France-Québec|Quote part de cotisation pour la régionale|Quote part de cotisation pour le comité de jumelage|FQ+PQ+COM|Nombre de carte| +
- +
-=== Filtre === +
- +
-Le champ "Jumelage" a été ajouté pour permettre de filtrer l'état par jumelage +
- +
-\\+
  
  
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version/web/typebase/francequebec.1532966057.txt.gz · Dernière modification: 2021/06/21 16:54 (modification externe)